Saxion: Open access mogelijk maken - op weg naar Open Science

HBOAward

Saxion Bibliotheek wint de eerste HBOAward. De bibliotheek heeft een aantal flinke stappen genomen om open access-publiceren beter te faciliteren en om van het gekozen beleid ook realiteit te maken. Met het principe van deponeren in een centrale repository en de daarin ontwikkelde functionaliteiten die open access ondersteunen is die ambitie een stuk dichterbij gekomen.

Oordeel van de jury

“Het bijzondere aan Saxion is dat zij al jaren geleden, als een van de eerste hogescholen in Nederland, publicatiebeleid heeft opgesteld. Toen al mooi gericht op open access. Dat er nu de verplichting aan toegevoegd is èn praktische ondersteuning door de bibliotheek is geregeld, maakt Saxion tot een terechte award-winning voorloper op het gebied van open access in het hbo.”

De award werd in ontvangst genomen door:
Saxion Bibliotheek: Sarah Coombs, Margo Timmer, Wendy Scheper, Gerald Wildenbeest, Renate Mattiszik, Rudy Dokter, Ruud Steltenpool en Hans de Brouwer.
Bureau Kwaliteitszorg: Tom Assink

Techniek die aansluit bij open en praktijkgericht onderzoek

De oude repository van Saxion paste niet meer bij het onderzoek en onderzoeksbeleid van Saxion: er kwamen simpelweg teveel kennisproducten met een te grote diversiteit in omloop om in de oude repository kwijt te kunnen. Ook ondersteunde het systeem open access onvoldoende. Hier werd bij de selectie van een nieuw systeem kritisch naar gekeken. Saxion koos er bewust voor om geen standaard Current Research Information System (CRIS) aan te schaffen, maar om gebruik te maken van Alfresco. In deze ‘open’ repository zijn standaard functionaliteiten aanwezig en is er tevens ruimte voor eigen aanpassingen en wensen van de hogeschool. Data-uitwisseling met andere applicaties is hiermee mogelijk geworden.

Het systeem sluit goed aan bij open praktijkgericht onderzoek: in Alfresco worden niet alleen publicaties opgenomen, maar ook representaties van niet-digitale onderzoeksresultaten. De pilot binnen het lectoraat Smart Materials in het kader van een Horizon2020 onderzoek, is succesvol verlopen. Dit onderzoek leverde een aantal fysieke kennisproducten op, waarvan beschreven digitale representaties zijn opgenomen in de repository.

Meten is weten: wat is open en wat niet?

1 van de eisen die aan een nieuw repository-systeem gesteld werd, was de mogelijkheid voor het toevoegen van eigen gedefinieerde metadata. Bibliotheekmedewerkers worden opgeleid tot metadataspecialist om ervoor te zorgen dat deze functionaliteit volledig benut wordt. Hierdoor maak je van elke publicatie en elk kennisproduct inzichtelijk of deze open access is en in welke vorm (groen, goud, hybride). Er wordt over het aandeel open access gerapporteerd. Publicaties die onder een embargo staan, krijgen een vermelding over de lengte van deze embargoperiode. Zodra de periode verstreken is, wordt hier automatisch melding van gemaakt en maakt de bibliotheek de publicatie open. Op deze manier wordt alles wat open gedeeld kán worden, zo snel mogelijk echt toegankelijk gemaakt!

Centraal registreren van kennis, anders tel je niet mee

Voor Saxion is het van belang om alle onderzoeksresultaten centraal op te slaan. Of het nu is om ze in open access-vorm te publiceren, voor het auditen van de lectoraten of voor het maken van een koppeling met de gearchiveerde onderzoeksdata. Het is dus voor iedereen belangrijk om de resultaten van onderzoek zoveel mogelijk te deponeren in de repository. Of het nu gaat om publicaties, onderzoeksdata of representaties van fysieke onderzoeksresultaten. Publiceren, archiveren en evalueren, gebeurt vanuit de repository. Kennisproducten die niet in de repository staan, tellen in die zin dan ook niet mee. Naar verwachting voegt Saxion dit jaar 1000 kennisproducten toe.

Duidelijk verband 

Om ook een duidelijk verband te kunnen leggen tussen onderzoeker, onderzoeksresultaten en gebruikte datasets krijgen de onderzoekers een ORCID. Dit is een uniek, internationaal ID waarmee een onderzoeker gekoppeld kan worden aan al zijn/haar publicaties. Zijn/haar onderzoeksresultaten en datasets worden voorzien van een unieke Document Object Identifiers (DOI).

Ontzorgen en ondersteunen van onderzoekers

Onderzoekers en lectoren van Saxion staan welwillend tegenover deze ontwikkelingen. Belangrijk hierbij is wel dat zij hierbij geen extra administratieve last ervaren. De onderzoeksondersteuners van de bibliotheek doen hun best om het deponeren en open access-publiceren zo eenvoudig mogelijk te maken voor de onderzoekers en lectoren. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij het helpen digitaliseren van andere onderzoeksproducten dan publicaties.

Op weg naar Open Science

In beleid, techniek en ondersteuning wordt er binnen Saxion samengewerkt aan het zoveel mogelijk stimuleren van open access. Daar houden de ambities niet op. Het hele onderzoeksproces, van projectvoorstel en subsidieaanvraag tot opslag van data en publicaties, moet 1 vloeiend proces worden waarvoor onderzoekers steeds op 1 plek terecht kunnen. Dit geeft inzicht in wat er aan onderzoek gedaan wordt, en wat open access kan of moet. Daarom werkt Saxion nu onder andere verder aan beleid rond data en datamanagement.  Zo wordt open access-beleid en implementatie een tussenstap op weg naar open science!