Privacystatement SURFdrive

SURFdrive is een dienst die is ontwikkeld om makkelijk bestanden te kunnen delen en samen te werken aan bestanden. Zowel binnen als buiten de organisatie, dus ook binnen de onderwijs/onderzoek doelgroep. Voor het delen en samenwerken  is het noodzakelijk om rechten toe te kennen aan bepaalde personen (om bijvoorbeeld iemand  toegang te geven tot een map), en daar is een bepaalde identifier voor nodig. Vandaar dat deze identifier (vaak in de vorm van naam en e-mailadres) op te zoeken is wanneer je bestanden gaat delen. En omdat er ook tussen organisaties wordt samengewerkt, kun je ook personen opzoeken die geen onderdeel uitmaken van je eigen organisatie. Het kunnen zoeken naar personen wordt hier gezien als noodzakelijk onderdeel van de te leveren samenwerkingsdienst. Om het zoeken naar andere gebruikers gemakkelijker te maken worden er zoeksuggesties gegeven. Indien je niet opgenomen wilt worden in de lijst met zoeksuggesties dan kan dit ook. Gebruikers kunnen je dan alleen vinden als ze jouw gebruikersnaam weten, of je volledige naam (zoals je in SURFdrive bekend bent). Meer informatie over deze functionaliteit kun je terug vinden bij onze veelgestelde vragen.

Dataverzameling

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

• voornaam (van de gebruiker en van de afnemer)
• achternaam (van de gebruiker en van de afnemer)
• e-mailadres (van de gebruiker en van de afnemer)
• organisatie (van de gebruiker en van de afnemer)
• toegangs- of identificatiegegevens (van de gebruiker)
• loggegevens (van de gebruiker)
• IP-adres (van de gebruiker)
• Andere persoonsgegevens: via SURFdrive kun je bestanden opslaan, synchroniseren en delen. In die bestanden kunnen mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens zitten, maar als dienstaanbieder weten we niet de inhoud van de bestanden en deze willen we ook niet weten. Jij bent zelf verantwoordelijk voor deze bestanden en de inhoud hiervan. Wij verwerken ten behoeve van de dienstverlening ook de bestandsnaam en de bijbehorende metadata.

Datalogging

Wij willen je informeren dat wanneer je onze app (Android/iOS/Windows/MacOS) gebruikt, wij in geval van een fout *niet* standaard gegevens en informatie verzamelen. In plaats daarvan kunnen gebruikers ervoor kiezen om logging aan te zetten in de app-instellingen en kunnen ze die logs dan handmatig naar ons sturen, als ze dat willen. Logs bevatten technische informatie die belangrijk is om de fout of het probleem te begrijpen en op te lossen. Er wordt geen gevoelige en persoonlijke informatie in de logs opgenomen. De gebruikersnaam en servernaam en de schermnaam kunnen verschijnen. Alle andere authenticatie-informatie wordt geredigeerd. Logs worden *nooit* gedeeld met 3rd-party-apps.

• Loggegevens bewaren we 180 dagen (een half jaar). We hebben voor die periode gekozen omdat we weleens vragen krijgen over problemen die in de afgelopen maanden hebben plaatsgevonden. Als we de loggegevens nog hebben, kunnen wij nog voor je nagaan wat er is misgegaan. Na 180 dagen verwijderen we de logbestanden.
• We bewaren ook je eduPersonPrincipalName (ePPN). Dat is je loginnaam in de vorm 'gebruikersnaam@instellingsnaam'. We bewaren je ePPN om statistieken te verzamelen, voor accounting en om te voldoen aan wettelijke belastingregels. Voor dat laatste doel moeten we je ePPN 10 jaar bewaren, maar dat doen we wel gehasht volgens de richtlijnen van de Belastingdienst: na 180 dagen wordt je gebruikersnaam vervangen door een tekenreeks, bijvoorbeeld: 'nth8uztcyi5vc7ew8tpt@instellingsnaam', zodat het niet meer te herleiden is.
• Alle andere gegevens die we hierboven vermelden bewaren we zolang je gebruikmaakt van de dienst.
• Als je account verwijderd is van SURFdrive, zorgen we ervoor dat alle data na 60 dagen van onze servers en backups verwijderd is.