Veelgestelde vragen over SURFfilesender

Bekijk hier de veelgestelde vragen over SURFfilesender. Staat je vraag er niet bij? Stel hem dan aan de IT-helpdesk van je instelling.

Algemeen

Ik wil SURFfilesender gebruiken. Kan dat?

Heeft je instelling een SURFfilesender-licentie? Log in op SURFfilesender en selecteer dan je instelling. Niet in de lijst? Dan heeft deze geen SURFfilesender-licentie afgesloten. Neem contact op met je instellingshelpdesk om je opties te bespreken.

Op uitnodiging van een SURFfilesender-gebruiker kun je ook bestanden uitwisselen. Diegene stuurt je dan een voucher en nodigt je zo uit om SURFfilesender (eenmalig) te gebruiken.

Hoeveel kan ik maximaal versturen met SURFfilesender?

De maximale bestandsgrootte per upload via HTML5 is 1 TB. Alle moderne browsers ondersteunen HTML5.

Kies je voor versleuteling, dan is de maximale bestandsgrootte 2 GB. Ondersteunt jouw browser geen HTML5, maar wel Adobe Flash? De maximale bestandsgrootte per upload is dan in alle gevallen ook 2 GB.

Wil je grotere bestanden versturen? Kies dan voor een andere browser, of voer een browserupdate uit.

Hoe lang zijn uploads beschikbaar? Kan ik de termijn verlengen?

Standaard zijn je bestanden tot 14 dagen na versturen beschikbaar. Niet lang genoeg? Pas deze termijn handmatig aan naar maximaal 3 weken.

Heb ik een speciale browser nodig om bestanden te down- of uploaden?

Nee. Up- of download via SURFfilesender met iedere moderne, up-to-date browser, zonder extra voorwaarden.

Heeft SURFfilesender een API?

Ja, SURFfilesender heeft een API. Log eerst in op SURFfilesender, stel daarna je vragen aan de API. Controleer wel nog even of je een geldige browsersessie hebt. De REST API interface kun je alleen via diezelfde browsersessie gebruiken.

Ondersteuning

Ik kan niet inloggen. Wat moet ik doen?

Neem contact op met de helpdesk van je instelling, als je een probleem hebt met inloggen op SURFfilesender.

Hoe versleutel ik mijn bestanden voor extra veiligheid?

Vink op de uploadpagina ‘encryptie’ aan, om bestanden extra te beveiligen met versleuteling. Bedenk een sleutel (wachtwoord) die je zelf makkelijk kunt onthouden. Ben je klaar met uploaden en versturen? Neem contact op met de ontvanger om je sleutel door te geven. Doe dit via een ander kanaal dan e-mail, bijvoorbeeld telefonisch of per sms. Met deze sleutel kan hij direct je bestanden downloaden. Je browser ver- en ontsleutelt bestanden tijdens het up- en downloaden. Extra software is dus niet nodig. Let op: versleuteling kan alleen bij uploads onder de 2 GB.

Ik heb een upload (per ongeluk) onderbroken. Moet ik nu opnieuw beginnen?

Je kunt gewoon met een onderbroken of geannuleerde upload verdergaan. SURFfilesender herkent het, als je hetzelfde bestand opnieuw verzendt met dezelfde naam. Je voortgangsbalk start waar de vorige upload werd stopgezet.

Ik heb nog iets aangepast in mijn document. Kan ik deze wijziging direct nog een keer verzenden?

Ja, dat kan. Hernoem wel nog even je bestand, voordat je het een tweede keer verstuurt. Zo weet je zeker dat SURFfilesender al je veranderingen goed doorvoert.

Is mijn upload gelukt?

Als een upload voltooid is, zie je een groen vinkje. Dit vinkje zie je alleen als je een browser gebruikt die  up-do-date is en HTML5 ondersteunt.

De ontvanger heeft mijn bestanden niet gekregen. Wat moet ik doen?

Vraag je ontvanger zijn ongewenste e-mail te controleren. Daar vind hij de e-mail van SURFfilesender met de downloadlink terug.

Controleer je overzicht in 'Mijn transfers'. Vind je de uploads terug? Controleer dan ook of je het juiste verzendadres hebt opgegeven.

Ik heb per ongeluk iets verstuurd aan een verkeerd e-mailadres. Kan ik de downloadlink blokkeren?

Geen probleem. Log in op SURFfilesender en ga dan naar het tabblad ‘Mijn Bestanden'. Hier kun je bestanden verwijderen. De ontvanger krijgt dan een bericht waarin staat dat het bestand niet langer beschikbaar is.

Ik wil ook bestanden uitwisselen met iemand zonder SURFfilesender-licentie. Kan dat?

Ja, dat kan. Met SURFfilesender kun je bestanden uitwisselen met iedereen, dus ook met personen of organisaties zonder licentie. Verstuur dan een uitnodigingsvoucher met daarin een link. Daarmee kan je ontvanger up- of downloaden.

Deel 1 of meer vouchers uit, tot maximaal 50 vouchers en verstuur ze aan 1 of meerdere ontvangers tegelijk. De vouchers zijn 60 dagen geldig.

Let erop dat je er slechts 1 persoon per keer kunt versturen. De ontvanger van een voucher kan ook bestanden verzenden aan derden.

 

Ik wil niet dat mijn bestanden worden doorgestuurd naar derden. Kan ik dit voorkomen?

Nee, dat kan niet. Stel een notificatie in voor wanneer je bestanden worden gedownload. Bekijk ook je transferoverzicht. Hier zie je hoe vaak je uploads zijn gedownload en door welk e-mailadres.

Privacy

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens binnen SURFfilesender?

Je instelling is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.

SURF levert de dienst SURFfilesender. Onderwijs- en onderzoeksinstellingen binnen Nederland kunnen deze dienst afnemen. Instellingen bieden SURFfilesender vervolgens aan hun gebruikers aan (veelal studenten, onderzoekers en medewerkers van die instelling). Bij gebruik van deze dienst worden persoonsgegevens verwerkt. De afnemende instelling is juridisch gezien verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens. SURF heeft de rol van verwerker namens de instelling. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens is je instelling dus het eerste aanspreekpunt.

Welke persoonsgegevens verwerkt SURFfilesender?

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • voornaam
  • achternaam
  • e-mailadres
  • organisatie (want die staat meestal in je e-mailadres)
  • loggegevens
  • IP-adres
  • onderwerp van verzonden bestand
  • onderwerp van verzonden voucher
  • onderwerp van gedownload bestand
  • bestandsnaam
  • eduPersonTargetedID (een willekeurige tekenreeks die SURFfilesender gebruikt om onderscheid te maken tussen gebruikers)
  • e-mailadres van ontvangende gebruiker
Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?

We hebben je persoonsgegevens nodig om SURFfilesender-functionaliteiten te leveren en om wettelijke verplichtingen na te komen. Je persoonsgegevens bewaren we niet langer dan nodig is om hieraan te kunnen voldoen.

Persoonsgegevens die we verwerken voor de juiste werking van de dienst (logging, back-upvoorzieningen enzovoort) bewaren we maximaal 4 maanden.

Wie kan mijn persoonsgegevens inzien?

Alleen de beheerders van de dienst hebben toegang tot je persoonsgegevens. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor SURFfilesender-dienstverlening.