Privacyverklaring SURF Onderwijsawards 2019

banner surf onderwijsawards

Over deze privacyverklaring

De coöperatie SURF is een samenwerkingsorganisatie voor onderwijs en onderzoek in Nederland. De coöperatie SURF bestaat uit het bureau van de coöperatie (SURF-bureau) en 3 werkmaatschappijen: SURFmarket, SURFnet en SURFsara (hierna gezamenlijk: “SURF”). De 3 werkmaatschappijen en SURFbureau werken steeds nauwer samen om een zo goed mogelijk aanbod te kunnen doen aan de leden van de coöperatie. In het kader van deze samenwerking en het feit dat alle SURF-organisaties primair werken voor de leden, zal SURF met de bovengenoemde SURF-organisaties gezamenlijk optreden als verwerkingsverantwoordelijken voor de in deze privacyverklaring genoemde verwerkingen.

Het gaat hierbij om het verwerken van je gegevens voor het:

  • Nomineren van potentiele deelnemers voor de SURF Onderwijsawards
  • Deelnemen aan de SURF Onderwijsawards
  • Door SURF online publiceren van gegevens van de top 3 na afloop van de SURF Onderwijsawards

SURF acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. We verwerken en beveiligen je persoonsgegevens dan ook zorgvuldig.

Bij deze verwerking houdt SURF zich aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat:

  • we duidelijk vermelden voor welke doeleinden we je persoonsgegevens verwerken. Dat doen we via deze privacyverklaring.
  • we het verzamelen van je persoonsgegevens beperken tot alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden.
  • we passende beveiligingsmaatregelen nemen om je persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht je persoonsgegevens verwerken.
  • we je recht respecteren om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

We raden je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Nomineren van potentiele deelnemers voor de SURF Onderwijsawards
Via onze website kun je je jezelf of iemand anders nomineren voor de SURF Onderwijsawards. Daarvoor is het nodig om een beperkte set aan persoonsgegevens van zowel de genomineerde als de nomineerder te verwerken. Van de genomineerde kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

Naam

Onderwijsinstelling

Functie

E-mailadres

Omschrijving van de bijdrage van de genomineerde

Omschrijving resultaat genomineerde op het gebied van onderwijsinnovatie en ICT

Als de genomineerde door een ander wordt genomineerd, kunnen de volgende gegevens van de nomineerder worden verwerkt, ten einde contact op te kunnen nemen omtrent de nominatie:

Naam

Onderwijsinstelling

Functie

E-mailadres

Rechtsgrond
De verwerking van je gegevens vindt plaats op basis van het gerechtvaardigd belang van SURF, de onderwijssector en de genomineerden. Het gerechtvaardigde belang van SURF en de onderwijssector is het organiseren van de SURF Onderwijsawards. De awards hebben als doel om innovatie en veranderingen in het onderwijs zichtbaar te maken en te stimuleren. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om iemand te nomineren voor de awards. Het belang van de genomineerde is om deel te kunnen nemen aan de SURF Onderwijsawards.  

Recht van bezwaar
Ben jij door iemand anders genomineerd voor de SURF Onderwijsawards, dan verwerkt SURF jouw gegevens. Je hebt het recht hier bezwaar tegen te maken. Dit kan door een e-mail te sturen naar onderwijsinnovatie@surf.nl of telefonisch contact op te nemen met ons via +31-887873000. In dat geval verwijdert SURF jouw gegevens direct.

Bewaartermijnen
Wanneer je iemand anders nomineert voor de SURF Onderwijsawards, bewaart SURF jouw gegevens tot één maand na de uitreiking van de SURF Onderwijsawards .

Ook wanneer je jezelf nomineert voor de awards of je door iemand anders wordt genomineerd, bewaart SURF je gegevens tot één maand na de uitreiking van de SURF Onderwijsawards. In sommige gevallen verwijdert SURF je gegevens eerder:

  • Als je op basis van je nominatie niet wordt uitgenodigd tot deelname aan de SURF Onderwijsawards, worden jouw gegevens verwijderd zodra de selectie hiervoor is gemaakt door de organisatie van de SURF Onderwijsawards.
  • Als je wel wordt uitgenodigd tot deelname aan de SURF Onderwijsawards, maar niet reageert op de uitnodigingsmail tot deelname, verwijdert SURF jouw gegevens na afloop van de nominatietermijn.
  • Als je wordt uitgenodigd tot deelname aan de SURF Onderwijsawards, maar niet wenst deel te nemen, verwijdert SURF jouw gegevens direct na jouw afmelding.

Deelnemen aan de SURF Onderwijsawards
Nadat de organisatie van de SURF Onderwijsawards een selectie heeft gemaakt op basis van de deelnemersvoorwaarden, kan je een uitnodiging ontvangen om je officieel aan te melden voor de awards. Als je je aanmeldt voor deelname, kan SURF de onderstaande gegevens van je verwerken en publiceren om aandacht te genereren voor het evenement en de genomineerden:

Naam

Wordt online gepubliceerd

Onderwijsinstelling

Wordt online gepubliceerd

Categorie voor deelname

Wordt online gepubliceerd

Functie

Wordt online gepubliceerd

Foto

Wordt online gepubliceerd

Biografie

Wordt online gepubliceerd

(Video)presentatie van de top 3

Wordt online gepubliceerd

Video van de winnaars

Wordt online gepubliceerd

Interview van de winnaars

Wordt online gepubliceerd

E-mailadres

Wordt niet online gepubliceerd

Rechtsgrond
De verwerking van je gegevens vindt plaats op grond van jouw toestemming. Bij inschrijving voor de SURF Onderwijsawards ga je akkoord met de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Bewaartermijnen
Wanneer je je aanmeldt voor de SURF Onderwijsawards, bewaart SURF jouw gegevens in principe tot één maand na de awarduitreiking. Voor gegevens van de deelnemers die in de top 3 belanden, gelden afwijkende bewaartermijnen. Die worden hierna onder ‘Online publiceren van gegevens van de top 3 na afloop van de SURF Onderwijsawards’ verder toegelicht. 

Online publiceren van gegevens van de top 3 na afloop van de SURF Onderwijsawards
Als je tot de top 3 behoort van de SURF Onderwijsawards, verwerkt en publiceert SURF jouw gegevens ook na afloop van de awards, om via de website verslaggeving te maken van, en kenbaarheid te geven aan het evenement en de winnaars. SURF kan hiervoor de volgende gegevens online publiceren:

Naam

Foto

Categorie voor deelname

Onderwijsinstelling

Beeldmateriaal in Terugblikvideo van de SURF Onderwijsawards

Video van de winnaars (enkel van de winnaars)

Interview (enkel van de winnaars)

Rechtsgrond
De grondslag voor deze gegevensverwerking is het gerechtvaardigd belang van SURF en dat van de onderwijssector. SURF en de onderwijssector hebben er belang bij dat er verslaggeving plaatsvindt van het evenement, de winnaars en de top 3 via bijvoorbeeld de website en de nieuwsbrief.

Bewaartermijnen
Voor de gegevens van de winnaars van de SURF Onderwijsawards hanteert SURF de volgende bewaartermijnen:

Persoonsgegevens

Termijn

Doel

Biografie

Tot één maand na de awarduitreiking

Het genereren van aandacht voor de genomineerden en de awards via de website

E-mailadres

Tot 1 jaar na het einde van de awards

Uitnodigen als jurylid voor de volgende editie

Videopresentatie winnaars, interview

Voor zolang de video of het interview nieuwswaardig of informatief is en jij jouw toestemming niet hebt ingetrokken

Verslaggeving maken van en kenbaarheid geven aan de SURF Onderwijsawards en haar winnaars via de website

Naam, foto, categorie deelname, functie, onderwijsinstelling, beeldmateriaal in Terugblikvideo van de SURF Onderwijsawards

Voor zolang de gegevens nieuwswaardig of informatief zijn

Verslaggeving maken van en kenbaarheid geven aan de SURF Onderwijsawards en haar winnaars via de website

Voor de gegevens van de deelnemers die als nummer 2 en 3 eindigen, hanteert SURF de volgende bewaartermijnen:

Persoonsgegevens

Termijn

Doel

Biografie

Tot één maand na de awarduitreiking

Het genereren van aandacht voor de genomineerden en de awards via de website

E-mailadres

Tot 1 jaar na het einde van de awards

Het benaderen voor de promotie van de volgende editie van de awards

Naam, foto, categorie deelname, onderwijsinstelling, functie, beeldmateriaal in Terugblikvideo van de SURF Onderwijsawards

Voor zolang de gegevens nieuwswaardig of informatief zijn

Verslaggeving maken van en kenbaarheid geven aan de SURF Onderwijsawards en de top 3 via de website

Let op: in het kader van journalistieke verslaggeving van het evenement, is het in principe niet mogelijk om jouw naam, foto, functie, onderwijsinstelling of beeldmateriaal in de Terugblikvideo van de SURF Onderwijsawards te laten verwijderen als je tot de top 3 behoort. 

Ontvangers van je gegevens

De door jou verstrekte gegevens worden alleen aan derde partijen verstrekt als dit noodzakelijk is voor het organiseren van de SURF Onderwijsawards.

Verder verstrekt SURF de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen als je hiervoor geen toestemming hebt gegeven, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van een fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval is SURF wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Daarnaast kan SURF een gedeelte van de door jou verstrekte gegevens online publiceren in het kader van het genereren van aandacht voor het evenement en de genomineerde. Dit gebeurt in overeenstemming met de hierboven genoemde termijnen en procedures.

Beveiliging

We hebben onder andere de volgende veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen:

  • Ons systeem is alleen toegankelijk vanuit het SURF-netwerk en via een beveiligde VPN-verbinding.
  • We maken gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS) om de veiligheid van datatransfers te waarborgen.
  • We treffen organisatorische toegangsmaatregelen.
  • We treffen fysieke toegangsmaatregelen.
     

Je rechten met betrekking tot je gegevens

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

  • Je kunt een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering van je gegevens wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn.
  • Je kunt een verzoek indienen om inzage te verkrijgen in de gegevens die we van jou verwerken.
  • Je kunt bezwaar maken tegen verwerking van je gegevens, als we je gegevens verwerken op basis van een eigen gerechtvaardigd belang of op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang.
  • Je kunt een verzoek indienen tot beperking van de verwerking van je gegevens ten aanzien van de verwerking van gegevens waartegen je bezwaar hebt gemaakt, die je onrechtmatig acht, waarvan je de juistheid van de persoonsgegevens hebt betwist of wanneer we de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je ze nodig hebt in het kader van een rechtsvordering.
  • Je kunt een overzicht, in een gestructureerde en gangbare vorm opvragen van de gegevens die we van jou verwerken en je hebt het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere dienstverlener.
  • Je kunt de door jou gegeven toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekken. Het intrekken van je toestemming doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van je toestemming vóór de intrekking daarvan. Daarnaast geldt dat het voor sommige gegevens niet mogelijk is om je toestemming in te trekken als je in de top 3 belandt, op grond van het belang van de journalistieke verslaggeving van de SURF Onderwijsawards.
  • Als je van mening bent dat SURF niet goed omgaat met je persoonsgegevens kun je een klacht indienen bij SURF. Als jij en SURF er echter niet samen uitkomen en het antwoord van SURF op je klacht niet leidt tot een acceptabel resultaat, heb je het recht om een klacht over SURF in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vind je op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Om deze rechten uit te kunnen oefenen, kun je contact opnemen met SURF via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. SURF kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je aan de privacyverklaring(en) van deze website(s) te lezen alvorens van deze website(s) gebruik te maken.

Wijziging privacyverklaring

SURF behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Cookiebeleid

Voor ons cookiebeleid, zie hier.

Contactgegevens algemeen

SURF                                                   
Moreelsepark 48                                            
3511 EP  Utrecht                                            
communicatie@surf.nl                                 
+31-887873000                                              

 

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 18-04-2019.