Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

Wat is een Dynamisch Aankoopsysteem?

Leveranciers die aan vastgestelde criteria voldoen kunnen standaardproducten en -diensten in de ‘etalage’ aanbieden binnen bepaalde productcategorieën. Voor de vastgestelde productcategorieën zet SURF een aanbesteding in de markt voor het instellen van een DAS. We beoordelen of de leveranciers die inschrijven op deze aanbesteding worden toegelaten tot het DAS. Je instelling plaatst voor een productcategorie zelfstandig een functionele uitvraag in het DAS en ontvangt offertes van de leveranciers binnen deze productcategorie. Vervolgens beoordeelt je instelling deze offertes zelf en bepaal je met welke leverancier je een overeenkomst sluit. De beoordeling gebeurt aan de hand van een vooraf vastgestelde beoordelingssystematiek. SURF biedt hierbij ondersteuning. De bestelling van het product en/of de dienst verloopt via Mijn SURFmarket, net als de facturatie.

Voordelen van het DAS via SURF

• Het DAS is flexibel: instellingen kunnen individueel tijdens de gehele looptijd van het DAS bepalen of, en wanneer zij instappen en een uitvraag doen. Bijvoorbeeld nadat een al bestaand contract afloopt.
• (Nieuwe) leveranciers kunnen ook tijdens de looptijd van het DAS worden toegelaten.
• Instellingen kunnen op individuele basis instappen, maar ook in een groep met meerdere instellingen (buyer groups) om zo door volumebundeling een scherpere prijs te bedingen. Zowel individuele afname als die via buyer groups is mogelijk boven (en onder) de aanbestedingsgrens.
• Laagdrempelig, doordat de leveranciers alleen worden toegelaten nadat zij voldoen aan de vooraf gestelde toelatingscriteria
• Je instelling hoeft geen complex aanbestedingstraject uit te voeren, maar vraagt eenvoudig een offerte uit;
• Een korte doorlooptijd, waarbij de periode tussen het plaatsen van de opdracht en het ontvangen van offertes minimaal 10 dagen is.
• Een diversiteit aan leveranciers binnen deze marktplaats waardoor je concurrerende offertes kunt uitvragen.
• Je hebt de mogelijkheid om de specifieke behoefte van je eigen instelling uit te vragen. 

Wanneer kun je gebruik maken van het DAS?

Het gebruik van het DAS hangt niet af van de contractwaarde. Je kunt gebruik maken van het DAS bij producten en diensten die standaard beschikbaar zijn op de markt (het gaat hier dus niet om producten met complexe implementaties maar om Commercial Off The Shelf oplossingen).

Om gebruik te maken van het DAS vragen we je om een aantal afspraken met SURF overeen te komen. Deze afspraken staan in de deelnameverklaring en hebben betrekking op het faciliteren van het DAS, het uitvoeren van de offerte (inschrijvingsverzoek), het bestellen van de producten en diensten via Mijn SURFmarket en het leverancier- en contractmanagement.

Om het DAS aantrekkelijk te maken voor de toegelaten leveranciers vragen we je ook aan te geven wanneer je gebruik wenst te maken van het DAS en een inschatting te geven over het budget wat je nodig hebt om de producten en diensten af te nemen. Voordat je toegelaten wordt aan het DAS ontvang je van SURF de benodigde informatie in de vorm van tutorials, webinars en documenten zodat je met een snelle start een offerte in het DAS kunt uitbrengen. 

Bekijk voor meer informatie over het DAS deze Q&A. 

Huidige DAS productcategorieën

• Referentiesoftware
  Om ervaring op te doen met het DAS heeft SURF eerder een pilot gestart voor de productcategorie ‘referentiesoftware’. Hierin zijn de leveranciers van DISC Endnote en RefWorks opgenomen. De pilot is afgerond en ervaringen van de pilot zijn overgenomen voor nieuwe DAS projecten. SURF blijft deze productcategorie via het DAS aanbieden. 
• Videosoftware
  SURF is gezien de behoefte aan meer flexibiliteit bij zijn leden binnen inkoopprojecten een DAS gestart voor de productcategorie ‘videosoftware’. Aanleiding hiervoor is het toegenomen gebruik van verschillende softwareoplossingen om onderwijs op afstand mogelijk te maken. Bekijk hier alle mogelijkheden en aanbieders. 
• Online proctoring
  Met online proctorsoftware kunnen studenten hun tentamens overal (bijvoorbeeld thuis) onder fraudebestendige omstandigheden maken. Het is dus noodzakelijk om compliant te zijn en goede leveranciersafspraken zijn en blijven daarmee belangrijk. Bekijk hier alle aanbieders.
• SURFcumulus
  SURFcumulus biedt instellingen de mogelijkheid om via een DAS rechtmatig gebruik te maken van clouddiensten. Daarnaast worden aanvullende diensten aangeboden, om de stap naar de cloud, het gebruik en beheer eenvoudiger te maken. Lees hier meer over SURFcumulus. 

Voor vragen over het DAS kan je contact opnemen met afdeling inkoop, inkoop@surf.nl.