Artikel: "Deze aanbesteding kon nog wel eens ingewikkeld worden"
In 2016 voerde SURFmarket de openbare Europese aanbesteding Virtualisatieproducten uit voor 35 deelnemende instellingen. Tim van Neerbos, IT Infrastructure architect bij de Universiteit Utrecht (UU), was kernteamlid en leverde met zijn expertise een belangrijke bijdrage aan de aanbesteding.
Vertaling van strategie
Van Neerbos vertaalt de strategie van de universiteit naar technische oplossingen en is ook op product niveau betrokken bij ontwikkelingen. Hij werkt namelijk onder andere op de domeinen infrastructuur en end user services. “Vanuit mijn rol als architect binnen ‘de nieuwe werkruimte projecten’ raakte ik als vanzelfsprekend ook betrokken bij de keuze van virtualisatieproducten die nodig zijn om een digitale werkruimte te realiseren binnen de UU. De licenties om deze producten af te nemen zijn alleen erg duur, waardoor je al snel over de aanbestedingsgrens gaat. Een dergelijk traject aanbesteden is echter complex en neemt behoorlijk wat tijd in beslag. Bovendien is het van dusdanige omvang dat je hier als instelling liever niet alleen aan begint. ”
Rol binnen aanbesteding
Eigenlijk kwam Van Neerbos er per toeval achter dat SURFmarket een aanbesteding voor virtualisatieproducten uitvoerde. Hij nam op eigen initiatief contact op met contract manager Margot Elshout waarna zijn deelname aan het kernteam alsnog een feit was. “Binnen het kernteam waren verschillende personen vanuit deelnemende instellingen aangehaakt. Deze personen hebben veel kennis over aanbesteden en licenties. Ik heb mijn bijdrage geleverd met mijn inhoudelijke kennis over bijvoorbeeld de werking van de producten en hoe je ze inzet om er onder andere een digitale werkruimte mee te bouwen. Daarnaast kon ik vanuit mijn rol als architect goed aangeven welke producten in het kernassortiment moesten zitten en welke als optioneel toegevoegd konden worden. Dit zorgde uiteindelijk voor het uitvragen van de juiste specificaties in de markt. Toen ik eraan begon dacht ik: dit kon nog wel eens ingewikkeld worden. Maar door de samenwerking met SURF en de aanwezige kennis over aanbesteden ging het traject veel sneller dan verwacht.”
Rechtmatig licenties voor virtualisatieproducten afnemen
Na het tekenen van de raamovereenkomsten met de leveranciers konden deelnemende instellingen de licenties voor de producten RES, VMWare en Citrix rechtmatig afnemen via SURFmarket. “Voor de UU waren de licenties voor de digitale werkruimte van groot belang maar ook de andere licenties zijn belangrijk voor ons. De voorkeur voor licenties voor virtualisatieproducten zal dan ook per deelnemende instelling verschillend zijn geweest. Voor ons allemaal geldt dat we dankzij de aanbesteding niet meer afzonderlijk een aanbestedingstraject hoeven te starten en alles centraal geregeld is. Nu kan iedere instelling voor zichzelf bepalen hoe ze de beschikbare licenties voor virtualisatieproducten inzetten. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van digitale werkruimtes of voor de infrastructuur zoals serverhosting”, aldus Van Neerbos.
Eén digitale werkruimte voor meerdere instellingen
Het is nog toekomstmuziek maar de wens om één digitale werkruimte te realiseren voor meerdere instellingen ligt op tafel. Het initiatief hiervoor is al genomen door de werkgroep Centralized Application Service (CAS) met daarin aparte groepen voor techniek en governance. Binnen deze groep is ook Van Neerbos van de partij. “Je kunt dit deels zien als de opvolger van de aanbesteding voor virtualisatieproducten. Instelling breed gaan we onder andere onderzoeken of we één digitale werkruimte kunnen bouwen voor meerdere instellingen. SURF speelt hierin een rol door samen met instellingen te onderzoeken of dit mogelijk is en of dit vervolgens aanbesteed kan worden.”