Veelgestelde vragen kernpakket SURFmarket

SURF stelt (meer)jarenplannen op, die de leden vaststellen en goedkeuren. Op basis daarvan komen diensten en producten beschikbaar voor de deelnemende instellingen. We geven je graag meer duidelijkheid over het kernpakket en de optionele diensten die aangesloten instellingen kunnen afnemen via SURFmarket.

Vragen en antwoorden over

  1. Wat is het kernpakket van SURFmarket?
  2. Waarom een kernpakket?
  3. Waaruit bestaat het kernpakket in 2017?
  4. Wat zijn optionele diensten?
  5. Welke optionele diensten biedt SURFmarket in 2017?
  6. Wat betekent de verplichting tot afname?
  7. Wat zijn de kosten van het kernpakket en optionele diensten?
  8. Hoe komt het kernpakket tot stand?
  9. Wat is een raamovereenkomst?
  10. Wat is een consortiumlicentie?
  11. Wat zijn bemiddelingsovereenkomsten?
  12. Wat is een licentieovereenkomst?
  13. Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een bemiddelingsovereenkomst?
  14. Wat is sourceware?
  15. Wat is courseware?

1. Wat is het kernpakket van SURFmarket?

Het zogenoemde kernpakket omvat een aantal producten die SURFmarket biedt, waarvoor een afnameverplichting geldt voor de bij SURF aangesloten instellingen. Een instelling heeft echter niet de verplichting een product of de dienst te gaan gebruiken indien daar geen behoefte aan is. SURFmarket regelt voor de diensten en producten in het kernpakket de rechtmatigheid. Het kernpakket van SURFmarket is onderdeel van het complete kernpakket van de coöperatie SURF

2. Waarom een kernpakket?

SURFmarket wil instellingen zoveel mogelijk ontlasten, bij de afname van diensten en producten. Daarom neemt SURFmarket het correct regelen van de rechtmatigheid van een deel van het portfolio voor zijn rekening. Het gaat dan specifiek en enkel om de diensten en producten uit het kernpakket die vallen binnen raam- en/of bemiddelingsovereenkomsten in geval van consortiumlicenties, waarbij de aanschafwaarde de drempelwaarde voor Europees aanbesteden overschrijdt.

3. Waaruit bestaat het kernpakket in 2017?

Het kernpakket is op te delen in 4 onderdelen.

1. Voor software en clouddiensten: raam- en/of bemiddelingsovereenkomsten in geval van consortiumlicenties SURFmarket
Consortiumlicenties zijn grote overeenkomsten waarbij de vraag van de leden homogeen is. SURFmarket verzorgt de inkoop via een of meerdere overeenkomsten en neemt hiermee de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid op zich.

De consortiumovereenkomsten die in 2017 onderdeel uitmaken van het kernpakket zijn:

  • Adobe 
  • IBM SPSS
  • Microsoft 
  • Oracle
  • SAP Business Objects
  • Symantec

2. Content: bemiddelingsovereenkomsten voor sourceware
Sourceware betreft het content-aanbod vanuit bemiddelingsovereenkomsten met (wetenschappelijke) uitgevers, aan te schaffen door een instelling. Afspraken hierover zijn vastgelegd tussen de universiteitsbibliotheken (UKB) en hogeschoolbibliotheken (SHB) met SURFmarket in de gesloten dienstverleningsovereenkomst. Ook hiervoor sluit SURFmarket de bemiddelingsovereenkomsten.

3. Contractmanagement van raam- en bemiddelingsovereenkomsten voor software, clouddiensten en content
Contractmanagement door SURFmarket omvat diverse werkzaamheden.

  • SURFmarket stuurt primair op een portfolio waar aantoonbaar vraag naar bestaat. Daarnaast anticipeert SURFmarket op de toekomstige behoeften die binnen het onderzoeks- en onderwijsveld kunnen ontstaan.
  • SURFmarket zorgt voor het op adequate wijze verwerken van door instellingen onder raam- of bemiddelingsovereenkomsten gesloten licentieovereenkomsten (denk hierbij aan administratie, facturering, etc.) en het afhandelen van vragen over die overeenkomsten.
  • SURFmarket verzorgt periodieke rapportages voor ICT-leveranciers en uitgevers en is verantwoordelijk voor het doen van licentieafdrachten aan deze partijen.
  • SURFmarket ziet toe op juiste naleving van de in de raam- en bemiddelingsovereenkomsten bepaalde voorwaarden, plus het onderhouden en doorontwikkelen van modelovereenkomsten.
  • SURFmarket past het Juridisch normenkader cloudservices hoger onderwijs toe, inclusief communicatie daarover naar instellingen en eindgebruikers, teneinde een juridisch verantwoord portfolio te kunnen borgen.
  • SURFmarket adviseert instellingen over de inhoud van de diverse raam- en bemiddelingsovereenkomsten.

4. Distributie van bij raam- en bemiddelingsovereenkomsten horende software, clouddiensten en content
Distributie vindt plaats aan instellingen en gebruikers. Enerzijds via Mijn SURFmarket. Dit is het online portal waar specifieke contactpersonen van instellingen de rechten op het gebruik van software, cloud en content regelen. Anderzijds via SURFspot. Dit is de ICT-webwinkel waar studenten en medewerkers voor eigen gebruik software, cloud, content en hardware kunnen afnemen. Het aanbod in SURFspot wordt mede bepaald door de licentieportefeuille van de instelling.

4. Wat zijn optionele diensten?

Dit zijn alle diensten en producten waarvoor geen afnameverplichting geldt. Het staat instellingen vrij om deze diensten en producten al dan niet via SURFmarket af te nemen. De rechtmatigheid is hierbij de verantwoordelijkheid van de instellingen zelf.

5. Welke optionele diensten biedt SURFmarket in 2017?

Diensten en producten die buiten het kernpakket afgenomen worden behoren tot de optionele diensten van SURFmarket. Dit zijn producten en diensten anders dan Adobe, IBM SPSS, Microsoft, Oracle, SAP Business Objects en Symantec.

Onder optionele diensten vallen:

Kernpakket SURFmarket   Optionele diensten SURFmarket

-administratief
- financieel
- juridisch
- advisering

  • Distributie van bij raam- en bemiddelingsovereenkomsten horende software, clouddiensten en content aan instellingen en/of gebruikers via de kanalen SURFmarket.nl en SURFspot.nl
  • Software en clouddiensten: raamovereenkomsten in geval van campus- en groepslicenties
  • Content: bemiddelingsovereenkomsten voor courseware SURFspot.nl branded store
  • Raamovereenkomsten voor ICT-diensten of hardware
  • Specifieke diensten:

HBO Kennisbank (HKI)
SURFSharekit


6. Wat betekent de verplichting tot afname?

Voor diensten in het kernpakket geldt een afnameverplichting. Als leden behoefte hebben aan een dienst die in het kernpakket van SURFmarket is opgenomen, dan moeten zij die dienst afnemen bij SURFmarket. Leden mogen deze dienst dus niet elders in de markt afnemen. Een instelling heeft echter niet de verplichting een product of de dienst te gaan gebruiken indien daar geen behoefte aan is. Bij optionele diensten geldt de afnameverplichting niet en is de instelling zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid.

Als een lid een dienst die behoort tot het kernpakket bij een derde wil afnemen, dan moet het lid vooraf aannemelijk maken dat daarvoor een noodzaak bestaat, bijvoorbeeld omdat de betreffende dienst van SURFmarket zich niet leent voor toepassing binnen de organisatie.

7. Wat zijn de kosten voor het kernpakket en optionele diensten?

Er is geen sprake van kosten sec voor het kernpakket of optionele diensten. Onderwijs- en onderzoeksinstellingen betalen voor de dienstverlening van SURFmarket op basis van de Algemene Dienstverleningsovereenkomst (ADVO). Vervolgens betalen de instellingen voor de diensten en producten die zij aanschaffen, op basis van specifieke afname.

De enige uitzondering vormen de kosten bij optionele aanbestedingstrajecten: SURFmarket kan een aanbestedingstraject verzorgen indien een groep instellingen een gezamenlijke behoefte heeft bij inkoop van ICT-diensten of hardware die niet binnen het kernpakket vallen. Bij deze optionele aanbestedingstrajecten buiten het kernpakket, worden de kosten verdeeld onder de deelnemende instellingen.

8. Hoe komt het kernpakket tot stand?

De ledenraad van de coöperatie SURF stelt jaarlijks het kernpakket vast.

9. Wat is een raamovereenkomst?

Een raamovereenkomst (mantelovereenkomst) is een hoofdovereenkomst en wordt gesloten met 1 of meerdere ondernemers (mantelpartijen). De raamovereenkomst zelf is geen opdracht, maar een voorbereidende stap voor het plaatsen van opdrachten.

Een raamovereenkomst is daarmee bedoeld als kader voor het plaatsen van een stroom van toekomstige opdrachten. Voor de looptijd van de overeenkomst staan hierin een reeks overeengekomen voorwaarden, zoals prijs- en kwaliteitskernmerken, waaronder toekomstige opdrachten zullen worden gegund. Een raamovereenkomst heeft betrekking op een in de overeenkomst beschreven specifieke categorie producten of diensten. Voor het daadwerkelijk plaatsen van opdrachten binnen de raamovereenkomst worden aparte overeenkomsten afgesloten. Hierbij worden de gunningsvoorwaarden, die in de raamovereenkomst zijn vastgelegd, toegepast.

10. Wat is een consortiumlicentie?

Een consortiumlicentie is het licentiemodel dat het gebruiksrecht voor software of content voor een (gesloten) groep van instellingen omvat. Voor dit type overeenkomst geldt dat de vraag van de leden homogeen is. SURFmarket verzorgt de inkoop via een of meerdere raamovereenkomsten en neemt hiermee de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid op zich.

11. Wat zijn bemiddelingsovereenkomsten?

Een bemiddelingsovereenkomst is de overeenkomst tussen SURFmarket en een leverancier, waarin de voorwaarden zijn opgenomen waaronder de bemiddeling van SURFmarket ten behoeve van de instellingen plaatsvindt.

De term ‘bemiddelingsovereenkomst’ wordt gehanteerd voor zowel overeenkomsten die tot stand zijn gekomen door een ‘regulier’ onderhandelingstraject, als voor overeenkomsten die tot stand zijn gekomen middels een aanbestedingsprocedure. De uitvoering van een bemiddelingsovereenkomst door SURFmarket leidt voor instellingen tot de mogelijkheid om gebruik te maken van speciale licentievoorwaarden en voor aanbieders tot de mogelijkheid om de licentieadministratie, de financiële afhandeling daarvan en communicatiediensten te laten verzorgen.

12. Wat is een licentieovereenkomst?

Een licentieovereenkomst (en de bewerkersovereenkomst) is een bijlage bij de bemiddelingsovereenkomst. Hierin staan de (licentie)voorwaarden voor gebruik van software of content door de instellingen en de overige afspraken die tot stand komen tussen de leverancier en de instelling bij het sluiten van de licentieovereenkomst met de leverancier via Mijn SURFmarket.

13. Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een bemiddelingsovereenkomst?

Een raamovereenkomst (mantelovereenkomst) is een hoofdovereenkomst. Deze wordt gesloten met 1 of meerdere ondernemers (mantelpartijen). De raamovereenkomst zelf is geen opdracht, maar een voorbereidende stap voor het plaatsen van opdrachten. Een raamovereenkomst kan een vorm van bemiddelingsovereenkomst zijn.

14. Wat is sourceware?

Sourceware is het contentaanbod vanuit bemiddelingsovereenkomsten met (wetenschappelijke) uitgevers, aan te schaffen door een instelling. Afspraken hierover zijn vastgelegd tussen de universiteitsbibliotheken (UKB) en hogeschoolbibliotheken (SHB) met SURFmarket in de gesloten dienstverleningsovereenkomst.

15. Wat is courseware?

Courseware is direct aan het onderwijs gerelateerd leermateriaal, aan te schaffen door de eindgebruiker (student en docent).