Massa, kracht en volume geeft resultaat

SURF heeft de gezamenlijke aanbesteding voor netwerkcomponenten met succes afgrond. Kees Kamphuis, infra-/security architect bij Hogeschool Windesheim en Peter Hasperhoven, productmanager netwerken bij de Universiteit Utrecht, waren beiden lid van het kernteam voor de aanbesteding.

Kom op 12 maart naar de Challenge day

Netwerkcomponenten. Een verzamelnaam voor alle apparatuur zoals switches, routers, wireless lan controllers en access points die internet binnen de instellingen mogelijk maakt voor alle medewerkers en studenten. ‘Volgens Kamphuis betreft het eerste perceel een groot pakket waarvan de componenten en de technieken redelijk standaard zijn. ‘In het tweede perceel zitten meer specialistische componenten, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging.’ De keuzes van instellingen in perceel één hebben volgens Hasperhoven vooral te maken met een voorkeur voor één merk voor een specifieke toepassing. ‘Wanneer je uitbreidt of er komt een nieuw gebouw wil je bijvoorbeeld voor je access points uniformiteit en geen verschillende merken.’    

Logische stap

Kees Kamphuis, infra-/security architect bij Hogeschool Windesheim

Kees Kamphuis, infra-/security architect bij Hogeschool Windesheim

Kamphuis en Hasperhoven deden beiden bewust mee met de gezamenlijke aanbesteding. ‘We waren inmiddels toe aan een nieuw contract en kozen er voor het eerst voor om dat onder leiding van SURF met andere instellingen te doen. Zo kun je alle beschikbare kennis met elkaar delen en je hebt er minder werk aan‘, aldus Kamphuis. Voor Hasperhoven lag het voor de hand om opnieuw mee te doen omdat de vorige gezamenlijke aanbesteding goed was bevallen. Een plek in het kernteam was voor beide ook een logische stap. ‘Het onderwerp ligt heel dicht bij ons.’  

''We werken samen aan een doel. We willen onze netwerkapparatuur tegen een zo gunstig mogelijk tarief kopen met daaromheen een goede dienstverlening. Als we daar met elkaar voor gaan, wordt 1 plus 1 gewoon 3.''
Kees Kamphuis, infra-/security architect bij Hogeschool Windesheim

Intensief traject

Dat de aanbesteding vrij veel werk met zich meebracht, komt volgens Kamphuis enerzijds door de knip in twee percelen en ook omdat het toch ‘een hoop gedoe blijft’. ‘Je moet veel schrijven en publiceren, offertes beoordelen en je feedback goed onderbouwen. Dat kost behoorlijk wat tijd en energie. Maar het levert ook veel nieuwe inzichten op en uiteindelijk een resultaat waar iedereen blij mee is.’ Volgens Hasperhoven blijft een aanbesteding een intensief traject omdat je het hele proces heel goed en nauwkeurig moet doorlopen. ‘Je krijgt maar één kans om het goed te doen. Inmiddels monden steeds meer aanbestedingstrajecten uit in rechtszaken. Dat dit bij ons niet is gebeurd, is mede te danken aan het uitstekende (voor)werk dat SURF op juridisch gebied heeft verricht.’

1 plus 1 is 3

Peter Hasperhoven, productmanager netwerken bij de Universiteit Utrecht

Peter Hasperhoven, productmanager netwerken bij de Universiteit Utrecht

Meedoen aan een gezamenlijke aanbesteding betekent ook balanceren tussen het belang van de eigen instelling en het gezamenlijke belang van alle instellingen. Het kostte Hasperhoven weinig moeite. ‘Soms botste het wel eens wanneer de groep rechtdoor wilde en ik linksaf. Maar uiteindelijk kwamen we altijd tot overeenstemming. Dat komt vooral omdat we dezelfde belangen hebben.’ Kamphuis herkent dit. ‘We werken samen aan een doel. We willen onze netwerkapparatuur tegen een zo gunstig mogelijk tarief kopen met daaromheen een goede dienstverlening. Als we daar met elkaar voor gaan, wordt 1 plus 1 gewoon 3.’

Brede blik

Hasperhoven loopt inmiddels al lang mee en heeft in het traject niet heel veel nieuws geleerd. ‘Maar het blijft interessant om te horen wat je collega’s doen. En de samenwerking verliep soepel en prettig. Je zit toch tussen “ons soort mensen”.’ Kamphuis roemt de diversiteit van de groep waarbij de verschillende functies en expertises zorgen voor een brede blik. ‘Het gaat niet alleen over techniek maar ook over contracten, draagvlak en toepassingen. En zo’n kernteam is ook een hele prettige en natuurlijke manier van netwerken. Een mooi woord in dit verband.’

Vuist richting de markt

Gezamenlijk aanbesteden is voor Hasperhoven zeker een aanrader. ‘Je bundelt je kennis, je draagt samen verantwoordelijkheid en je maakt gebruik van de grote expertise van SURF. Dat levert bij elkaar veel voordeel op.’ Kamphuis herkent dit en ziet ook voordelen richting de markt. ‘Samen kunnen we echt een vuist maken. Omdat we massa, kracht en volume meebrengen, doen de leveranciers echt hun best voor ons.’