edubadges: nationale aanpak voor inzet van badges

Steeds meer onderwijsinstellingen wereldwijd doen ervaring op met open badges, digitale certificaten waarmee studenten aantonen dat ze bepaalde kennis en vaardigheden hebben. SURF ontwikkelt een infrastructuur waarmee Nederlandse onderwijsinstellingen edubadges kunnen uitgeven aan studenten. De dienst wordt eind 2020 gelanceerd.

Voorbeelden edubadges

Aansluiten op het edubadges-platform

Voordat je met edubadges aan de slag kunt, moeten de nodige voorbereidingen getroffen worden. Je moet je instelling aansluiten op het edubadges-platform. Hieronder lees je hoe je dat doet.

Al aangesloten of niet?

laptop met afbeelding homepage Vraagbaak Online Oderwijs

De eerste vraag is of jouw instelling al aangesloten is op het edubadges-platform. Dit kun je navragen bij support@edubadges.nl of ga intern na of er al edubadges zijn uitgegeven.

Aan de slag met edubadges

Wanneer je instelling nog niet is aangesloten en jij de eerste bent die edubadges wil uitreiken aan studenten, neem dan contact met ons op via support@edubadges.nl. In een online startgesprek nemen we de stappen door om aan te sluiten op het edubadges-platform. We bespreken dan ook hoe je edubadges wilt inzetten binnen het onderwijs van je instelling (je edubadge-casus).

4 stappen om aan te sluiten op edubadges-platform

  1. SURFdashboard: 2 handelingen door SURF instellingscontactpersoon (ICP) of /SURF bevoegde verantwoordelijke van de instelling (BVI)
    • dienst edubadges en eduID aanvragen
    • edubadges-instellingsadmin aanstellen en registreren
  2. grondslagen volgens de AVG instellen
  3. technisch: SURFconext voor inloggen activeren
  4. instelling aanmaken in het edubadges-platform en edubadges-instellingsadmin rol en rechten geven
1. SURFdashboard

Je kunt van start als je ICP (SURF InstellingsContactPersoon) of BVI (SURF Bevoegde Verantwoordelijke van de Instelling) in SURFdashboard:

  • de dienst edubadges én eduID heeft aangevraagd
  • een edubadges-instellingsadmin heeft aangewezen

De ICP of BVI krijgt via e-mail een verzoek van het edubadges-team om deze zaken te regelen. Uiteraard ontvang je hiervan een kopie en laten we je weten wanneer dit gebeurd is.

Dienst edubadges aanvragen

Het aanvragen van SURF-diensten in het SURFdashboard is de verantwoordelijkheid van de ICP (SURF InstellingsContactPersoon) of BVI (SURF Bevoegde Verantwoordelijk van de Instelling). De ICP of BVI kan in het SURFdashboard ook de kosten zien en de benodigde contracten ondertekenen.

Tarieven

  • Voor elke hogeronderwijsinstelling aangesloten bij SURF geldt dat de dienst vanaf 1 oktober 2020 onderdeel wordt van het basispakket en beschikbaar is. Het basispakkettarief wordt hiervoor verhoogd vanaf 1 januari 2021. Daarnaast moet de hogeronderwijsinstelling voor het gebruik van edubadges de bijlage op de gebruikersovereenkomst ondertekenen.
  • Voor mbo en overige sectoren aangesloten bij SURF is edubadges een additioneel af te nemen dienst. Dit betekent dat je instelling een bijlage op de gebruikersovereenkomst moet ondertekenen en dat gebruik van de dienst additioneel gefactureerd wordt vanaf 1 januari 2021.

Edubadges-instellingsadmin aanstellen en registreren

Om het uitreiken van edubadges in goede banen te leiden is er vanuit elke instelling een edubadges-instellingsadmin nodig. De ICP of BVI wijst een edubadges-instellingsadmin aan en registreert deze in het SURFdashboard. De edubadges-instellingsadmin is eigenaar van de instellingsgegevens binnen het edubadges-platform en gerechtigd om rollen en rechten toe te kennen en te beheren. Zo heeft de instellingsadmin het overzicht van alle initiatieven en voorkomt wildgroei aan edubadges binnen een instelling.

Wat doet de edubadges-instellingsadmin?

Eenmalig

Structureel

  • Behoudt overzicht over de instellingsinitiatieven op het gebied van edubadges, zorgt dat deze passen binnen de instellingsstructuur en in lijn zijn met elkaar.
  • Beheert de instellingsgegevens.
  • Stemt met de edubadges-casusverantwoordelijke af hoe deze het beste de gewenste badgestructuur kan inrichten zodat deze in lijn is met andere edubadge-initiatieven binnen je instelling (linkin-pinfunctie).
  • Kent via de ‘invite’-functie rollen en rechten toe aan collega’s binnen je instelling en houdt overzicht over deze toekenningen.
  • Adviseert en instrueert de admins op de lagere niveaus.
  • Is aanspreekpunt voor SURF.

Wie kan deze rol het beste vervullen?

Deze persoon kan uit verschillende afdelingen van de organisatie komen, afhankelijk van hoe de organisatie is ingericht en werkt, en waar het uitgeven en het beheer van de structuur van de edubadges wordt belegd. Dit kan een functioneel beheerder van de onderwijssystemen zijn, maar ook een medewerker bij de studentenadministratie.

2. Grondslagen volgens de AVG instellen

In deze stap stemt de instelling de grondslagen af voor het uitreiken van edubadges en de benodigde verklaringen die studenten moeten akkorderen in het edubadges-platform bij het aanvragen van hun eerste edubadge. Deze grondslagen kunnen per type edubadge (formeel/niet-formeel) verschillen. In deze verklaring kunnen de studenten lezen hoe hun onderwijsinstelling en SURF met hun persoonsgegevens omgaan en kunnen zij instemmen met de verwerking hiervan.

Wat moet er geregeld worden?

De privacy officer van SURF maakt een afspraak met de functionaris gegevensbescherming/security officer/privacy officer binnen je instelling om te helpen bij het maken van de keuze en het afstemmen van de verklaringen. Voorafgaand hieraan stuurt hij een e-mail met toelichting op de keuzemogelijkheden. SURF levert per variatie standaardteksten aan. Je instelling is vrij om deze aan te passen of andere teksten aan te leveren.

Zodra de instelling de grondslag heeft bepaald en de verklaringen zijn opgesteld, richt SURF dit op instellingsniveau in het edubadges-platform in.

Vanwege de bovengemiddelde impact op het primaire proces (vergeleken met andere SURF-diensten) worden relevante privacyfunctionarissen (bijvoorbeeld privacy officer en/of functionaris gegevensbescherming) van de instelling expliciet betrokken bij dit aansluitproces. Waar edubadges verschilt met andere SURF-diensten is dat de toepassing van edubadges veel meer afhankelijk is van onderwijsinhoudelijke doelen. Dat heeft tot gevolg dat AVG-gerelateerde keuzes (bijvoorbeeld grondslagen) gemaakt worden op basis van deze doelen en dat deze keuzes kunnen verschillen per doel en/of instelling.
 
Om goed aan te sluiten op de verschillende situaties bij instellingen, ondersteunt de dienst edubadges verschillende grondslagen.

3. edubadges aansluiten op SURFconext

Zodra voorgaande stappen afgerond zijn zorgt SURF ervoor dat je via je instellingsaccount kunt inloggen op het edubadges-platform www.edubadges.nl.

4. edubadges-instellingsadmin aanmaken in edubadges-platform

SURF maakt je instelling aan in het edubadges-platform en nodigt vervolgens de edubadges-instellingsadmin via e-mail uit om zijn of haar nieuwe rol en rechten van instellingsadmin te accepteren.

De instellingsadmin logt in, accepteert de gebruiksvoorwaarden en kan zelf aan de slag. De instellingsadmin vult de metadatavelden van je instelling in (onder andere het instellingslogo en een beschrijving) en daarna kan hij of zij rollen en rechten uitdelen aan collega’s.

Indien nodig maakt het edubadges-team van SURF een online afspraak met de instellingsadmin om de mogelijkheden toe te lichten en samen de gewenste structuur op te zetten.

Wil je hulp bij het opstarten van edubadges?

Twee studenten in een open hal met een laptop

SURF biedt een stappenplan voor medewerkers van mbo-, hbo- of wo-instellingen die graag willen starten met het uitreiken van edubadges aan studenten. Dit stappenplan wordt ook gebruikt voor de leergang Starten met edubadges, waarbij je met hulp van coaches tot een eigen actieplan komt.

Ga naar het stappenplan Starten met edubadges

Meld je aan voor de leergang Starten met edubadges