Samen aanbesteden is logisch en loont
De winnaar van de Europese aanbesteding Papierloos Vergaderen is DocWolves. Bob van Graft, voormalig directeur IT / CIO bij de VU en Pieter Mandos, contractmanager IMS bij de TU Eindhoven, vertellen over hun ervaringen bij deze aanbesteding.
Een aanbesteding laat zich niet sturen
De winst van DocWolves kwam voor Van Graft en Mandos niet als een verrassing. Het voortijdig afvallen van hun voormalige leverancier wel. ‘Dat hadden wij niet verwacht,’ vertelt Van Graft. ‘Ook omdat we tevreden waren. Van ons had die samenwerking best wel mogen worden voortgezet.’ Mandos herkent dit. ‘Wij hadden het ook niet zien aankomen, maar je weet wel dat zoiets kan gebeuren.’ Het illustreert dat de uitkomst van een aanbesteding vooraf onbekend is en niet te sturen valt. ‘Wanneer je meedoet, is het maar de vraag of de leverancier die jouw voorkeur heeft ook als winnaar uit de bus komt. Als je hier niet mee om kunt gaan, moet je ook niet instappen,’ aldus Van Graft.
Meer informatie over de overeenkomst met DocWolves
SURF heeft voor 9 deelnemende instellingen een 4-jarige raamovereenkomst afgesloten voor het gebruik van hun programma OurMeetings. Dit programma biedt software om tijdens vergaderingen tot betere besluitvorming te komen en efficiënter, duurzamer en kostenverlagend te werken. Meer informatie over de overeenkomst vind je in Mijn SURFmarket.
Pieter Mandos, contractmanager IMS TU Eindhoven
Maar beide partijen tekenden wel in. ‘De schaalgrootte was voor ons belangrijk. Samen bereik je het beste resultaat. En bij dit onderwerp is het eigenlijk ook heel logisch om samen aan te besteden want papierloos vergaderen verschilt niet zoveel per instelling,‘ volgens Van Graft. Mandos beaamt dit. ‘Het is geen state of the art techniek en het raakt ook niet aan onze core business van onderwijs en onderzoek. Dus je kunt dit prima met andere instellingen doen. En ondanks de onzekerheid van de uitkomst, zagen we het toch ook wel als een kans om toch nog iets beters te krijgen.’
Bereidwillig en toegankelijk
DocWolves kon tijdens hun presentatie van Our Meetings rekenen op veel enthousiasme bij de deelnemende partijen aan de aanbesteding. ‘Het zag er allemaal goed en betrouwbaar uit en onze ervaren VU gebruikers waren onder meer onder de indruk van de mogelijkheden van onderweg uploaden en track en trace. En op het moment dat die gebruikers tevreden zijn, weet je dat je goed zit.’ Mandos zag heel veel kennis en ervaring bij DocWolves. ‘Ze weten echt waar ze het over hebben en konden al onze vragen beantwoorden. En ze stelden zich bovendien ook erg bereidwillig en toegankelijk op.’ Die laatste eigenschappen zien Van Graft en Mandos ook terug tijdens de voorbereidingen voor de implementatiefase die bij zowel de VU als de TU Eindhoven in 2020 plaatsvindt.’
Oog voor de hele sector
Zowel Van Graft als Mandos hebben ervaren dat bij de aanbesteding voldoende ruimte was voor een eigen inbreng. ‘Onze inbreng op basis van onze ruime ervaring met papierloos vergaderen werd zeker gewaardeerd, ‘aldus Mandos. Van Graft vindt het mooi dat in dergelijke trajecten de deelnemers ook instellingsoverstijgend werken en oog hebben voor de hele sector. ‘Dat is belangrijk voor de toekomst want ik verwacht en hoop ook dat we steeds vaker samen gaan aanbesteden.’ Mandos verwacht dat ook als het gaat om algemene en instellingsoverstijgende applicaties binnen de sector wo.
Inhoudelijk eisenpakket
Die gezamenlijkheid bespaart de instellingen ook tijd en geld. ‘Een aanbestedingstraject is behoorlijk langdurig en intensief en nou niet het allerleukste om te doen. Ook daarom zijn we blij met de rol en de inzet van SURF. SURF bewaakt het proces en zorgt dat alle vaste stappen op tijd worden genomen. Daardoor kan het kernteam, waarin alle deelnemende instellingen zijn vertegenwoordigd, zich intensief bezighouden met het inhoudelijke eisenpakket.’ Mandos beaamt dit en roemt tevens de rol van SURF als gesprekspartner van de grote software bedrijven. ‘Door hun grote kennis en ervaring op software gebied vullen ze die vaak lastige rol heel goed in.’