Vacature License Desk officer (service & delivery)

Ben jij een stressbestendige, flexibele, daadkrachtige en efficiënte administratieve duizendpoot? Krijg je energie van een adequate en zorgvuldige verwerking van contractafspraken zodat de juiste informatie voor onze leden beschikbaar is? Houd je ervan als er geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij misschien wel op zoek naar jou!

  • Werk- en denkniveau: hbo
  • Locatie: Utrecht
  • Aantal uur: 32 -40
  • Sluitingsdatum: 8 september 2021

Over SURF en het team License Desk

SURF is de samenwerkingsorganisatie voor ICT voor het Nederlandse onderwijs en onderzoek. SURF werkt samen met onderwijs- en onderzoeksinstellingen aan ICT-voorzieningen en ICT-innovatie om de kansen van digitalisering optimaal te benutten. Door gezamenlijke inkoop via aanbestedingen of contractonderhandelingen zorgt SURF voor een gevarieerd ICT aanbod van contracten. De License Desk zorgt er onder meer voor dat het complete contracten aanbod software-  en cloud producten en diensten, van diverse aanbieders, tijdig en correct beschikbaar worden gesteld via onze beveiligde portal voor alle aangesloten instellingen.

Wat houdt de functie in?

De onderwijs- en onderzoeksinstellingen kunnen terecht bij de License Desk met al hun vragen over de service en delivery van de software en cloud contracten. Jouw aandacht is vooral gericht op het dagelijks correct verwerken van bestellingen en offertes richting de leveranciers. Je zet de resultaten van een mini-competitie, offerte en of modelcontract om in een aanbod voor de instelling en ziet er op toe dat de instellingen de juiste bestellingen kunnen plaatsen.

Dankzij jouw hulp beschikken klanten snel over de software of krijgen de toegang daartoe. Denk hierbij aan het beschikbaar stellen van downloads en activatiecodes via de SURF portal. Of ervoor zorgen dat de leverancier de bestelling toevoegt aan de online omgeving van de instelling. Bij een flink aantal orders is de tussenkomst van de License Desk benodigd. Aan de hand van afhandeling instructies worden deze bestellingen dagelijks opgepakt en verwerkt. Is er iets aan de hand met de levering of wordt er iets niet goed getoond op de portal dan ga je op zoek naar de oorzaak. Dit kun je of zelfstandig oplossen of je schakelt de hulp in van je collega’s.

Eenvoudige en complexe (aan)vragen van instellingen met betrekking tot bestellingen en/of offertes handel je snel en correct af. Je past waar nodig afhandeling instructies aan en bent voortdurend alert op verbeteringen en het actueel houden van werkafspraken en procedures. Je verplaatst je goed in de behoefte van de klant en zorgt voor een uitstekende dienstverlening.

Wat ga je precies doen?

  • Je onderhoudt extern contact met de contactpersonen van de onderwijsinstellingen en leveranciers;
  • Je pakt dagelijks geplaatste bestellingen, die niet volautomatisch verwerkt worden in het CRM systeem (Microsoft Dynamics), op en handelt deze zelfstandig af;
  • Binnengekomen vragen per e-mail over bestellingen en offertes handel je zelfstandig af middels een ticketsysteem (TOPdesk)
  • Je zorgt ervoor dat de juiste downloads en codes van de diverse Software & Cloud producten beschikbaar worden gesteld;
  • Je houdt interne documentatie, werkinstructies, handleidingen en werklijsten up-to-date;
  • Je verwerkt gegevens in externe portals van leveranciers;
  • Je draagt ideeën aan ter verbetering van het Product Informatie Management (PIM) systeem.
  • Je bent alert op wensen en behoeftes geuit door de onderwijsinstellingen;
  • Naast contact met de overige teamleden van de License Desk werk je veel samen met contract managers, inkopers, relatie managers en de financiële afdeling,
  • Je houdt de gezamenlijke planning en deadlines goed in de gaten.
  • Je draagt bij aan een vloeiend proces in de keten workflow.

Wij vragen

De License Desk Officer die wij zoeken:

  • Heeft hbo werk- en denkniveau, aangevuld met tenminste 3 jaar relevante werkervaring bij voorkeur in een dienstverlenende ICT-omgeving;
  • Heeft een oplossingsgerichte, systematische, proactieve werkhouding;
  • Is flexibel en kan goed omgaan met veranderingen;
  • Is cijfermatig en analytisch ingesteld;
  • Is nauwkeurig en handig met ICT-systemen;
  • Is in staat zelfstandig en planmatig te werken;
  • Kan daarnaast goed samenwerken; overleggen; prioriteiten stellen
  • Is stressbestendig  en communicatief vaardig.
  • Heeft een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;

Wij bieden

  • Een afwisselende en uitdagende baan voor 32-40  uur (in een informele en collegiale sfeer met een hoog ambitieniveau);
  • SURF biedt uitgebreide opleidingsmogelijkheden en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • Deze functie heeft een salarisrange van € 2552,00 tot € 3.645,00 bruto op basis van fulltime;
  • 8,33% vakantiegeld, een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%;
  • 36 vakantiedagen per jaar (op basis van een 40-urige werkweek);
  • Een NS-Businesscard 1 klasse;
  • Ons kantoor Utrecht is gevestigd op loopafstand van Utrecht CS.
  • In eerste instantie zal het contract voor een jaar zijn, met de intentie om na een jaar dit om te zetten naar een vast dienstverband.

Interesse?

Stuur je motivatie en cv naar sollicitatie@surf.nl. Je kunt tot uiterlijk 8 september 2021 reageren.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.