FAQ Stimuleringsregeling Open en Online onderwijs

Ja, mits het allemaal Nederlandse instellingen voor hoger onderwijs betreft (zowel bekostigd als niet-bekostigd) die geaccrediteerd onderwijs aanbieden.

Nee, je kunt wel een bedrijf aantrekken als opdrachtnemer

Nee, niet als formele, mee-indienende projectpartners, maar wel als opdrachtnemer, als inbrenger van expertise of wat dan ook. De subsidie is echter uitsluitend bedoeld voor Nederlandse instellingen die binnen de doelgroep passen.

Dat hangt af van je projectdoel. Ga na of samenwerking daarvoor van toegevoegde waarde is. Als je een project indient met meerdere partners, geef dan de rolverdeling goed aan.

Nee, niet als zodanig. De aanvraag moet altijd door individuele instellingen ingediend worden, met een penvoerder en desgewenst meerdere projectpartners. Voeg wel van elke partnerinstelling een eigen letter of intent bij.

De opleidingstak (medische faculteit) van een UMC valt onder de universiteit. Een projectvoorstel van een UMC moet daarom ingediend en ondertekend worden via het CvB van de universiteit.

Ja, dat mag.

Er is één penvoerder, maar alle instellingen dienen een letter of intent van hun CvB in bij de projectaanvraag. Daarin verklaar je dat de penvoerder gemachtigd is in het kader van deze subsidieaanvraag alle betrokken instellingen in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Een voorbeeldbrief is te vinden op de portal DUS-I.

Nee, dat is zeker geen vereiste.

Ja, het voorstel mag wel in het Engels, maar de correspondentie en de begeleidende bijeenkomsten zijn in het Nederlands. De projectleider moet minimaal Nederlands kunnen verstaan.

Nee. Als je projectvoorstel wordt goedgekeurd, dan is dat de basis voor de uitvoering van het project.

Nee. De letter of intent moet door een CvB-lid worden ondertekend

Zeker, evaluatie van je projectdoelstellingen moet deel uitmaken van het activiteitenplan van je project. Andere verplichte werkpakketten zijn projectmanagement, kennisdisseminatie en verduurzaming/verankering

Dat is niet nader gedefinieerd, jouw argumenten moeten de commissie overtuigen dat het om een substantieel gedeelte gaat.

Iedere vorm van onderwijs met een substantiële online component is toegestaan, zolang je kunt onderbouwen dat het project impact heeft, direct of indirect, op het geaccrediteerde onderwijs.

Het project moet direct of indirect het onderwijs voor de studenten in door OCW geaccrediteerde opleidingen van de instelling verbeteren. Het gros van deze opleidingen heeft als doelgroep de reguliere student, maar dit is niet noodzakelijk en geen vereiste voor het project. Als je je op andere doelgroepen richt dan studenten in geaccrediteerde opleidingen, onderbouw dan waarom dit toch (indirect) tot een kwaliteitsverbetering in de geaccrediteerde opleiding leidt

Nee, het is daarnaast ook mogelijk projectvoorstellen in te dienen die betrekking hebben op nieuw te ontwikkelen onderwijs. In beide gevallen moet het project zich richten op onderwijs met een substantiële online component.

De instelling(en) zelf is (zijn) de context. In de aanvraag onderbouw je dat het een vernieuwing binnen de context van de eigen instelling betreft.

Ja, dat mag. Sterker nog, we moedigen aan om te kijken naar elders ontwikkelde concepten! Je hoeft niet zelf opnieuw het wiel uit te vinden. Zolang het maar vernieuwend is binnen de context van je eigen instelling

Nee, dat is geen harde eis. In welke context je het onderwijs uitvoert, kun je zelf beslissen.

Alle varianten van de Creative Common-licenties worden geaccepteerd. Maar als je gebruik wilt maken van de licentie met de toevoeging ‘geen afgeleide werken’ moet je dat overtuigend kunnen beargumenteren.

Dit betekent dat iedereen tot minimaal vier jaar na afronding van het project de beschikking moet kunnen krijgen over het materiaal, zonder dat daar voorwaarden aan worden verbonden en zonder tussenkomst van een persoon. Een login is wel toegestaan, mits dit zonder verdere voorwaarden aangemaakt kan worden. Het materiaal moet ook metadata bevatten (NL-LOM of IEEE-LOM) en geharvest kunnen worden via het OAI-PMH protocol. SURF biedt de mogelijkheid de resultaten te uploaden in SURFsharekit, hiermee voldoe je automatisch aan bovenstaande voorwaarden.

Ja, dat mag.

Het inzetten van auteursrechtelijk beschermd leermateriaal in de projecten is toegestaan, maar het is niet toegestaan om subsidie te gebruiken voor de aankoop hiervan

Dat kan alleen via de portal DUS-I van de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen. Je vindt daar het Aanvraagformulier Online onderwijs en Open leermateriaal. Nadat je je instelling hebt geselecteerd, volgt een korte toelichting en de mogelijkheid een voorbeeldversie van het aanvraagformulier in te zien. Je kunt daar doorheen bladeren zonder dat je iets in hoeft te vullen.

Verderop in het formulier kun je de adresgegevens van de contactpersoon invoeren.

Per bestand (activiteitenplan, begroting, Letter of Intent) geldt inderdaad een maximumomvang van 5 Mb. Als dat onvoldoende is, bijvoorbeeld omdat je afbeeldingen hebt opgenomen, stuur dan een e-mail naar ocwsubsidies@minvws.nl of bel 070-340 55 66 (keuze OCW)

Ja, dat mag.

Nee. Er wordt beoordeeld op kwaliteit, daarom zijn de hoogste scores leidend.

Nee, de vier beoordelingselementen worden gescoord op een schaal van 0-10 per onderdeel. Als een voorstel op één van de onderdelen onder de 6 scoort (er wordt niet afgerond!), betekent dit dat het voorstel afvalt.

Iedere projectindiener krijgt de mogelijkheid om te reageren op omissies en feitelijke onjuistheden in de conceptbeoordeling

In theorie wel, want de uiteindelijke beslissing is aan de minister, maar in de praktijk is die kans zeer klein.

Ja. Je krijgt een motivering bij de afwijzing van een projectvoorstel. Daar kun je je voordeel mee doen om je verbeterde voorstel een jaar later nogmaals in te dienen. Hou wel rekening met de wisselende jaarthema’s.

De individuele beoordelingen zijn niet openbaar, die worden alleen aan de indiener zelf teruggekoppeld. De indieners krijgen daarin ook een toelichting op de beoordeling die zij hebben gekregen.

Nee, dat hoeft niet. Wel moet de eigen bijdrage binnen de totale projectbegroting minstens even hoog zijn als de gevraagde subsidie.

Aan de matching zijn geen voorwaarden verbonden. In de praktijk zal het meestal gaan om uren, dus ‘in kind’

Dat is inbegrepen.

Dit betreft een subsidie zonder tegenprestatie, dus is vrijgesteld van BTW.

Hou rekening met 4 dagen tijdsinzet per project (verdeeld over de looptijd van het project) voor het begeleidingstraject van SURF. Dit neem je gewoon op in je begroting.

Uiteraard kun je ook andere kosten begroten. Je bepaalt zelf wat je nodig hebt om het projectdoel te bereiken. Hieronder kunnen ook licentiekosten vallen voor software. Let er wel op dat de continuïteit gewaarborgd is na afloop van het project. Afschrijving van materiële kosten is niet toegestaan.

Jazeker.

Alle activiteiten die je in het projectplan opneemt, vormen samen het project. Vanaf de startdatum mag je de kosten maken die je voor subsidie wilt opvoeren.

De toekenning van subsidie vindt plaats door OCW. DUO, als uitvoeringsorganisatie van OCW, betaalt de subsidie uit. De eindverantwoording (te sturen aan DUO) bestaat uit een activiteitenverslag en uit een financieel verslag dat wordt opgenomen in de jaarrekening. SURF heeft een begeleidende rol ten aanzien van de projecten en gaat bij elk project één keer op voortgangsbezoek. Ter voorbereiding daarvan vraagt SURF een beknopt schriftelijk voortgangsbericht.

Er is een verschil tussen het opleveren van deliverables en het behalen van de gestelde doelen:

• Deliverables moet je ook daadwerkelijk opleveren. Als dat niet zo is, dan moet je goed onderbouwen waarom het niet of later wordt opgeleverd, je verandert namelijk de voorwaarden waaronder het voorstel is gehonoreerd.
• Het niet behalen van doelstellingen (bijv. omdat een verwacht effect uitblijft) is natuurlijk teleurstellend, maar dat kan. Soms blijkt een innovatie anders uit te pakken dan verwacht. Belangrijk is dat jullie en andere instellingen ervan kunnen leren door een goede analyse en conclusie voor het opstellen van best practices. Je maakt vooraf een risicoanalyse om zoveel mogelijk te voorkomen dat problemen optreden. Bespreek veranderingen in planning, activiteiten en deliverables zo spoedig mogelijk met de SURF-projectmanager.

Als dit dreigt te gebeuren, moet het project hiervan tijdig melding maken zodat er overleg plaats kan vinden over een oplossing.

Er moet éénmalig een voortgangsrapportage worden gemaakt, op 1/3 van de looptijd, ter voorbereiding van een voortgangsbezoek op locatie. Aan het eind van het project wordt er een eindrapportage gemaakt.

Nee, in de subsidiebeschikking wordt als zodanig geen accountantsverklaring gevraagd. De subsidie moet in de reguliere jaarverslaggeving worden verantwoord. Het is aan je eigen instelling om te bepalen hoe jullie dat proces willen inrichten, en of je daarvoor wel of niet een aparte accountantsverklaring laat opstellen. Indien ja, zou je hier dus een realistisch bedrag voor op kunnen nemen in je begroting.

Uiteraard, graag!

Materiaal dat beschikbaar komt, wordt gepubliceerd op de website van SURF en gecommuniceerd via bijv. de wekelijkse SURF-nieuwsbrief.