Samen goed voor 700.000 licenties
SURF heeft met 40 deelnemende instellingen de aanbesteding voor plagiaatcontrolesoftware succesvol afgerond. Eric de Groot, contract- en leveranciersmanager bij de VU en informatieanalist Roy Lübbers van de Hanzehogeschool Groningen maakten beiden deel uit van het kernteam voor deze aanbesteding.
Dat er een aanbesteding voor plagiaatsoftware plaatsvond betekent niet dat er op grote schaal wordt gefraudeerd. ‘Het hoort er gewoon bij in deze tijd. Er is online heel veel materiaal beschikbaar en je wilt voorkomen dat er plagiaat wordt gepleegd,’ aldus De Groot. Volgens Lübbers moet je als docent kunnen controleren of het om origineel werk gaat. ‘Zeker wanneer je aan dat werk een cijfer of graad verbindt. Je wilt als docent je eigen reputatie of die van de instelling niet te grabbel gooien.’
Eric de Groot, contract- en leveranciersmanager bij de VU
Voor zowel De Groot als Lübbers was het een logische keuze om mee te doen met de aanbesteding. ‘Er liepen bij ons twee contracten af op het gebied van plagiaatsoftware en één van onze leidinggevenden wilde meer gebruik gaan maken van de coöperatieve werkwijze van SURF. Daarom zijn we ingestapt,’ aldus Lübbers. Voor De Groot was het vanzelfsprekend om mee te doen. ‘Je hebt samen meer kennis en je staat met meerdere partijen ook sterker op de markt. En wij waren met maar liefst 40 deelnemers. Wanneer je als instelling zelf zo’n traject doet, kost je dat heel veel tijd, geld en energie. En daar komt nog bij dat je met SURF een krachtige en ervaren inkooporganisatie hebt.’
"Je hebt samen meer kennis en je staat met meerdere partijen ook sterker op de markt. En wij waren met maar liefst 40 deelnemers."
Goede mix van kennis en ervaring
Lübbers en De Groot maakten beiden deel uit van het kernteam bij de aanbesteding. Een intensief en leerzaam traject volgens Lübbers. ’Je moet onder meer een heel programma van wensen en eisen vaststellen. Dat is best een forse klus. En je hebt bij dit onderwerp te maken met veel juridische aspecten zoals auteursrecht en privacy. Gelukkig hadden wij een juriste als projectleider.’ De Groot is trots op het resultaat en ziet dat ook als een gevolg van de kwaliteit en de diversiteit van het kernteam. ‘We hadden een team van 9 mensen met een hele goede mix van kennis en ervaring. Ik zie dat echt als een voorwaarde om succesvol te kunnen zijn.’
Terugkeren naar de essentie
Roy Lübbers, informatieanalist bij de Hanzehogeschool Groningen
Lübbers kijkt met name enthousiast terug op de gedrevenheid van het team. ‘Iedereen heeft zijn en haar steentje bijgedragen. Dat zorgt er ook voor dat zo’n intensief traject behapbaar blijft.’ De Groot heeft het als positief ervaren dat het kernteam instellingsoverstijgend heeft geopereerd. ‘Iedereen was bereid om over de eigen schaduw heen te stappen. Dat heb ik in het verleden ook wel eens anders meegemaakt.’ Volgens De Groot waren Allard Naber van de RUG en Roy Lübbers de toppers van het kernteam. ‘Beide zijn zeer deskundig en in staat om tijdens elke fase terug te keren naar de essentie. Dat is goud waard.’ Mogelijke verbeterpunten voor de toekomst zijn er ook. Zo kende dit traject een valse start omdat niet alle inschrijvingen correct waren. Daarnaast kan een nog betere rol-en taakverdeling binnen het projectteam zorgen voor een verdere optimalisering van een aanbestedingstraject.
Alle instellingen profiteren
Desondanks is gezamenlijk aanbesteden voor beiden een absolute aanrader. ‘Met elkaar zijn we goed voor maar liefst 700.000 licenties. Ook daarom hebben we veel kwaliteit binnengehaald. En daar profiteren zowel de grote als de kleine instellingen van. Samen staan we dus echt sterker.‘ aldus Lübbers. De Groot kan zich nauwelijks voorstellen dat je niet mee doet met een gezamenlijke aanbesteding. ‘Want dat betekent dat je geen gebruik maakt van de diensten van een organisatie, in dit geval SURF, waar jezelf lid van bent en voor betaalt. Hoe onlogisch is dat?’