Privacyverklaring

SURF hecht belang aan de privacy van zijn instellingen en bezoekers van de website. We gaan daarom zorgvuldig om met je persoonsgegevens en houden ons daarbij aan de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene verordening gegevensbescherming. Hierover lees je alles in onze privacyverklaring.

Over deze privacyverklaring

De coöperatie SURF is een samenwerkingsorganisatie voor onderwijs en onderzoek in Nederland. De coöperatie SURF bestaat uit het bureau van de coöperatie (SURF-bureau) en 3 werkmaatschappijen: SURFmarket, SURFnet en SURFsara (hierna gezamenlijk: “SURF”). De 3 werkmaatschappijen en SURFbureau werken steeds nauwer samen om een zo goed mogelijk aanbod te kunnen doen aan de leden van de coöperatie. In het kader van deze samenwerking en het feit dat alle SURF-organisaties primair werken voor de leden, zal SURF met de bovengenoemde SURF-organisaties gezamenlijk optreden als verwerkingsverantwoordelijken voor de in deze privacyverklaring genoemde verwerkingen.

Het gaat hierbij om het verwerken van je gegevens voor het:

SURF acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang.  We verwerken en beveiligen je persoonsgegevens dan ook zorgvuldig.

Bij deze verwerking houdt SURF zich aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

  • we duidelijk vermelden voor welke doeleinden we je persoonsgegevens verwerken. Dat doen we via deze privacyverklaring.
  • we het verzamelen van je persoonsgegevens beperken tot alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden.
  • we passende beveiligingsmaatregelen nemen om je persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht je persoonsgegevens verwerken.
  • we je recht respecteren om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

We raden je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Inschrijving evenementen

Via onze website kun je je aanmelden voor evenementen van SURF. Als je je via onze website aanmeldt voor een evenement, kan SURF de onderstaande gegevens van je verwerken:

  • voor- en achternaam (verplicht veld)
  • e-mailadres (verplicht veld)
  • organisatie, waarbij je werkzaam bent (verplicht veld)
  • organisatiesector, waarin je werkzaam bent
  • functie
  • betalingsgegevens
  • dieetvoorkeuren
  • eventuele overige informatie die je vrijwillig invult

Rechtsgrond

De verwerking van je gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die SURF met jou aangaat voor jouw deelname aan het betreffende evenement van SURF (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
Daarnaast voeren we statistisch onderzoek uit met je gegevens. Deze verwerking vindt plaats op grond gerechtvaardigd belang van SURF (artikel 6 lid 1 sub f AVG). SURF heeft belang bij het verrichten van statistisch onderzoek, om zo haar diensten te verbeteren.

Bewaartermijnen

Wanneer je je inschrijft voor een evenement van SURF via onze website, bewaart SURF je gegevens tot het betreffende evenement plaatsvindt en daarna nog gedurende een periode van 13 maanden voor het verrichten van statistisch onderzoek. Als je je inschrijft voor een betaald evenement, bewaart SURF je gegevens gedurende een periode van 10 jaar, in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijn.

SURF Magazine

SURF verstuurt het SURF Magazine met nieuws en achtergrondinformatie over ICT voor het onderwijs en onderzoek in Nederland.

Als je je via de website aanmeldt om het SURF Magazine te ontvangen, kan SURF de volgende gegevens van je verwerken:

  • voor- en achternaam
  • geslacht
  • adres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • organisatie, waarbij je werkzaam bent
  • organisatiesector, waarin je werkzaam bent
  • functie

Rechtsgrond

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst met jou tot het toesturen van het SURF Magazine (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Ieder SURF Magazine bevat een beschrijving in de colofon van hoe je je kunt afmelden. Afmelden kan door een e-mail te sturen aan communicatie@surf.nl.

Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de bovengenoemde doelstelling. Nadat je je hebt afgemeld, verwijderen we je gegevens direct.

Webformulieren

Via onze website kun je formulieren invullen voor wisselende doeleinden. Zo kun je je bijvoorbeeld aanmelden als spreker voor een evenement of een feedbackformulier invullen. Als je een dergelijk formulier via onze website invult, kan SURF de volgende gegevens van jou verwerken:

  • voor- en achternaam
  • adres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • interessegebied
  • organisatie, waarbij je werkzaam bent
  • organisatiesector, waarin je werkzaam bent
  • functie
  • eventuele overige informatie die je vrijwillig invult

Rechtsgrond

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst met jou voor de betreffende dienst door SURF (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Bewaartermijnen

Als je een websiteformulier invult, bewaren we je gegevens voor zolang als naar de aard van het formulier nodig is voor de volledige beantwoording en/of afhandeling daarvan en tot 1 maand hierna voor eventuele vervolgvragen.

Online nieuwsbrief SURF Nieuws

SURF verstuurt je per e-mail de nieuwsbrief SURF Nieuws met korte nieuwsberichten over ICT in onderwijs en onderzoek, de laatste internetontwikkelingen, en producten en diensten van SURF, als je je hiervoor hebt aangemeld. Bij je aanmelding voor SURF Nieuws kun je je ook aanmelden voor andere informatieve mailings vanuit SURF, bijvoorbeeld uitnodigingen voor bijeenkomsten.

Als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, kan SURF de volgende gegevens van je verwerken:

  • voor- en achternaam
  • e-mailadres
  • organisatie, waarbij je werkzaam bent
  • interessegebied

Rechtsgrond

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst met jou tot het toesturen van de nieuwsbrief SURF Nieuws (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Iedere nieuwsbrief van SURF bevat onderaan de nieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.

Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de bovengenoemde doelstelling. Nadat je je hebt afgemeld voor de nieuwsbrief, worden je gegevens direct verwijderd.

CRM

SURF maakt gebruik van een CRM-systeem voor het vastleggen van contractgegevens van instellingen, leveranciers en andere relaties. Hierin worden contactgegevens van contactpersonen voor SURF vastgelegd. Middels deze gegevens kunnen we contact met je opnemen voor het bieden van ondersteuning en support. SURF kan via zijn CRM-systeem de volgende gegevens van jou verwerken:

  • voor- en achternaam
  • geslacht
  • adres
  • telefoonnummer
  • mobiel nummer
  • of je een abonnement hebt op SURF Magazine
  • rol of functie
  • afdeling
  • instelling of organisatie waarbij je bent betrokken
  • e-mailadres
  • kort zakelijk bezoekverslag, als onze relatiemanager bij jou op bezoek is geweest

Rechtsgrond

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die SURF heeft gesloten of gaat sluiten met jou of met de instelling of het bedrijf waarvoor je werkzaam bent (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Bewaartermijnen

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren we overeenkomstig de duur van deze wettelijke bewaarplicht. Zo bewaren we de gegevens die behoren tot de wettelijke basisadministratie gedurende een periode van 10 jaar na het eindigen van de bovengenoemde overeenkomst. In alle andere gevallen bewaren we je gegevens gedurende een periode van maximaal 1 jaar na het eindigen van de overeenkomst.

Ontvangers van je gegevens

De door jou verstrekte gegevens worden alleen aan derde partijen verstrekt als dit noodzakelijk is om de betreffende dienst aan jou te kunnen leveren.

Verder verstrekt SURF de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen als je hiervoor geen toestemming hebt gegeven, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van een fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval is SURF wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Beveiliging

We hebben onder andere de volgende veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen:

  • Ons systeem is alleen toegankelijk vanuit het SURF-netwerk en via een beveiligde VPN-verbinding.
  • We maken gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS) om de veiligheid van datatransfers te waarborgen.
  • We treffen organisatorische toegangsmaatregelen.
  • We treffen fysieke toegangsmaatregelen.

Je rechten met betrekking tot je gegevens

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

  • Je kunt een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering van je gegevens wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn.
  • Je kunt een verzoek indienen om inzage te verkrijgen in de gegevens die we van jou verwerken.
  • Je kunt bezwaar maken tegen verwerking van je gegevens, als we je gegevens verwerken op basis van een eigen gerechtvaardigd belang of op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang.
  • Je kunt een verzoek indienen tot beperking van de verwerking van je gegevens ten aanzien van de verwerking van gegevens waartegen je bezwaar hebt gemaakt, die je onrechtmatig acht, waarvan je de juistheid van de persoonsgegevens hebt betwist of wanneer we de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je ze nodig hebt in het kader van een rechtsvordering.
  • Je kunt een overzicht, in een gestructureerde en gangbare vorm opvragen van de gegevens die we van jou verwerken en je hebt het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere dienstverlener.
  • Je kunt de door jou gegeven toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekken. Zo kun je bijvoorbeeld je toestemming tot het versturen van de nieuwsbrief intrekken door op de link in de betreffende e-mail te klikken. Het intrekken van je toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van je toestemming vóór de intrekking daarvan;
  • Als je van mening bent dat SURF niet goed omgaat met je persoonsgegevens kun je een klacht indienen bij SURF. Als jij en SURF er echter niet samen uitkomen en het antwoord van SURF op je klacht niet leidt tot een acceptabel resultaat, heb je het recht om een klacht over SURF in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Om deze rechten uit te kunnen oefenen, kun je contact opnemen met SURF via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. SURF kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je aan de privacyverklaring(en) van deze website(s) te lezen alvorens van deze website(s) gebruik te maken.

Wijziging privacyverklaring

SURF behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Cookiebeleid

Lees ook onze cookieverklaring. Daarin lees je welke cookies we via surf.nl op je computer plaatsen en waarom.

Contactgegevens algemeen

SURF
Moreelsepark 48
3511 EP  Utrecht
communicatie@surf.nl
+31-887873000

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 13 april 2018.

Laatste wijziging op 24 apr 2018