Best practice 'Umc’s samen in de cloud met Office 365'

Software uitbesteden

Hans Maring is secretaris van het overleg van IT-directeuren van de umc’s (AcZie). Hij vertelt over de achtergronden van het besluit om samen de cloud in te gaan. “2 jaar geleden nam een aantal umc’s het initiatief om na te gaan of we software die niet specifiek voor umc’s is, zoals Office en Exchange, zouden kunnen uitbesteden”, zegt Maring. “Vanwege onze relatie met SURF hebben we ons verzoek daar neergelegd. Vervolgens is een werkgroep gevormd met vertegenwoordigers van SURF en 3 umc’s die een aantal scenario’s heeft uitgewerkt.”

2 scenario’s

“Scenario 1 was dat SURF Exchange en SharePoint aan alle aangesloten instellingen zou aanbieden. Een 2e scenario was om Exchange en SharePoint binnen Office 365 aan te bieden. SURF had namelijk al licentieafspraken met Microsoft gemaakt. Uiteindelijk bleek het financieel voordeliger te zijn om te migreren naar de Microsoft Cloud. Daarbij ligt de focus in eerste instantie op Exchange en SharePoint Online.”

Continuïteit en ontzorging

Het belangrijkste voordeel voor de umc’s is continuïteit van de dienstverlening, aldus Maring: “Elk umc merkt dat het moeilijk is om deskundig personeel te krijgen voor het beheer van dit soort software. Verder is wat SURF ‘ontzorgen’ noemt belangrijk voor ons: het is fijn dat we straks niet meer hoeven om te kijken naar dit soort generieke software. We hoeven ons dan geen zorgen meer te maken over versiebeheer en migratietrajecten. Uiteindelijk hopen we daarmee tijd vrij te maken voor het beheer van de software die wel specifiek voor umc’s is.”

“Ontzorgen is belangrijk voor ons”

Kostenbesparing

Naast continuïteit en ontzorging is ook kostenbesparing een overweging geweest, stelt Maring: “Je kunt een optimistisch en een pessimistisch scenario hanteren, maar ook bij een pessimistisch scenario valt de balans positief uit. Dat heeft ermee te maken dat we allemaal 2 of 3 Exchangebeheerders in dienst hebben en dat we, afhankelijk van de omvang van de organisatie, 10 tot 20 Exchangeservers in gebruik hebben. De kostenbesparing die we daarop kunnen realiseren, wordt nog versterkt doordat we bij SURF op een heel voordelig licentietarief uitkomen.”

Informatiebeveiliging en privacybescherming

De umc’s stappen over van een ict-infrastructuur ‘on premise’ naar een cloudoplossing. Maring vermoedt dat dit een grote impact heeft op de umc’s: “De gebruiker gaat naar een ander servicemodel toe, dat wij moeten inrichten. We moeten het bijvoorbeeld mogelijk maken dat de gebruiker rechtstreeks met Microsoft gaat praten. Daar horen ook andere contractvormen bij. Ook is er veel energie gestoken in het maken van stevige aanvullende afspraken met Microsoft over informatiebeveiliging en privacybescherming.”

“We hebben veel energie gestoken in het maken van stevige aanvullende afspraken met Microsoft over informatiebeveiliging en privacybescherming.”

Zorgvuldig traject

Vanwege de impact wordt het traject volgens Maring zorgvuldig uitgevoerd: “Daarom rollen we Office 365 ook niet direct in zijn geheel uit. We beginnen met Exchange. Eerst verhuizen we alleen de mailboxen, dus aan de kant van de gebruiker verandert er nog niet zo veel. Maar we willen daarna ook snel aan de cliëntkant beginnen. Al met al verwachten we voor het gehele traject de komende 2 jaar nodig te hebben.”