Privacyverklaring SURF

SURF hecht belang aan de privacy van aangesloten instellingen en bezoekers van de website. Als we je persoonsgegevens vragen, gaan we daar zorgvuldig mee om. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming. Hierover lees je alles in onze privacyverklaring.

Hoe gaan we om met je gegevens?

Privacy

Als SURF persoonsgegevens van je vraagt en verwerkt, dan staat je privacy voorop. Dat betekent onder andere dat:

  • we duidelijk vermelden voor welke doeleinden we je persoonsgegevens verwerken. Dat doen we via deze privacyverklaring.
  • we alleen de persoonsgegevens vragen die nodig zijn voor legitieme doeleinden.
  • we je persoonsgegevens goed beveiligen, en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht je persoonsgegevens verwerken.
  • je je persoonsgegevens altijd kunt inzien, corrigeren of verwijderen. 

Beveiligingsmaatregelen

We hebben onder andere de volgende veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen:

  • Ons systeem is alleen toegankelijk vanuit het SURF-netwerk en via een beveiligde VPN-verbinding.
  • We maken gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS) om de veiligheid van datatransfers te waarborgen.
  • We treffen organisatorische en fysieke toegangsmaatregelen.

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

We verwerken je gegevens voor het:

Inschrijving evenementen

Als je je via onze website aanmeldt voor een evenement, vragen we de volgende persoonsgegevens:

  • voor- en achternaam (verplicht veld)
  • e-mailadres (verplicht veld)
  • organisatie waar je werkt (verplicht veld)
  • organisatiesector waarin je werkt
  • functie
  • betalingsgegevens
  • dieetvoorkeuren
  • eventuele overige informatie die je vrijwillig invult 

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). Daarnaast kunnen we op basis van deze gegevens statistisch onderzoek doen, om zo onze diensten te kunnen verbeteren (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang SURF). 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

SURF bewaart je gegevens tot 13 maanden na het evenement, voor het verrichten van statistisch onderzoek. Als je je inschrijft voor een betaald evenement, bewaart SURF je gegevens 10 jaar. Dit is de wettelijke bewaartermijn. 

SURF Magazine

Als je je via de website aanmeldt om het kwartaalblad SURF Magazine te ontvangen, vragen we de volgende persoonsgegevens:

  • voor- en achternaam
  • geslacht
  • adres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • organisatie waar je werkt
  • organisatiesector waarin je werkt
  • functie

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding voor SURF Magazine te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). In ieder SURF Magazine lees je hoe je je kunt afmelden. Afmelden kan door een e-mail te sturen aan communicatie@surf.nl.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren je gegevens zolang je abonnee bent van SURF Magazine. Nadat je je hebt afgemeld, verwijderen we je gegevens direct. 

Webformulieren

Via onze website kun je formulieren invullen voor verschillende doeleinden. Zo kun je je bijvoorbeeld aanmelden als spreker voor een evenement of een feedbackformulier invullen. Als je een webformulier invult, kan SURF de volgende gegevens van je vragen:

  • voor- en achternaam
  • adres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • interessegebied
  • organisatie waar je werkt
  • organisatiesector waarin je werkt
  • functie
  • eventuele overige informatie die je vrijwillig invult

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding of vraag te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren je gegevens tot 1 maand nadat je vraag of aanmelding volledig verwerkt is, zodat we eventuele vervolgvragen nog kunnen beantwoorden. 

Online nieuwsbrief SURF Nieuws

Als je je aanmeldt voor onze online nieuwsbrief SURF Nieuws, vragen we de volgende persoonsgegevens::

  • voor- en achternaam
  • e-mailadres
  • organisatie waar je werkt
  • interessegebied
  • Iedere nieuwsbrief van SURF bevat onderaan de nieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Nadat je je hebt afgemeld voor SURF Nieuws, ontvang je deze per direct niet meer. 

CRM

SURF maakt gebruik van een CRM-systeem voor het vastleggen van contractgegevens van instellingen, leveranciers en andere relaties. Hierin worden ook gegevens van contactpersonen van SURF vastgelegd. SURF kan via het CRM-systeem de volgende gegevens verwerken:

  • voor- en achternaam 
  • geslacht
  • adres
  • telefoonnummer
  • mobiel nummer
  • rol of functie
  • afdeling
  • instelling of organisatie waarbij je bent betrokken
  • e-mailadres
  • kort zakelijk bezoekverslag, als onze relatiemanager bij jou op bezoek is geweest

Waarom verwerken we deze gegevens?

Deze gegevens hebben we nodig om contact met je op te nemen voor het bieden van ondersteuning (rechtsgrond verwerking: uitvoering van de overeenkomst van SURF met jou of met de instelling of het bedrijf waarvoor je werkzaam bent). 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren we zolang als wettelijk nodig is. Zo bewaren we de gegevens die behoren tot de wettelijke basisadministratie tot 10 jaar na het eindigen van de overeenkomst. In alle andere gevallen bewaren we je gegevens tot 1 jaar na het eindigen van de overeenkomst. 

Aan wie verstrekken we je gegevens?

We verstrekken we de jou verstrekte gegevens alleen aan derde partijen als dit noodzakelijk is om de betreffende dienst aan jou te kunnen leveren.

Verder verstrekken we je gegevens alléén aan andere partijen na jouw toestemming, tenzij het wettelijk verplicht of toegestaan is je gegevens te verstrekken. Zo kan bijvoorbeeld de politie in het kader van een fraudeonderzoek gegevens bij ons opvragen. SURF is dan wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Welke rechten heb je met betrekking tot je gegevens?

We verwerken jouwpersoonsgegevens, dus jijkunt bepalen wat ermee gebeurt. Je kunt daarvoor contact opnemen met SURF, zie de contactgegevens onderaan deze pagina. Wat kun je precies met de aan ons verstrekte gegevens?

  • Je kunt ons verzoeken om inzage in de gegevens die we van jou verwerken.
  • Je kunt ons verzoeken om je gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn.
  • Je kunt bezwaar maken als we je gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang van SURF. 
  • Je kunt ons verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken.
  • Je kunt een digitaal overzicht opvragen van de gegevens die we van jou verwerken en je hebt het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere dienstverlener.
  • Je kunt de toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekken, bijvoorbeeld door je af te melden voor een nieuwsbrief. Let op: de verwerking van je persoonsgegevens vóór het intrekken van je toestemming, blijft rechtmatig

Vind je dat SURF niet goed omgaat met je persoonsgegevens, dan kun je een klacht indienen bij SURF. Als jij en SURF er samen niet uitkomen, kun je een klacht over SURF indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden waarnaar we linken op onze website. SURF kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je aan de privacyverklaring(en) van deze website(s) te lezen alvorens van deze website(s) gebruik te maken.

Wijziging privacyverklaring

SURF kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Cookiebeleid

Lees ook onze cookieverklaring, waar we uitleggen welke cookies we gebruiken op onze website en met welk doel. 

Contactgegevens SURF

Algemeen

SURF
Moreelsepark 48
3511 EP  Utrecht
communicatie@surf.nl
+31-887873000                                                     

Functionaris Gegevensbescherming

Evelijn Jeunink
evelijn.jeunink@surfnet.nl

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 28 juni 2018.

Laatste wijziging op 27 sep 2018