FAQ Stimuleringsregeling Open leermaterialen

Voor de Pijler Open leermaterialen is het een voorwaarde dat minimaal twee verschillenden instellingen samen een voorstel indienen. Het betreft Nederlandse instellingen voor hoger onderwijs (zowel bekostigd als niet-bekostigd) die geaccrediteerd onderwijs aanbieden.

Nee, je kunt wel een bedrijf aantrekken als opdrachtnemer.

Het ministerie kan alleen subsidie verstrekken aan Nederlandse instellingen. Internationale partners kunnen dus niet als formele, mee-indienende projectpartners, mee doen. Zij kunnen wel opdrachtnemer zijn, bijvoorbeeld als inbrenger van expertise of wat dan ook. Samenwerken is natuurlijk altijd mogelijk, en zeker bij internationaal sterke community’s een goed idee, alleen kunnen buitenlandse instellingen dus niet delen in de subsidie.

Nee, niet als zodanig. De aanvraag moet altijd door minimaal twee individuele instellingen ingediend worden, met een penvoerder en meerdere projectpartners. Voeg wel van elke partnerinstelling een eigen letter of intent bij ondertekend door het CvB.

Deze regeling ziet toe op een subsidierelatie tussen de Minister en instellingen en gaat niet over de relatie tussen Minister en een koepelorganisatie. Hierdoor kan niet worden afgeweken van de regeling en is het nodig dat alle handtekeningen van een community of koepelorganisatie worden verzameld.

De opleidingstak (medische faculteit) van een UMC valt onder de universiteit. Een projectvoorstel van een UMC moet daarom ingediend en ondertekend worden via het CvB van de universiteit.

Ja, dat mag

Alleen HO-instellingen kunnen in aanmerking komen voor subsidie. Samenwerken is natuurlijk altijd mogelijk, alleen kunnen mbo-instellingen dus niet delen in de subsidie.

Nee. Er is één penvoerder, maar alle deelnemende partnerinstellingen dienen een letter of intent van hun CvB in bij de projectaanvraag. Daarin verklaar je dat de penvoerder gemachtigd is in het kader van deze subsidieaanvraag alle betrokken instellingen in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Een voorbeeldbrief is te vinden bij de overige documentatie voor het indienen van een aanvraag. Een voorbeeldbrief is te vinden op het inschrijfportal DUS-I.

Nee, dat is zeker geen vereiste.

Alleen indien het gaat om andere activiteiten en een andere projectdoelstelling dan bij het eerder gesubsidieerde project.

Nee, een instelling mag zo vaak indienen per pijler als ze willen. Let wel een projectvoorstel mag maar bij een van de twee pijlers worden ingediend

Ja, het voorstel mag wel in het Engels, maar de correspondentie en de begeleidende bijeenkomsten zijn wel in het Nederlands. De projectleider moet minimaal Nederlands kunnen verstaan.

Nee. Als je projectvoorstel wordt goedgekeurd, dan is dat de basis voor de uitvoering van het project.

Nee. De letter of intent moet door een CvB-lid worden ondertekend. Een voorbeeldbrief is te vinden op het inschrijfportal DUS-I.

De eis van innovatief zijn in eigen context is alleen van toepassing op de pijler Online onderwijs.

Het project moet gericht zijn op het voor een langere termijn gezamenlijk delen, hergebruiken en ontwikkelen of doorontwikkelen van het open leermateriaal dat wordt benut in door OCW (of EZ, in het kader van groen onderwijs) geaccrediteerde opleidingen aan hoger onderwijsinstellingen. Dit is een vereiste, waardoor het gros van de projecten als doelgroep waarschijnlijk de reguliere student zal betreffen. Dit is echter geen vereiste.

De regeling heeft alleen betrekking op door OCW (of EZ in het kader van groen onderwijs) geaccrediteerde opleidingen in het hoger onderwijs. Medischspecialistische vervolgopleidingen vallen hier niet onder.

Er zijn geen inhoudelijke restricties ten aanzien van het onderwijsonderwerp. Hou er wel rekening mee dat uw projectvoorstel mede wordt beoordeeld op de verwachte impact van het project. Een goede onderbouwing hiervan is belangrijk.

Materiaal dat je gebruikt in je onderwijs, dat kan van alles zijn: een artikel, video, lesplan, PowerPoint, etc.

Open leermateriaal is leermateriaal dat openbaar op een via internet toegankelijke locatie beschikbaar is onder een open licentie die gebruik of hergebruik toestaat.

Een vakcommunity is een groep docenten van verschillende onderwijsinstellingen die op hetzelfde vakgebied, domein of discipline werkzaam zijn en zich rondom de gedeelde inhoudelijke expertise in enige vorm georganiseerd hebben.

Het leermateriaal is vrij beschikbaar voor (her)gebruik en voorzien van een Creative Commons licentie. Als je gebruik wil maken van de licentievariant met de toevoeging ‘geen afgeleide werken’ moet deze keuze overtuigend beargumenteerd worden om in aanmerking te komen voor subsidie.

Ja, dat moet.

Ja dat mag.

Dit betekent dat het leermateriaal op een openbaar via internet toegankelijke locatie gepubliceerd is en zonder tussenkomst van anderen kan worden geraadpleegd. Een login voor identicatiedoeleinden is toegestaan. De content moet altijd vrij geraadpleegd kunnen worden, zonder dat een specifiek technisch platform vereist is. De materialen moeten nog minimaal vier jaar vrij beschikbaar blijven na het afronden van het project. Het materiaal moet geharvest kunnen worden volgens het OAI-PMH protocol. SURF biedt de mogelijkheid de resultaten te uploaden in SURFsharekit, hiermee voldoe je automatisch aan bovenstaande voorwaarden.

Het materiaal moet breed gedeeld worden (open), dat betekent dat ook andere partijen erbij kunnen.

Materiaal waarop auteursrecht rust, mag je niet zomaar hergebruiken. Je kunt dan contact opnemen met de rechthebbende en onderzoeken of de licentie aangepast kan worden

Ja, in de beoordeling speelt het criterium verankering een rol. Daarin beschrijf je hoe hetgeen je maakt na afloop ingezet gaat worden. Hoe beter je dat onderbouwt, hoe meer punten je daarop kunt behalen. Wat de financiële duurzaamheid betreft: Je kunt geen geld reserveren voor na de projectlooptijd. Het volledige bedrag moet binnen de projectlooptijd besteed worden.

Nee. De afschrijving (bijv. om nieuwe apparatuur aan te schaffen na ommekomst van het project), valt níet binnen de begroting, omdat de hernieuwde investering verantwoordelijkheid is van de instelling.

Nee, dat is geen harde eis. In welke context je het leermateriaal inzet, kun je zelf beslissen.

Nee, de bedoeling is om materiaal op open toegankelijke plaats permanent beschikbaar te maken. Wel kun je in het onderwijsproces uiteraard je studenten op een bepaald moment het materiaal aanreiken.

Je moet aannemelijk maken dat je hebt gezocht. Soms geven indieners aan dat er wel materiaal is, maar dat het net niet de vorm heeft die zij het zelf zouden geven. Dat is geen acceptabel argument; we verwachten we toch enige flexibiliteit bij het hergebruiken van andermans materiaal.

Uitzoekwerk dat je nodig hebt voor het bereiken van je projectdoelstelling valt binnen het project.

Hergebruik van materiaal is de basis. Doorontwikkelen mag zeker.

Ja, deze verplichting blijft gelden. In dit geval wordt er een verwijzing naar het materiaal op de oorspronkelijke bron geplaatst in SURFsharekit, of een andere onderwijsrepository, en daar metadata aan toegevoegd. Deze metadata beschrijven bijvoorbeeld de wijze waarop dit materiaal kan worden ingezet in een specifieke onderwijscontext.

Nee. Er wordt beoordeeld op kwaliteit, daarom zijn de hoogste scores bij de beoordeling leidend.

Nee, de vier beoordelingselementen worden gescoord op een schaal van 0-10 per onderdeel. Als een voorstel op één van de onderdelen onder de 6 scoort (er wordt niet afgerond!), betekent dit dat het voorstel afvalt.

Iedere projectindiener krijgt de mogelijkheid om te reageren op omissies en feitelijke onjuistheden in de conceptbeoordeling.

In theorie wel, want de uiteindelijke beslissing is aan de minister, maar in de praktijk is dat nog nooit voorgekomen.

Ja. Je krijgt een motivering bij de afwijzing van een projectvoorstel. Daar kun je je voordeel mee doen om je verbeterde voorstel een jaar later nogmaals in te dienen. Hou wel rekening met de wisselende jaarthema’s.

De individuele beoordelingen zijn niet openbaar, die worden alleen aan de indiener zelf teruggekoppeld. De indieners krijgen daarin ook een toelichting op de beoordeling die zij hebben gekregen. Uiteindelijk is het aan de minister om te bepalen of zij het advies openbaar wil maken

Nee dat hoeft niet. Wel moet de eigen bijdrage binnen de totale projectbegroting minstens even hoog zijn als de gevraagde subsidie.

Die kosten zijn inbegrepen.

Dit betreft een subsidie zonder tegenprestatie, dus is vrijgesteld van BTW.

Hou rekening met 4 dagen tijdsinzet per project (in die 12 tot 24 maanden) voor het begeleidingstraject van SURF. Neem dit in je begroting op

Uiteraard kun je ook andere kosten begroten. Je bepaalt zelf wat je nodig hebt om het projectdoel te bereiken.

Jazeker.

Alle activiteiten die je in het projectplan opneemt, vormen samen het project. Vanaf de startdatum mag je de kosten maken die je voor subsidie wilt opvoeren.

Nee je moet matchen vanuit instellingen die deelnemen.

Nee, we zoeken naar een uitdrukking van eigen commitment voor dit project, dus je moet zelf matchen.

De toekenning van subsidie vindt plaats door OCW. DUO, als uitvoeringsorganisatie van OCW, betaalt de subsidie uit. In de toekenningsbrief zullen de betaaldata vermeld zijn. De eindverantwoording (te sturen aan DUO) bestaat uit een activiteitenverslag en uit een financieel verslag dat wordt opgenomen in de jaarrekening. SURF heeft een begeleidende rol ten aanzien van de projecten en gaat bij elk project één keer op voortgangsbezoek. Ter voorbereiding daarvan vraagt SURF een beknopt schriftelijk voortgangsbericht.

Er is een verschil tussen het opleveren van deliverables en het behalen van de gestelde doelen:

• Deliverables moet je ook daadwerkelijk opleveren. Als dat niet zo is, dan moet je goed onderbouwen waarom het niet of later wordt opgeleverd, je verandert namelijk de voorwaarden waaronder het voorstel is gehonoreerd.
• Het niet behalen van doelstellingen (bijv. omdat een verwacht effect uitblijft) is natuurlijk teleurstellend, maar dat kan. Soms blijkt een innovatie anders uit te pakken dan verwacht. Belangrijk is dat jullie en andere instellingen ervan kunnen leren door een goede analyse en conclusie voor het opstellen van best practices.

Je maakt vooraf een risicoanalyse om zoveel mogelijk te voorkomen dat problemen optreden. Bespreek veranderingen in planning, activiteiten en deliverables zo spoedig mogelijk met de SURF-projectmanager.

Minimaal 4 jaar, maar in het projectvoorstel moet je beschrijven hoe je de duurzame verankering van de projectresultaten wilt borgen.

Als dit dreigt te gebeuren, moet het project hiervan tijdig melding maken zodat er overleg plaats kan vinden over een oplossing.

Nee, er zijn geen kwartaalrapportages. Er moet éénmalig een voortgangsrapportage worden gemaakt, op 1/3 van de looptijd, ter voorbereiding van een voortgangsbezoek op locatie. Aan het eind van het project wordt er een eindrapportage gemaakt.

Nee, in de subsidiebeschikking wordt als zodanig geen accountantsverklaring gevraagd. De subsidie moet in de reguliere jaarverslaggeving worden verantwoord. Het is aan je eigen instelling om te bepalen hoe jullie dat proces willen inrichten, en of je daarvoor wel of niet een aparte accountantsverklaring laat opstellen. Indien ja, zou je hier dus een realistisch bedrag voor op kunnen nemen in je begroting.

Uiteraard, graag!

Materiaal dat beschikbaar komt, wordt gepubliceerd op de website van SURF en gecommuniceerd via bijv. de wekelijkse SURF-nieuwsbrief.