Artikel: Intensievere samenwerking tussen instellingen en SURFmarket

Sinds kort worden zo goed als alle ICT-contracten tussen leveranciers en SURFmarket afgesloten via een aanbestedingsprocedure. Jurre Laven, manager ICT-inkoop, en Nelleke Jansen, senior inkoper, zijn intensief betrokken bij dit verandertraject. Zij lichten toe wat deze werkwijze inhoudt en wat dit betekent voor de instellingen die SURF bedient.

volwassenen in overleg met laptops op de TU Eindhoven

Nieuwe werkwijze SURFmarket

SURFmarket neemt de inkoop van ICT uit handen en zorgt er zo voor dat onderwijs- en onderzoeksinstellingentegen de meest gunstige voorwaarden gebruik kunnen maken van ICT-middelen.“ Om contracten doel- en rechtmatig te realiseren zijn wij wettelijk verplicht ICT-contracten via de Europese wet- en regelgeving te laten verlopen”, aldus Jansen. “Dit betekent dat de werkwijze van SURFmarket verandert. De grootste verandering zit in de wijze waarop ICT-contracten worden afgesloten. Het uitgangspunt hierbij is de verwachte contractwaarde over alle deelnemende instellingen. Als de opgetelde contractwaarde boven een vastgestelde drempelwaarde komt, zijn wij verplicht een Europese aanbestedingsprocedure te starten.” Het betreft vooralsnog alleen ICT-contracten, vult Laven aan. “Een voorwaarde voor een aanbestedingsprocedure is dat er marktwerking aanwezig is, wat veelal niet het geval is bij contracten van uitgeverijen voor content.”

“De nieuwe werkwijze biedt toegevoegde waarde aan instellingen. Door het bundelen van volume én het delen van kennis, capaciteit en ervaring stimuleren we leveranciers het beste uit zichzelf te halen. Zo realiseren we gezamenlijk een contract tegen de meest gunstige voorwaarden, waaronder prijs. Verder kunnen we ook meer sturen op duurzaamheidsaspecten.”

Samenwerking is essentieel

Het is essentieel dat er goed naar instellingen wordt geluisterd. Een aanbestedingsprocedure moet immers in lijn liggen met de eisen en wensen van de betrokken instellingen. Om dit te realiseren heeft SURFmarket zijn organisatie aangepast, experts zoals inkopers en juristen ingeschakeld en gezamenlijk met een afvaardiging van instellingen het totale inkoopproces in kaart gebracht. De focus ligt op een nieuw proces met een intensieve manier van samenwerken met instellingen.

Aanbestedingsstukken komen altijd tot stand in samenspraak met deelnemende instellingen. Iedere aanbesteding heeft een eigen kernteam dat zich buigt over de inhoud: wat is de scope van de opdracht? Wat zijn de kaders, wensen en eisen? Instellingen die aan de aanbesteding deelnemen, maar niet in het kernteam zitten, hebben op meerdere momenten de mogelijkheid om input en feedback te leveren. Zo weten alle deelnemers precies hoe de uiteindelijke aanbestedingsdocumenten eruitzien. “Dat deze manier van samenwerken werkt, blijkt uit de goed beoordeelde aanbestedingen voor bijvoorbeeld Oracle en Virtualisatieproducten. We evalueren iedere aanbesteding en passen indien nodig onze werkwijze aan”, zegt Jansen.

Wat verandert er concreet voor instellingen?

Het is noodzakelijk om in de beginfase van een aanbesteding inzicht te hebben in welke instellingen deel willen nemen, om zo de verwachte contractwaarde zo nauwkeurig mogelijk te bepalen. Dit betekent dat instellingen voorafgaand aan de uit te voeren aanbesteding moeten beslissen of zij meedoen. “Om instellingen de kans te geven zich te verdiepen in een komende aanbesteding en te besluiten of deelname interessant is, sturen wij tijdig een interessepeiling. Ook hier is betrokkenheid en samenwerking van groot belang, omdat gezamenlijk de uitgangspunten voor de aanbesteding worden opgesteld en ook de leveranciers middels bijvoorbeeld een marktconsultatie informatie kunnen verstrekken”, geeft Laven aan. “Aan het overzicht van de geplande aanbestedingen is de laatste periode hard gewerkt; instellingen kunnen lopende en toekomstige aanbestedingen voortaan op de aanbestedingskalender vinden.”

Aanbestedingskalender

“We kunnen niet alle contracten in één keer aanbesteden. Daarom is er in samenspraak met instellingen een aanbestedingskalender opgesteld”, legt Jansen uit. “Zo zijn instellingen tijdig op de hoogte van alle lopende en toekomstige aanbestedingen en kan een instelling op voorhand bepalen welke aanbestedingen voor zijn organisatie interessant zijn.” De aanbestedingskalender is een dynamisch document dat continu wordt bijgewerkt. De kalender is te vinden op Mijn SURFmarket. Op de kalender is het contractenportfolio onderverdeeld in ICT-domeinen die relevant zijn voor de onderwijs- en onderzoekswereld. Aanbestedingen binnen deze domeinen worden via het aanbestedingsproces in de markt gezet. Laven: “De prioritering van de toekomstige aanbestedingen gebeurt op basis van het aantal deelnemers, de contractwaarde en de einddatum van lopende contracten. Alle domeinen zijn van belang en bieden toegevoegde waarde binnen het onderwijs en onderzoek. Zo zijn instellingen verzekerd van een uitgebreid contractenportfolio tegen de meest gunstige (prijs)voorwaarden en weten zij zeker dat alle contracten voldoen aan de Europese wet- en regelgeving.”