Praktijkverhaal
Met eduID eenvoudig inschrijven voor een minor bij de LDE-alliantie
Het inschrijven voor een minor aan een andere universiteit ging van een ingewikkelde en arbeidsintensieve puzzel naar een geautomatiseerd, privacyvriendelijk en veiliger proces. Onmisbaar daarbij is eduID, vertellen Marja Verstelle (Leiden-Delft-Erasmus Universities) en Iteke de Jong (Erasmus Universiteit Rotterdam).
In één klik inschrijven
Het kan voor studenten best lastig zijn om een minor te volgen aan een andere universiteit, alleen al door het zoeken naar welke universiteit welke minoren aanbiedt. En voor instellingen is het veel werk om voor iedere externe student een gastaccount aan te maken en lijstjes bij te houden wie wanneer wat volgt. Daarom ging de alliantie LDE (Universiteit Leiden, TU Delft en Erasmus Universiteit) in 2023 van start op het platform eduXchange.nl, dat hun studenten een overzicht biedt van ruim 200 minoren én de mogelijkheid om in één klik in te schrijven voor een minor.
Marja Verstelle, kwartiermaker bij de LDE-alliantie
“eduXchange was nieuw, maar eduID bestond al en dat bleek een belangrijke oplossing bij het inschrijvingsproces”, legt Verstelle uit. Door eduID hoeven de drie instellingen geen gastaccounts meer aan te maken. “Het eduID is gekoppeld aan het instellingsaccount van de student. Zo weten we dat die is wie hij zegt dat hij is.” Om in te kunnen schrijven voor een minor moeten studenten vooraf een eduID aanmaken op eduID.nl. Dat is in een paar seconden geregeld. Het eduID kunnen ze vervolgens de rest van hun leven gebruiken. Bij het aanmaken van een eduID koppelt de student die zelf aan zijn instellingsaccount. Vervolgens verifieert eduID of de student ook echt student is bij die instelling. Met het gebruik van eduID geeft de student toestemming aan de gastinstelling om de persoonsgegevens die nodig zijn voor de inschrijving op te halen bij de thuisinstelling.
7.500 inschrijvingen zonder vragen of foutmeldingen over eduID
Op 8 mei 2023 was het D-Day: de inschrijving voor minoren via eduXchange opende begin van de middag voor de drie universiteiten. Er werden die middag duizenden aanmeldingen verwacht en de betrokken medewerkers van de universiteiten plus de SURF-helpdesk wachtten gespannen af. Verstelle: “Er ontstond al snel een online wachtrij van twee uur en je wilt er als student niet achter komen dat je nog een eduID moet aanmaken op het moment dat je eindelijk aan de beurt bent voor inschrijving.” Aan het eind van de middag hadden 7.500 studenten zich aangemeld, terwijl de helpdesk geen enkele vraag of foutmelding over eduID had gekregen.
Aanmaken eduID geen bottleneck
Iteke de Jong, Erasmus Universiteit
De Jong: “Van tevoren maakten we ons wel zorgen dat het aanmaken van een eduID een bottleneck zou worden. Het is toch een extra (maar onmisbare) stap. Gelukkig verliep alles boven verwachting goed.” De Jong en Verstelle zijn ervan overtuigd dat ook de communicatie vooraf over eduXchange en eduID een grote rol heeft gespeeld bij het soepele verloop van de inschrijvingen: “We hebben veel en herhaaldelijk gecommuniceerd over het inschrijvingsproces, dus ook over het belang van het vooraf aanmaken van een eduID. We hebben bijvoorbeeld een instructievideo laten maken waarin we stap voor stap uitleggen hoe het aanmelden voor een minor werkt. Daarin vertellen we ook dat studenten éérst verplicht een eduID moeten maken. Na het maken van die instructievideo kwam er een update van eduID, dus het kon zijn dat sommige screenshots van eduID in de video niet meer actueel waren, maar dat bleek geen probleem. Blijkbaar werkt het aanmaken van het eduID intuïtief genoeg.”
Technische koppelingen
De drie universiteiten betrokken in een vroeg stadium hun ict-afdelingen bij eduXchange, want die moesten zorgen voor een koppeling met SURFeduhub. Via die koppeling kunnen de instellingen gebruikmaken van het eduXchange-platform met bijbehorende informatiestromen. De data wordt via SURFeduhub uitgewisseld met de Open Onderwijs API (OOAPI).
Studentinformatiesysteem
Twee instellingen kozen ervoor om voor het uitwisselen, opvragen en verwerken van de gegevens gebruik te maken van het Studenten Informatie Systeem (SIS). Bij de derde instelling handelt een nieuwe applicatie dit af. Uiteindelijk hebben beide benaderingswijzen geleid tot een veilige, betrouwbare en beheersbare uitwisseling van studentgegevens tussen instellingen via SURFeduhub.
Andere toepassingen eduID
Verstelle: “Nu eduID zo goed heeft gewerkt bij het inschrijvingsproces voor minoren, kijken we binnen de LDE-alliantie waar we het nog meer voor kunnen inzetten, bijvoorbeeld voor docenten die gemeenschappelijk onderwijs verzorgen. Die krijgen nu een gastaccount, maar wellicht is dat straks helemaal niet meer nodig als ook zij een eduID aanmaken.”
