Best practice UvA: SURFdrive is waardevolle aanvulling op andere cloudopslagdiensten

Data veilig opgeslagen in Nederland

Er zijn veel commerciële cloudopslagdiensten, zoals Dropbox of Google Drive. Tot een beperkte hoeveelheid dataopslag zijn deze diensten gratis. Het grote probleem voor gebruikers is hierbij dat zij niet weten waar hun data staan. De kans is groot dat dit buiten Nederland is, op servers in Amerika. Ook is niet altijd duidelijk wat het businessmodel is van de aanbieder. Pleegt hij bijvoorbeeld analyse op jouw data en verdient hij er zo geld mee?

Om onderzoekers en andere medewerkers van onderwijs- en onderzoeksinstellingen zekerheid te geven dat de data in zeer goed beveiligde datacenters in Nederland staan en dat er helemaal niets met de data gebeurt, introduceerde SURF in 2014 SURFdrive, een dienst die samen met enkele universiteiten en hogescholen is ontwikkeld.

Instellingen betrokken bij ontwikkeling

Eén van de betrokkenen van het eerste uur is Ed van Gasteren van de Universiteit van Amsterdam. Hij vertelt: “Wij hebben onze inbreng kunnen geven in de ontwikkelfase van de dienst, dat was eind 2013. In het voorjaar van 2014 was SURFdrive gereed. Wij hebben op dat moment direct de informatiemanagers van de faculteiten een account gegeven en hen gevraagd: probeer dit eens uit. Hoe verhoudt dit zich tot commerciële diensten? Wat werkt prettig, wat kan beter? Kortom, deel je ervaringen.”

Financiële kant goed uitzoeken

Die ervaringen waren vanaf het eerste moment positief. Toch duurde het nog even voordat de Universiteit van Amsterdam kon opschalen. 'SURF worstelde nog met de tariefstelling (hoogte; per gebruiker; minimum per instelling, etcetera) – en wij moesten ook nog uitzoeken hoe we dit in onze tarieven zouden gaan verwerken. Want SURFdrive is niet gratis en de meeste cloudopslagdiensten die wij gebruikten zijn dat wel (bij beperkt volume, in eerste instantie), denk bijvoorbeeld aan Dropbox en Google Apps for Education. Wij vinden het logisch dat we betalen voor een goed beveiligde dienst en de zekerheid dat je data in Nederland blijven, maar we moesten het intern wel eens worden over de financiële kant', vertelt Van Gasteren.

"In een half jaar tijd groeiden we van 50 naar 1.000 gebruikers. Inmiddels zitten we op circa 1.500 gebruikers op een totaal van 8.000 medewerkers die er potentieel gebruik van kunnen maken."

Mond-tot-mondreclame

Toen de discussie begin 2015 eenmaal was beslecht, ging het snel. En dat zonder dat de universiteit al te veel aan promotie had gedaan. Van Gasteren: 'We hebben aan de communicatieafdelingen van de faculteiten gevraagd of ze een stukje in hun nieuwsbrief wilden opnemen. Dat hebben ze allemaal gedaan. Mond-tot-mond reclame deed daarna de rest. In een half jaar tijd groeiden we van 50 naar 1.000 gebruikers. Inmiddels zitten we op circa 1.500 gebruikers op een totaal van 8.000 medewerkers die er potentieel gebruik van kunnen maken.'

Steen in de vijver

Er is dus nog groei mogelijk en die wordt voornamelijk behaald doordat de steen die in de vijver is gegooid steeds grotere kringen maakt. 'Een bestand delen met andere gebruikers van SURFdrive is erg eenvoudig, maar wil je datzelfde bestand delen met een niet-gebruiker dan is het voor die niet-gebruiker net wat omslachtiger', schetst Van Gasteren. 'Je stuurt die persoon dan een link naar het document. Als zo iemand eenmalig een bestand van jou krijgt dan stapt hij nog niet meteen over, maar werk je vaker samen dan is de verleiding voor die ander groot om zelf ook SURFdrive te gaan gebruiken.'

Op ieder device

De belangrijkste reden waarom medewerkers overstappen is veilige persoonlijke opslag, op zo’n manier dat ze overal en via ieder device bij hun data kunnen. SURFdrive is namelijk vanaf externe locaties veel eenvoudiger te benaderen dan de interne opslagsystemen van de universiteit. 'De onderzoekers die met privacygevoelige informatie werken behoorden tot de eerste gebruikers. Zij zijn zich erg bewust van het belang van security en het feit dat de data in Nederland blijven', zegt Van Gasteren. Een andere reden om SURFdrive te gebruiken is het delen van documenten. Van Gasteren: 'Onze interne opslag faciliteert alleen het delen van documenten binnen een organisatie-eenheid, bijvoorbeeld een faculteit. Met SURFdrive kun je heel laagdrempelig bestanden delen met zelf te kiezen medewerkers van je eigen universiteit of van andere onderwijsinstellingen in Nederland.'

Nog niet voor studenten

De dienst wordt voorlopig nog niet aangeboden aan studenten. 'Die werken met Google Apps for Education, dat is gratis. We kunnen het kostentechnisch momenteel niet verantwoorden om alle studenten ook SURFdrive aan te bieden', zegt Van Gasteren.

Liever stimuleren dan verbieden

De Universiteit van Amsterdam heeft nagedacht of het verstandig is om het gebruik van Dropbox en andere commerciële diensten te ontmoedigen en kiest daar bewust niet voor. 'We denken dat motiveren om SURFdrive te gebruiken meer zin heeft dan het verhinderen van het gebruik van andere tools. Te meer omdat veel onderzoekers samenwerken in internationale projecten met mensen die geen toegang hebben tot SURFdrive. Zij hebben niet altijd de vrije keus met welke opslagdienst zij werken. Daarom hameren wij liever op de privacy- en securityrisico’s die je loopt als je een commerciële dienst gebruikt. SURFdrive kent die risico’s niet.'

"Zo’n nauwe en intensieve samenwerking met een leverancier is uniek. Dat geeft echt meerwaarde."

Samenwerking SURF biedt meerwaarde

Hij noemt tot slot nog een laatste reden om SURFdrive te gebruiken: 'SURF werkt nauw met ons samen in een ambassadeurscommunity, waar diverse hogescholen en universiteiten deel van uitmaken. We bespreken regelmatig samen welke eventuele aanvullende wensen we hebben. Als er voldoende animo voor is, ontwikkelt SURF de functionaliteit. Zo’n nauwe en intensieve samenwerking met een leverancier is uniek. Dat geeft echt meerwaarde.'