Vacature Management- en Project-assistent

We zijn op zoek naar een Management- en Project-assistent die ons team Office Management & Project Office komt versterken. Krijg jij er energie van om in een mooie spilfunctie in de organisatie te werken en collega’s te ondersteunen bij processen, projecten en programma’s? Dan is dit de functie voor jou!

  • Werk- en denkniveau: mbo/hbo
  • Locatie: Utrecht en Amsterdam 
  • Aantal uur: 32 uur

Over SURF en het team Office Management & Project Office

SURF is de samenwerkingsorganisatie voor ICT voor het Nederlandse onderwijs en onderzoek. SURF werkt samen met onderwijs- en onderzoeksinstellingen aan ICT-voorzieningen en ICT-innovatie om de kansen van digitalisering optimaal te benutten.

Het team Office Management & Project Office is onderdeel van de afdeling Beleid, Advies & Support. Office Management & Project Office biedt managementondersteuning en project support aan de hele SURF organisatie. Het team ontzorgt, denkt mee en draagt bij aan een efficiënte en effectieve uitvoer van werkzaamheden. Het team vervult een spilfunctie binnen SURF, wat het leggen van verbindingen tussen de afdelingen vereenvoudigt. De teamleden werken onderling nauw samen, hebben een eenduidige manier van werken en zijn flexibel en breed inzetbaar.

Wat houdt de functie in?

Je zorgt voor optimale ondersteuning van onze doelgroep, zorgt voor correcte en efficiënt afgehandelde communicatie, agendaplanning, taakbewaking en prioritering. Je draagt zorg voor volledige, juist en tijdig verwerkte informatiestromen en -voorzieningen en zorgt voor correct ingerichte processen en bijbehorende beschrijvingen.

Bij al je werkzaamheden streef je naar een hoge klanttevredenheid en werk je nauw samen binnen een team. Daarnaast onderhoud je intern contact met alle geledingen van de organisatie om over voortgang te informeren, af te stemmen en te organiseren. Je onderhoudt extern contact met een divers scala aan stakeholders over diverse onderwerpen om af te stemmen en te organiseren.

Wat ga je precies doen?

De management- en project-assistent biedt ondersteuning in de breedste zin van het woord. Voor deze vacature ligt overigens de nadruk meer op de functie van project-assistent. Te denken valt onder andere aan de volgende taken:

  • Agendabeheer, plannen van (complexe) afspraken, mailboxbeheer;
  • Notuleren, opvolging van afgesproken acties;
  • Organiseren van (interne) bijeenkomsten/activiteiten, boeken van (externe) vergaderkamers;
  • Administratieve ondersteuning;
  • Functioneel beheer van algemene/ondersteunende applicaties;
  • Optimaliseren en beschrijven van (werk)processen;
  • Opstellen en redigeren van (concept) teksten, rapportages, presentaties, contracten;
  • Documentbeheer en contractbeheer;
  • Het inzichtelijk maken van de voortgang van de projecten (tbv RvB en management), zorgen voor en bewaken van projectrapportages;
  • Opstellen en bewaken van projectplanningen;
  • Ontwikkelen van projectmanagement-skills binnen SURF;
  • Ontwikkelen en uitdragen van projectmanagementstandaarden.

Wij vragen

  • Mbo/hbo werk- en denkniveau;
  • Minimaal 5 jaar werkervaring, met name op het gebied van projectondersteuning;
  • Beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • Ervaring met MS Office;
  • Je werkt zelfstandig, maar bent ook een teamplayer;
  • Je beschikt over een goede dosis analytisch vermogen;
  • Je bent accuraat en resultaatgericht;
  • Je bent flexibel en neemt graag initiatief;
  • Je bent goed in plannen en organiseren.

Wij bieden

  • Een afwisselende en uitdagende baan voor 32 uur (0,8 fte) in een informele en collegiale sfeer met een hoog ambitieniveau;
  • SURF biedt uitgebreide opleidingsmogelijkheden en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Deze functie heeft een salarisrange van € 2824 tot € 4036 bruto op basis van fulltime;
  • 8,33% vakantiegeld, een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%;
  • 36 vakantiedagen per jaar (op basis van een 40-urige werkweek);
  • Een NS-Businesscard 1 klasse;
  • Ons kantoor Amsterdam is gevestigd op het Amsterdam Science Park, met goede openbaar vervoer voorzieningen in de buurt. / Ons kantoor Utrecht is gevestigd op loopafstand van Utrecht CS.
  • In eerste instantie zal het contract voor een jaar zijn, met de intentie om na een jaar dit om te zetten naar een vast dienstverband.

Interesse?

Werk je graag binnen de wereld van de ICT en word je enthousiast van een zeer gevarieerd takenpakket en het werken binnen een team? Stuur dan je motivatie en cv naar sollicitatie@surf.nl

Meer informatie