Kort verslag van de SURF-ledenraad 25 maart 2020

Op 25 maart vond de 14e ledenraadvergadering van SURF plaats. Niet zoals gewoonlijk in de Jaarbeurs in Utrecht maar via videoconferencing. Eén nieuw RvB-lid en 4 RvC-leden werden benoemd. Ook werden de juridische structuur, het lidmaatschapsbeleid en de procedure voor de totstandkoming van het SURF 2Jarenplan 2021-2022 besproken.

Benoemingen raad van bestuur en raad van commissarissen

De volgende benoemingen vonden plaats tijdens de ledenraadvergadering:

  • Chief operations officer - lid raad van bestuur: dhr. Hans Louwhoff (per 1 juni 2020)
  • Lid raad van commissarissen: dhr. Edwin van Huis (per 25 maart 2020 – voor 3 jaar)
  • Lid raad van commissarissen: dhr. Gabriël Zwart (per 25 maart 2020 – voor 3 jaar)
  • Lid raad van commissarissen: mw. Ellen van Schoten (per 25 maart 2020 – voor 4 jaar)
  • Lid raad van commissarissen: mw. Saskia Vlaar (per 25 maart 2020 – voor 4 jaar)

De raad van bestuur wordt later nog aangevuld met een chief innovation officer (CINO). De raad van commissarissen had sinds 1 maart al een nieuwe voorzitter: Harry van Dorenmalen. Met deze 4 benoemingen is de raad van commissarissen compleet.

Reorganisatie en herstructurering SURF

Juridische structuur

SURF werkt aan een voorstel voor een nieuwe juridische structuur passend bij de nieuwe organisatie. De ledenraad gaat akkoord met het betrekken van een klankbordgroep van ongeveer 6 personen uit verschillende geledingen uit de leden. Het definitieve advies over de nieuwe juridische structuur wordt op 17 juni a.s. voorgelegd aan de ledenraad, met een toelichting van Stibbe Advocaten. Dan wordt ook direct goedkeuring gevraagd voor het doorvoeren van de nieuwe juridische structuur.

Update reorganisatie

Het bestuur van SURF heeft de ledenraad bijgepraat over de stand van zaken m.b.t. de reorganisatie bij SURF.

SURF-beleid rondom lidmaatschap

De huidige criteria voor lidmaatschap zijn:

  1. Alleen aanbestedingsplichtige organisaties kunnen lid worden van SURF: dit is een wettelijke ‘knock-out’ voorwaarde.
  2. De kernactiviteit van de organisatie is onderwijs en/of onderzoek, of het leveren van een substantiële bijdrage daaraan.

Er lag een voorstel om criterium 2 aan te scherpen, omdat ‘een substantiële bijdrage’ te veel ruimte voor interpretatie biedt. Dit voorstel wordt aangehouden tot een geschikt moment voor het nieuwe bestuur van SURF. Zij kunnen vervolgens aan de hand van een aantal strategische overwegingen de discussie met de ledenraad voeren. Strategische vragen hierin zijn: willen we dat SURF groeit? Hoe en wanneer willen we groei? Aan de hand van deze discussie worden de lidmaatschapscriteria opgesteld c.q. aangescherpt.

Stuurgroep Reservering en Investering High Performance Computing

De ledenraad is akkoord gegaan met de instelling van de stuurgroep Reservering en Investering High Performance Computing. De stuurgroep ziet toe op de reservering die uit gebruikersbijdragen bij SURF worden opgebouwd en committeert middelen van de gebruikersbijdragen aan investeringsvoorstellen. Vervolgens wordt voor deze voorstellen bij NWO committering van het rijksdeel gezocht. Gezien de financiële omvang en relatie tot de ledenraad van deze stuurgroep, is de vereiste dat stuurgroepleden tevens actief bestuurder zijn bij de eigen instelling. Voor NWO-i wordt deze lidmaatschap gezien haar bestuurlijke organisatie ingevuld op directieniveau. Als het proces naar afronding van het convenant of ontwikkelingen in de toekomst aanleiding geven dit mandaat te wijzigen, wordt dit opnieuw ter instemming voorgelegd aan de ledenraad.

De inrichting van deze stuurgroep is onderdeel van het convenant tussen VSNU, NFU, NWO-i en SURF, voor de uitvoering van het hoofdlijnenakkoord. Vanaf 2020 wordt er jaarlijks €6 miljoen gereserveerd voor toekomstige HPC-investeringen. De universiteiten, umc’s en NWO-instituten brengen samen met SURF €2 miljoen gebruikersbijdrage op, zoals gevraagd door de minister van OCW. Dit is in oktober 2019 met SURF overeengekomen in het hoofdlijnenakkoord.

Procedure totstandkoming SURF 2Jarenplan 2021-2022

Onderdeel van de nieuwe governance van SURF is dat leden meer betrokken zijn bij de strategische koers van de coöperatie. Op basis van de sectorprioriteiten en de prioriteiten die SURF zelf gaat opstellen stellen we samen met de leden een 2Jarenplan 2021-2022 op, als uitwerking van de SURF Meerjarenagenda 2019-2022. Tijdens de vergadering lichtte iedere sector toe hoe zij dit proces vormgeven en wat de stand van zaken is. Meer informatie hierover vindt u op de webpagina van het SURF 2Jarenplan.

Andere punten die besproken zijn

Wijziging in de samenstelling van de ledenraad

Cees Buren MBA RC treedt per 1 april toe tot de raad van bestuur van het OLVG. Hij neemt afscheid van Radboudumc en daarmee van de ledenraad. Er is nog geen opvolging voor de umc-vacature in de ledenraad. Dr. Diederik C. Zijderveld MPA wordt op 1 mei CFO van het Albert Schweitzer Ziekenhuis. Hij neemt afscheid van Avans Hogeschool en daarmee van de ledenraad. Er is nog geen opvolging voor de hbo-vacature in de ledenraad.

Afscheid secretaris van de RvC, ledenraad en WTR

Dr. Leo Plugge, secretaris van de RvC, ledenraad en WTR van SURF, gaat per 1 mei a.s. met vervroegd pensioen. Zijn taken voor de RvC en ledenraad worden waargenomen door mw. drs. Frédérique Sluijsmans (frederique.sluijsmans@surf.nl). Zijn opvolging bij de WTR is nog niet bekend.

SURF Jaaroverzicht 2019

Het SURF Jaaroverzicht 2019 is gereed. Bekijk het SURF Jaaroverzicht 2019.

Volgende ledenraadvergadering

De volgende ledenraadvergadering vindt plaats op 17 juni 2020,van 16.00-18.00 uur.