Nieuws

De belangrijkste punten uit de SURF-Ledenraad van 22 juni 2022

Tijdens de Ledenraad van 22 juni werden onder andere het SURF-jaarverslag, het kernpakket van diensten in 2023 en de nieuwe dienstverleningsovereenkomst besproken. In dit bericht lees je meer over de belangrijkste punten.
studenten Universiteit Wageningen studeren

De volgende onderwerpen zijn met de Ledenraad besproken:

Jaarverslag Coöperatie SURF U.A. 2021

De Ledenraad stelde het Jaarverslag van de Coöperatie SURF U.A 2021 vast. Er is waardering uitgesproken voor de wijze waarop ook in dit tweede corona jaar de dienstverlening is geleverd en de vooruitgang die wordt geboekt bij de transformatie van SURF als gevolg van de fusie. Men is blij met de hoge mate van transparantie. Onderdelen van het jaarverslag zijn het Jaarverslag van de Raad van Commissarissen, het Jaarverslag van de Raad van Bestuur en de Jaarrekening van de Coöperatie SURF U.A. Dit jaar werd de accountantscontrole uitgevoerd door accountant Mazars. Deze geeft een goedgekeurde verklaring af bij het jaarverslag.

Het kernpakket van diensten 2023

Iedere instelling die lid wordt van SURF ondertekent een lidmaatschapsverklaring, met daarin de afspraken over samenwerking binnen de coöperatie. Jaarlijks wordt het kernpakket vastgesteld door de Ledenraad. Dit zijn diensten die men uitsluitend bij SURF afneemt, voor zover men er gebruik van wil maken. De Raad van Bestuur vraagt van tevoren advies aan de SURF Portfolio Adviescommissie (SPA), samengesteld uit twee vertegenwoordigers op CSC-niveau van alle SURF sectoren. Zowel de SPA als de (vice)voorzitters van de CSC-sectoroverleggen adviseerden positief over het voornemen van de RvB om het kernpakket niet te wijzigen. Op basis hiervan stelde de Ledenraad het kernpakket van diensten 2023 vast.

    1 Dienstverleningsovereenkomst voor 1SURF

    Naar aanleiding van het ontstaan van de nieuwe SURF-organisatie stelde SURF een nieuw stelsel van overeenkomsten op waarin de relatie van SURF met dienstafnemers, zowel leden als niet-leden, wordt vastgelegd. Hiervoor is een raamwerk ingericht waarbij er voor alle leden en afnemers één raamovereenkomst geldt, verwijzend naar algemene voorwaarden en algemene verwerkersafspraken in het geval van dataverwerking. Deze documenten zijn besproken met een klankbordgroep van juristen van leden-zijde, externe juristen (o.a. op het vlak van inbesteding) en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Tijdens de Ledenraad keurde ook de Ledenraad het raamwerk en de daarbij behorende documenten goed.

    Het proces gaat nu een volgende fase in waarbij er raamovereenkomsten gesloten worden met alle instellingen. Allereerst ontvangt iedere instelling een nieuwe raamovereenkomst. Hierna worden per afnemer een set nieuwe dienstverleningsovereenkomsten aangeboden, voor de diensten die afgenomen worden. Dit volgt vanaf najaar 2022. Tot het moment van de ondertekening van de nieuwe dienstverleningsovereenkomsten, blijven de oude van kracht.

    Governance: reglementen Ledenraad en Raad van Commissarissen

    De Raad van Bestuur heeft enkele voorstellen gedaan voor de governance van de Ledenraad. Deze voorstellen werden tijdens de vergadering goedgekeurd. In de volgende Ledenraad wordt een concept reglement voorgelegd.Aanvullend is het Raad van Commissarissen-reglement vernieuwd. Dit document stamde nog uit 2016 en is bijgebracht tot de huidige praktijk, waar de Ledenraad geen vragen over had.

    Aanvraag lidmaatschap

    De Ledenraad ging akkoord met de toetreding van de mbo-instelling ‘CIBAP vakschool voor vormgeving’ tot de coöperatie.

    Voordracht Wetenschappelijke Technische Raad

    De Ledenraad herbenoemde de heer prof. dr. Peter Luijten voor een tweede termijn als lid van de Wetenschappelijk Technische Raad.   

      Project tariefbeleid

      Er is een Ledenraad-commissie ingesteld die diepgaander met de Raad van Bestuur meedenkt over het onderwerp tarieven. In deze commissie zitten vertegenwoordigers vanuit diverse sectoren, met tevens een liasion namens de CSC’s. De commissie overlegd op 20 juni jl. met SURF en reageerde positief op alle informatie die is voorbereid en gedeeld met de commissie. Medio juli wordt meer de diepte opgezocht op het vlak van de uitwerkingen en scenario’s. Op basis van de adviezen van deze commissie doet de Raad van Bestuur concrete voorstellen tot wijzigingen in het najaar van 2022.

      Digitaliseringsimpuls

      Na het toekennen van de Digitaliseringsimpuls Onderwijs NL door het Ministerie van EZK aan de aanvrager, het Ministerie van OCW, startte de voorbereidingen voor de uitvoeringsfase. SURF heeft twee rollen in de Digitaliseringsimpuls: penvoerder en uitvoerder. Tijdens de Ledenraad gaf de Raad van Bestuur een presentatie over de reeds genomen stappen zoals het inrichten van een stuurgroep a.i., het werven van een onafhankelijke voorzitter en het aanstellen van een kwartiermaker voor het programma en binnen SURF. Tevens is een eerste verkenning gedaan van hoe de Digitaliseringsimpuls SURF als organisatie raakt en welke governance vragen dit oproept. De Raad van Commissarissen is nauw betrokken bij de verkenning en besluitvorming.

      Wijzigingen in de Ledenraad

      • Marc van den Berg nam afscheid van de Ledenraad. De Koninklijke Bibliotheek wordt voortaan vertegenwoordigd door Jan Willem van Wessel.
      • Namens het RIVM zal Rob de Haan worden afgevaardigd naar de Ledenraad.
      • Hans Nederlof RC nam per 1 juni afscheid van de Ledenraad