Bewaar en deel je bestanden veilig in de cloud met SURFdrive

Bewaar, synchroniseer en deel je bestanden gemakkelijk met SURFdrive. SURFdrive is de persoonlijke cloudopslagdienst voor het Nederlandse onderwijs en onderzoek. Je bestanden zijn veilig opgeslagen in de  communitycloud van SURF.

Studenten delen bestanden zittend in de gang

Veelgestelde vragen over SURFdrive

Hieronder vind je antwoorden op een aantal veelgestelde vragen. Staat je vraag hier niet tussen? Neem dan contact op met de ICT-helpdesk van je eigen organisatie.

Algemene vragen

Kan ik nog meer opslagruimte krijgen?

Alle gebruikers van SURFdrive krijgen evenveel opslagruimte, namelijk 250 GB. Deze hoeveelheid kan niet worden aangepast.

Wat is de maximale bestandsgrootte van bestanden die ik op SURFdrive kan opslaan?

Als je een bestand via de website uploadt, kan dat maximaal 16 GB zijn. Bij synchroniseren via de SURFdrive-software en WebDAV geldt geen limiet. Het uploaden en downloaden van grote bestanden kan echter lang duren en leidt in sommige gevallen tot een foutmelding. Meestal kun je die negeren en is het een kwestie van afwachten. Blijf je ook na lange tijd wachten op problemen stuiten, vraag dan de IT-helpdesk van je instelling om hulp.

Wat is de maximale lengte van een bestandsnaam op SURFdrive?

Er is geen maximale lengte. Om ervoor te zorgen dat bestanden op alle ondersteunde besturingssystemen gesynchroniseerd kunnen worden, moet je de volgende tekens vermijden: |(`\, /, :, ?, *, ", >, <, |`)|. Ook spaties aan het begin of eind van een bestand- of mapnaam worden niet door alle besturingssystemen gesynchroniseerd. Bestanden die deze tekens bevatten worden niet goed gesynchroniseerd door desktopapps op bepaalde besturingssystemen.

Ik werk vanuit Linux. Kan ik ook van SURFdrive gebruik maken?

Als je van Linux gebruik maakt, dan kun je de desktop-client van ownCloud installeren. Voer na de installatie https://surfdrive.surf.nl/files als serveradres in.

Ik werk bij verschillende instellingen. Hoe kan ik het beste gebruik maken van SURFdrive?

Als alle instellingen op SURFdrive aangesloten zijn, kun je per instelling een SURFdrive-account aanmaken. Via de desktop-client en app kun je via ‘Settings’ en ‘Account’ aanvullende accounts toevoegen.

Ik stap over van instelling. Kan ik de data op mijn SURFdrive-account overzetten?

Ja, dat kan. Ga naar ‘Settings’ in de desktop-client, klik dan op ‘Account’ en vervolgens op ‘Remove’. De verbinding tussen je lokale SURFdrive-map en het account van je oude instelling is nu verbroken. Voeg het account van je nieuwe instelling toe, en selecteer vervolgens dezelfde lokale SURFdrive-map. Zorg dat ‘Keep local data’ aangevinkt staat. Dan worden alle bestanden overgezet naar je nieuwe account en worden deze weer met SURFdrive gesynchroniseerd.   
Enige punt van zorg zijn bestanden die zijn gedeeld met de gebruiker in kwestie (te vinden in de map ‘Shared’). Hij zal deze uit de 'Shared' map moeten halen en in een andere map moeten zetten, of deze data lokaal verwijderen en aan de 'eigenaren' vragen of ze deze data opnieuw met zijn nieuwe account willen delen.

Is er een time out op het uploaden van een bestand?

Er geldt een maximale tijsduur voor een upload. Uploads van bestanden groter dan 50GB die langer duren dan 4 uur, kunnen door de server worden afgebroken. 

Heeft SURFdrive versiebeheer, en hoe ziet dit eruit?

Jazeker, met SURFdrive kun je gebruik maken van versiebeheer. De beheerfunctionaliteit verwijdert oude versies van je bestand automatisch om ervoor te zorgen dat de maximale opslagcapaciteit niet wordt bereikt.

Het versiebeheer mechanisme ziet er als volgt uit:

  • Voor de eerste seconde bewaren we één versie
  • Voor de eerste 10 seconden bewaren we één versie elke 2 seconden
  • Voor de eerste minuut bewaren we één versie elke 10 seconden
  • Voor het eerste uur bewaren we één versie elke minuut 
  • Voor de eerste 24 uur bewaren we één versie elk uur
  • Voor de eerste 14 dagen bewaren we één versie elke dag

Alle versies ouder dan 14 dagen worden automatisch verwijderd. De versies worden aangepast volgens dit patroon, iedere keer wanneer er een nieuwe versie is gecreëerd.

De versiebeheer functionaliteit gebruikt nooit meer dan 50% van de op dat moment beschikbare vrije ruimte van de gebruiker. Indien dit limiet overschreden wordt, dan worden automatisch de oudste file versies verwijderd, totdat de limiet van 50% weer bereikt is.

Wanneer wordt er onderhoud verricht aan SURFdrive?

Regulier onderhoud aan SURFdrive verrichten wij op dinsdagavond tussen 18:00 en 0:00. Er wordt niet elke week onderhoud verricht. Als wij van plan zijn onderhoud uit te voeren, kondigen wij dit een week van tevoren aan. Soms hebben wij voor ingrijpend onderhoud meer tijd nodig. Dit onderhoud voeren we dan uit in het weekend en wordt ruim op tijd aangekondigd.

Hoe blijf ik op de hoogte over onderhoud aan SURFdrive?

Via Twitter en SURFdrive.nl berichten we over onderhoud, zodat je bijvoorbeeld weet wanneer de dienst tijdelijk buiten gebruik is. Je kunt je ook inschrijven voor onze mailinglijst.

Kan ik ook toegang krijgen tot mijn bestanden via het WebDAV-protocol?

Ja, SURFdrive is toegankelijk via het WebDAV-protocol, maar dat is onveiliger en werkt trager. Daarom adviseren we altijd om de desktop-software te gebruiken. Wil je toch WebDAV gebruiken? Lees dan ons stappenplan om WebDAV in te schakelen.

Hoe kan ik contact met jullie opnemen?

Het is helaas niet mogelijk om rechtstreeks contact op te nemen met SURF of de makers van de software. SURF is mede door jouw organisatie in het leven geroepen om diensten als SURFdrive voor jullie te ontwikkelen. We hebben geen helpdesk om vragen van eindgebruikers te beantwoorden. Daarvoor kun je terecht bij de ICT-helpdesk op jouw instelling. Daar weten ze precies hoe SURFdrive bij jullie is geïmplementeerd en zij voeren ook het gebruikersbeheer.

Kan ik de foto's en video’s gemaakt met de camera op mijn telefoon automatisch uploaden?

Installeer de app op je telefoon en ga naar "Instellingen". Kies "Meteen uploaden" om al je foto's automatisch vanaf de camera te uploaden. De foto's worden in een aparte directory met de naam "InstantUpload" geüpload.

Kan ik ook toegang krijgen tot mijn bestanden via Open Science Framework (OSF)?

Ja, dat kan. Zorg eerst dat je bestanden toegankelijk zijn via het WebDAV-protocol, zie hierboven. Vervolgens kun je binnen het Open Science Framework een ownCloud aanmaken. Daar moet je de volgende informatie invoeren:

Host URL: surfdrive.surf.nl/files
Username: <je WebDAV-gebruikersnaam>
Password: <je WebDAV-wachtwoord>

Kan ik SURFdrive als back-up gebruiken?

Ja, dat kan. Maar hou wel rekening met de mogelijkheden en beperkingen van SURFdrive. Als je computer bijvoorbeeld crasht, in brand vliegt of gestolen wordt, kun je alle bestanden terughalen die je met SURFdrive heb gesynchroniseerd. Maar als je zelf per ongeluk bestanden op je harde schijf verwijdert of ze raken beschadigd door een virus of cryptoware, gebeurt dit ook met de bestanden in je SURFdrive-account (als je synchronisatie aan hebt staan). SURFdrive biedt wel de mogelijkheid om verwijderde bestanden (tot 30 dagen terug) en eerdere versies van bestanden (tot 14 dagen terug) te herstellen, maar dat moet je handmatig en één voor één moeten doen.

Inloggen op SURFdrive

Ik kan mijn instelling niet selecteren op het inlogscherm. Hoe komt dit?

Wanneer je naar https://surfdrive.surf.nl/files gaat, krijg je een pagina te zien waarop je je instelling moet selecteren. Als je instelling niet in de lijst staat, heeft deze geen SURFdrive-licentie. Neem contact op met de helpdesk van je instelling om je opties te bespreken.

Na het inloggen krijg ik de melding "403 - Forbidden". Hoe komt dit?

Deze melding heeft 2 mogelijke oorzaken:

  • Je instelling heeft je (nog) geen toegang gegeven voor het gebruik van SURFdrive. Neem contact op met de helpdesk van je instelling op je opties te bespreken
  • Je gebruikt een oude versie van de desktop-client die niet meer wordt ondersteund. Je kunt de nieuwste versie hier downloaden.
Ik krijg op SURFdrive de melding "authentication error". Hoe komt dit?

Als je SURFdrive in je browser open hebt staan, maar een tijd niet gebruikt, word je automatisch uitgelogd. Als je de browser ververst of linksboven op het SURFdrive-logo klikt word je weer ingelogd.

Mijn e-mailadres in de desktop-client lijkt onjuist. Hoe kan dit?

Wanneer je het venster 'Instellingen' van het desktop-programma opent, zie je op het tabblad "Account" de volgende zin: Verbonden met https://surfdrive.surf.nl/files als gebruiker@instelling.nl. Hoewel dit op een e-mailadres lijkt, is het in feite je gebruikersnaam. Soms is dat een e-mailadres en soms niet. Maak je geen zorgen, we slaan ook je juiste e-mailadres op!

Mijn virusscanner meldt dat de desktop-client een virus bevat! Wat moet ik doen?

Sommige virusscanners denken dat de desktop-client van SURFdrive een virus bevat. We kunnen je verzekeren dat dit uiteraard niet het geval is. De virusscanner denkt dit, omdat de fabrikant jouw virusscanner nog niet naar de nieuwste definities heeft bijgewerkt. Zorg dat je de nieuwste update voor je virusscanner hebt. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met de fabrikant van je virusscanner om de "foutpositieve melding" te rapporteren.

 

Bestanden synchroniseren

Ik wil graag al mijn bestanden op SURFdrive met mijn computer synchroniseren. Hoe doe ik dit?

Om je bestanden met een map op je harde schijf te synchroniseren heb je de desktop-client voor Windows, Mac OS X of Linux nodig. Je vindt deze op de downloads-pagina.

Waarom zou ik een desktop-client willen gebruiken?

Met de desktop-client kun je eenvoudig mappen en bestanden synchroniseren. Als gebruiker kies je zelf welke mappen van SURFdrive je synchroniseert op de harde schijf van je computer. Je kunt je bestanden hiermee gemakkelijk opslaan op je eigen desktop, waardoor je altijd toegang hebt tot jouw persoonlijke bestanden. Ook kun je bestanden direct vanaf je eigen desktop delen met anderen.

Welke stappen moet ik doorlopen bij het downloaden van een nieuwe desktop-client?

Je kunt de nieuwste desktop-client voor Windows, Mac OSX en Linux hier downloaden. Bij Windows en Mac OSX kun je de desktop-client via een link installeren. Let op: bij Mac OSX moet je bij 'security&privacy' preferences 'Allow apps downloaded from' instellen op 'Mac App Store and identified developers'.

Bij Linux gebruik je de desktop-client van ownCloud, via http://owncloud.org/sync-clients/#linux. Kijk op SURFdrive onder downloads voor de meest actuele versies van de desktop-client.

Welke besturingssystemen/browsers worden ondersteund en vanaf welke versie?

SURFdrive is toegankelijk vanuit alle gangbare computers, tablets en smartphones gebaseerd op Windows, OS X, Linux, iOS en Android.

Browsers

  • Internet Explorer – laatste twee versies
  • Google Chrome - laatste twee versies
  • Firefox - laatste twee versies
  • Safari - laatste twee versies
  • Windows - Windows, Vista, 7, 8 en 10
  • OS X -  OS X 10.7+ (OS X Lion en hoger)
  • Linux - diverse Linux distributies (toegankelijk door ownCloud Client)
  • iOS - iOS 7.0 of nieuwer. Compatibel met iPhone, iPad en iPod touch
  • Android - Android 4.0 of nieuwer
Hoe kan ik kiezen welke mappen wel en niet met mijn computer worden gesynchroniseerd?

Je vindt deze optie door de instellingen van de SURFdrive-applicatie te openen en op het pijltje links van de wolk te klikken. Mappen die je niet meer wilt synchroniseren worden van de computer verwijderd, maar niet van SURFdrive; daar blijven alle bestanden en mappen staan.

Kan ik mijn bestanden die nu in een commerciële persoonlijke cloudopslagdienst staan eenvoudig overzetten naar SURFdrive?

Ja, je kunt heel eenvoudig SURFdrive installeren naast de persoonlijke cloudopslagdienst die je eerder gebruikte. Installeer de desktop-client op je computer en kopieer vervolgens de bestanden die je op SURFdrive wil hebben naar de SURFdrive-map. De desktop-client synchroniseert nu deze bestanden naar SURFdrive. Als het synchroniseren voltooid is kun je de bestanden uit de persoonlijke cloudopslagdienst die je eerder gebruikte verwijderen.

Ik wil mappen die groter zijn dan een bepaalde grootte niet synchroniseren. Hoe stel ik dit in?

In de SURFdrive-software kun je een maximale grootte instellen voor mappen die je wilt synchroniseren naar je computer. Deze komen dan niet op je computer terecht, maar staan wel op de SURFdrive-server. Je kunt deze dan via https://surfdrive.surf.nl/files benaderen.  Wil je mappen synchroniseren die groter zijn dan de waarde die je hebt ingesteld? Plaats dan een vinkje bij de desbetreffende map in de desktop-client instellingen.

Hoe kan ik op mijn telefoon of tablet bij mijn bestanden?

Met je telefoon of tablet kun je op verschillende manieren bij je bestanden op SURFdrive. Ten eerste heb je via een webbrowser altijd toegang tot je bestanden. Ga naar SURFdrive en klik op "Inloggen bij SURFdrive" om je bestanden te bekijken.

Een andere mogelijkheid is de systeem-eigen SURFdrive-app voor iOS en Android. Na installatie van deze app op je telefoon kun je je bestanden bekijken, verplaatsen en verwijderen en nieuwe bestanden uploaden. Je kunt ook een openbare link aanmaken om een bestand of map met anderen te delen. Download de iOS-app of de Android-app.

Een derde mogelijkheid is handig voor andere apps, zoals Pages, Keynote, Office HD en iAnnotate. Deze apps ondersteunen het WebDAV-protocol, dat wordt gebruikt voor externe opslag via het internet

Kan ik de foto's van de camera op mijn telefoon automatisch uploaden?

Als je een Android-telefoon hebt, kun je een foto meteen uploaden nadat je deze genomen hebt. Installeer de Android-app en ga naar "Instellingen". Kies "Meteen uploaden" om al je foto's automatisch vanaf de camera te uploaden. De foto's worden in een aparte directory met de naam "InstantUpload" geüpload.

Kan ik op mijn telefoon of tablet documenten bekijken, bewerken en weer opslaan?

Met je telefoon of tablet kun je documenten bekijken, verplaatsen, verwijderen en nieuwe bestanden uploaden. Bewerken en weer opslaan kan. Hiervoor dien je deze tijdens het opslaan weer te uploaden naar SURFdrive.

Oeps, ik heb per ongeluk een bestand verwijderd. Kan ik het terughalen?

Als je een bestand hebt verwijderd, kun je het in de webomgeving van SURFdrive herstellen. Bestanden en mappen worden nog 30 dagen bewaard. Ga in je browser naar https://surfdrive.surf.nl/files en log in. Klik vervolgens in de hoek linksonder op "Verwijderde bestanden". Selecteer de bestanden of mappen die je wilt herstellen en klik rechtsbovenaan op "Herstellen".

Kan ik de vorige versie van een bestand terughalen?

Als je een bestand hebt overschreven, kun je een vorige versie in de webomgeving van SURFdrive terugzetten. Ga in je browser naar https://surfdrive.surf.nl/files en log in. Klik op de drie bolletjes rechts van de bestandsnaam en kies "Details". Klik vervolgens rechts in het scherm op "Versies". Als er eerdere versies beschikbaar zijn, kun je die terugzetten

Hoe kan ik een bestand of map definitief verwijderen?

Alle bestanden en mappen die je verwijdert, worden 30 dagen bewaard, zodat je ze kunt herstellen. Als je een bestand definitief wilt verwijderen, ga dan naar https://surfdrive.surf.nl/files en log in. Ga vervolgens naar "Verwijderde bestanden". Hier kun je de bestanden selecteren die je definitief wilt verwijderen. Klik op "Verwijder" om de bestanden definitief te verwijderen.

Kan ik ook mijn synchronisatiemap veranderen?

Ja, dat kan!

  1. Ga via het SURFdrive-icoon (wolkje) naar instellingen (settings)
  2. Op het eerste tabblad klik je rechts op het icoon met de drie puntjes. Selecteer 'Remove Folder Sync Connection'
  3. Je krijgt de vraag of je de verbinding echt wilt verwijderen. Klik op 'ja'
  4. Nu zie je de optie om een folder sync connectie toe te voegen. Klik hierop
  5.  Selecteer een nieuwe map. Via 'Choose' kun je door je pc heen browsen en een map selecteren

 

Bestanden delen

Hoe deel ik een bestand of map met een andere gebruiker van SURFdrive?

Dit kan zowel via de webbrowser als via je desktop:

  1. Ga naar https://surfdrive.surf.nl/files om te delen via de webbrowser. Zoek vervolgens het bestand of de map die je wilt delen. Beweeg met de muis over het bestand of de map, zodat aan de rechterkant een knop met 'Delen' verschijnt.
  2. Zoek het bestand op je eigen desktop om het via deze weg te delen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het bestand en klik in het pop-up menu op 'SURFdrive' en vervolgens op 'Delen'.

Voor allebei de manier geldt dat je vervolgens gebruikers kunt zoeken om je bestand of map mee te delen. Zodra je begint met typen, krijg je namen van andere gebruikers van SURFdrive te zien die met jouw invoer overeenkomen. Klik je op een gebruiker, dan deel je direct het bestand of de map met die persoon. Standaard kan die ander het bestand of de map alleen lezen en niet bewerken, wissen of delen met anderen. Wil je dat wel? Klik dan op het kleine driehoekje naast 'Kan bewerken'. Hier kun je instellen wat welke gebruiker met jouw bestand of map mag doen.

Hoe zoek ik een andere gebruiker van SURFdrive?

Nadat je op "Delen" hebt geklikt, kun je andere gebruikers van SURFdrive zoeken door hun naam in het invoerveld in te typen. Dit is het veld waar "Delen met gebruiker of groep" naast staat. Je krijgt onmiddellijk een lijst met gebruikers te zien die met jouw zoekcriteria overeenkomen.

N.B. Je kunt alleen andere gebruikers van SURFdrive vinden die minstens één keer hebben ingelogd.

Kan ik vanaf SURFdrive een hele map of meerdere bestanden in één keer downloaden?

Als je een hele map of meerdere bestanden in één keer downloadt, wordt er een ZIP-bestand gemaakt dat je kunt downloaden. Dit kan met mappen en bestanden die in totaal kleiner zijn dan 1 GB.

Hoe kan ik zien welke bestanden ik deel en met wie?

Je kunt in je webbrowser zien welke bestanden of mappen je deelt. Onder het kopje “Gedeeld door u” staan alle bestanden en mappen die je deelt. Klik op de knop “Gedeeld” om te zien met wie je het bestand of de map deelt en welke rechten zijn ingesteld. Wanneer mensen met wie je bestanden of mappen deelt deze data opnieuw met anderen delen, kun je dat niet zien.

Onder het kopje "Gedeeld via een link" staan enkel de bestanden en mappen die je met externen deelt. Hier is niet zichtbaar naar welk e-mailadres je de link hebt gestuurd. Als deze link verder wordt verspreid, kun je dat niet zien. Je kunt eenvoudig een nieuwe link genereren door het vakje uit en weer aan te vinken. Gebruikers met de oude link kunnen dan niet meer bij de data.

Hoe kan ik zien wie een bestand of map met mij heeft gedeeld?

Je kunt in je webbrowser zien welke bestanden of mappen met jou worden gedeeld. Onder het kopje “Gedeeld met u” staan alle bestanden en mappen die met jou gedeeld zijn. Rechts naast de bestandsnaam staat wie de eigenaar van het gedeelde bestand of de gedeelde map is.

Hoe kan ik het delen van een bestand of map opheffen?

Als je het bestand met andere gebruikers van SURFdrive hebt gedeeld, hef je het delen met een specifieke gebruiker op door op het prullenbak-icon naast de naam van de gebruiker te klikken. Als je een bestand of map met een link hebt gedeeld, klik je eerst op ‘Openbare Links’ en vervolgens op het prullenbak-icon naast de link die je wil verwijderen.

Wat gebeurt er als een gebruiker een bestand of map wist die ik met hem of haar heb gedeeld?

Als je de gebruiker(s) met wie je een bestand hebt gedeeld, wisrechten hebt gegeven en deze gebruiker verwijdert jouw bestand of map, dan wordt deze ook uit de bestanden op jouw SURFdrive verwijderd. Je kunt je bestand of map in de webomgeving van SURFdrive echter weer herstellen bij ‘Verwijderde bestanden’.

Na het verwijderen kun je je bestand of map tot 30 dagen herstellen in de webomgeving van SURFdrive via ‘Verwijderde bestanden’. Ook degene die jouw bestand of map heeft verwijderd kan via zijn/haar ‘Verwijderde bestanden’ dit herstellen.

Kan ik tegelijkertijd met iemand anders (lokaal) in een document werken?

SURFdrive controleert de inhoud van documenten niet, daarom slaat SURFdrive verschillende versies op wanneer verschillende mensen tegelijkertijd lokaal in een document werken en dit uploaden en synchroniseren. SURFdrive maakt verschillende versies van het document, met in de versienaam het woord 'conflict'.

Kan ik ook een SURFdrive-map delen met een groep, bijvoorbeeld mijn afdeling of projectgroep?

Ja, dat kan! In SURFdrive kunnen gebruikers groepen aan maken en hier vervolgens gebruikers aan toevoegen. Vervolgens worden alle bestanden en mappen die met deze groep zijn gedeeld automatisch gedeeld met de gebruikers in de groep.

Let op: wanneer degene die de map deelt wordt gedeactiveerd (hij of zij gaat bijvoorbeeld uit dienst) zullen de gedeelde data niet meer beschikbaar zijn. Zorg dus dat een ander uit de groep de bestanden heeft gedownload en deelt met de anderen in de groep, vóórdat degene die de map deelde wordt gedeactiveerd. Het overdragen van eigenaarschap is op dit moment nog niet mogelijk.

Kan ik ook bestanden delen met gastgebruikers/externen?

Je kunt bestanden delen met gastgebruikers/externen met de functionaliteit ‘link delen’. Daarnaast kun je ook een map aanmaken waar gastgebruikers documenten naar toe kunnen uploaden. De volledige functionaliteit van SURFdrive, inclusief de desktop-clients en apps, is alleen beschikbaar voor gebruikers van instellingen die SURFdrive aan hun medewerkers en/of studenten aanbieden. 

Hoe deel ik een bestand of map met gastgebruikers/externen?

Dit kan zowel via de webbrowser als via je desktop:

  1. Ga naar https://surfdrive.surf.nl/files om te delen via de webbrowser. Zoek vervolgens het bestand of de map die je wilt delen. Beweeg met de muis over het bestand of de map, zodat aan de rechterkant een knop met 'Delen' verschijnt.
  2. Zoek het bestand op je eigen desktop om het via deze weg te delen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het bestand en klik in het pop-up menu op 'SURFdrive' en vervolgens op 'Delen'.

Voor allebei de manier geldt dat je vervolgens voor 'Link delen' kiezen. Maak hiermee een link aan die je naar mensen kunt sturen die zelf geen toegang tot SURFdrive hebben. Om iemand te laten weten dat je een bestand of map hebt gedeeld, kun je een e-mailadres in het veld 'Link e-mailen' invoeren. Je kunt je gedeelde bestand ook met een wachtwoord beveiligen. Geef dit wachtwoord via een ander kanaal door, zodat de ontvanger het bestand kan downloaden.

Kan iemand die geen SURFdrive-account heeft mijn gedeelde bestand bewerken?

Wanneer een bestand of map wordt gedeeld met iemand die geen SURFdrive-account heeft, staan de rechten standaard op alleen-lezen. Je kunt dit alleen bij het delen van een map aanpassen. Wanneer je een map met een ‘Openbare link’ deelt, kun je in de pop-up ook een vinkje zetten bij ‘bewerken toestaan’. Met deze optie kan een gebruiker zonder SURFdrive-account via een webbrowser bestanden naar de gedeelde directory uploaden. Deze gebruiker kan vervolgens de bestanden downloaden, deze bewerken en weer uploaden. In jouw SURFdrive verschijnt dan de bewerkte versie.

Kan ik een publieke link openen via WebDAV?

Als iemand een publieke link met je deelt, kun je deze ook via je WebDAV-client openen.

Als de volgende publieke link bijvoorbeeld is: “https://surfdrive.surf.nl/files/index.php/s/AbCdEfGHiJkl1234” met wachtwoord “geheim”, dan maak je een WebDAV-verbinding met de volgende gegevens:
URL: https://surfdrive.surf.nl/files/public.php/webdav/
Gebruikersnaam: AbCdEfGHiJkl1234
Wachtwoord: geheim

Hoe kan ik een map aanmaken waarin ik anderen bestanden kan laten uploaden zonder dat zij die van elkaar kunnen zien?

Bij het delen van een map door middel van een openbare link verschijnt een pop-up met configuratie-mogelijkheden. Hier kun je ‘Aanpassen toestaan’ aanvinken en vervolgens ‘Show file listing’ uitvinken. Iedereen die de link heeft kan vervolgens bestanden uploaden zonder andere bestanden te zien.

Ik wil anderen bestanden naar mij laten uploaden zonder dat zij die van elkaar kunnen zien, bijvoorbeeld om studenten verslagen in te laten leveren.

Maak een nieuwe map en deel deze door een openbare link te creeeren. Er verschijnt een pop-up met configuratie-mogelijkheden.
> Werk je op de website? Kies dan voor 'Alleen uploaden (File Drop)'.
> Werk je vanuit de software op je computer? Vink dan 'Toestaan bewerken' aan en vink 'Tonen bestandenlijst' uit.
Iedereen die je de link stuurt, kan vervolgens bestanden naar deze map uploaden zonder andere bestanden te zien.

 

Veilige dataopslag

Waarom is SURFdrive veiliger dan andere cloudopslagdiensten?

SURF voldoet met SURFdrive aan de Nederlandse en Europese privacywetgeving. De data zijn veilig opgeslagen in Nederland en worden nooit aan derden verstrekt. De locatie van de data is altijd bekend. Daarnaast verstrekt SURF geen gebruikersgegevens aan derden.

Waarom moet ik regelmatig opnieuw inloggen?

Uit veiligheidsoverwegingen word je regelmatig verzocht opnieuw in te loggen. Voor de desktop-clients en apps is dit elke 30 dagen. Wanneer je met je browser inlogt op de website van SURFdrive moet je na het afsluiten van je browser altijd opnieuw inloggen.

Kan ik mijn bestanden op SURFdrive versleutelen?

SURFdrive biedt geen ingebouwde versleuteling. Je kunt een bestand natuurlijk wel zelf met een programma van derden versleutelen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Boxcryptor Classic.

Hoe lang worden de data op SURFdrive bewaard als ze verwijderd zijn?

Alle bestanden en mappen die je verwijdert, worden 30 dagen bewaard, zodat je ze kunt herstellen. Als je account wordt verwijderd (bijvoorbeeld als je de instelling verlaat), bepaalt de instelling hoe lang de data nog beschikbaar zijn.

Mag ik ook privébestanden op SURFdrive zetten?

Dit is afhankelijk van de afspraken die je hebt met jouw instelling. In de Acceptable Use Policy (AUP) of in een vergelijkbaar document worden afspraken tussen jou als gebruiker en jouw instelling vastgelegd. SURFdrive legt hierin geen beperkingen op.

Hoe kan ik het delen van een link nog veiliger maken?

SURFdrive-gebruikers wisselen onderling veilig bestanden uit. Als je een bestand of map wilt delen met een gebruiker die geen toegang tot SURFdrive heeft, kun je de optie "Link delen" gebruiken. SURFdrive maakt voor het delen een 'openbare link' aan, waardoor iedereen die de link weet, bij jouw gedeelde bestand of map kan. In principe betekent dit ook dat als iemand per ongeluk de link raadt, hij of zij bij jouw gedeelde bestand of map kan, ook al heb je hem of haar niet verteld dat je iets gedeeld hebt. Je kunt de link met een eigen wachtwoord beveiligen, zodat je zeker weet dat alleen bepaalde mensen bij jouw bestand of map kunnen.

Naast beveiliging met een wachtwoord kun je ook een vervaldatum instellen. Hierdoor is jouw gedeelde bestand of map na een bepaalde datum niet meer beschikbaar.

Wat is het verschil tussen het delen van een openbare link in SURFdrive en een commerciële persoonlijke cloudopslagdienst?

Wanneer je een 'openbare link' in SURFdrive deelt, kun je de link beschermen met een zelfgekozen wachtwoord. Je kunt wat je deelt niet alleen beschermen met een wachtwoord, maar bovendien ook een vervaldatum instellen. Op die manier is wat jij deelt na een bepaalde datum niet meer beschikbaar. 

 

Privacy

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens binnen SURFdrive?

Jouw instelling is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.

SURFdrive is een dienst die wordt geleverd door SURF en die kan worden afgenomen door onderwijs- en onderzoeksinstellingen binnen Nederland. Instellingen kunnen SURFdrive vervolgens aanbieden aan hun gebruikers (veelal studenten, onderzoekers en medewerkers van die instelling). Bij gebruik van deze dienst worden persoonsgegevens verwerkt. De afnemende instelling is juridisch gezien verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens en SURF heeft de rol van verwerker namens de instelling. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens is je instelling het eerste aanspreekpunt.

Welke persoonsgegevens verwerkt SURFdrive?

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • voornaam (van de gebruiker en van de afnemer)
  • achternaam (van de gebruiker en van de afnemer)
  • e-mailadres (van de gebruiker en van de afnemer)
  • organisatie (van de gebruiker en van de afnemer)
  • toegangs- of identificatiegegevens (van de gebruiker)
  • loggegevens (van de gebruiker)
  • IP-adres (van de gebruiker)
  • Andere persoonsgegevens: via SURFdrive kun je bestanden opslaan, synchroniseren en delen. In die bestanden kunnen mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens zitten, maar als dienstaanbieder weten we niet de inhoud van de bestanden en deze willen we ook niet weten. Jij bent zelf verantwoordelijk voor deze bestanden en de inhoud hiervan. Wij verwerken ten behoeve van de dienstverlening ook de bestandsnaam en de bijbehorende metadata.
Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?
  • Loggegevens bewaren we 180 dagen (een half jaar). We hebben voor die periode gekozen omdat we weleens vragen krijgen over problemen die in de afgelopen maanden hebben plaatsgevonden. Als we de loggegevens nog hebben, kunnen wij nog voor je nagaan wat er is misgegaan. Na 180 dagen verwijderen we de logbestanden.
  • We bewaren ook je eduPersonPrincipalName (ePPN). Dat is je loginnaam in de vorm 'gebruikersnaam@instellingsnaam'. We bewaren je ePPN om statistieken te verzamelen, voor accounting en om te voldoen aan wettelijke belastingregels. Voor dat laatste doel moeten we je ePPN 10 jaar bewaren, maar dat doen we wel gehasht volgens de richtlijnen van de Belastingdienst: na 180 dagen wordt je gebruikersnaam vervangen door een tekenreeks, bijvoorbeeld: 'nth8uztcyi5vc7ew8tpt@instellingsnaam', zodat het niet meer te herleiden is.
  • Alle andere gegevens die we hierboven vermelden bewaren we zolang je gebruikmaakt van de dienst.
  • Als je account verwijderd is van SURFdrive, zorgen we ervoor dat alle data na 60 dagen van onze servers en backups verwijderd is.
Wie hebben er toegang tot mijn persoonsgegevens?

Alleen de beheerders van de dienst hebben toegang tot je persoonsgegevens. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend als dat nodig is om jou dienstverlening rond SURFdrive te kunnen bieden.

Daarnaast kunnen andere SURFdrive-gebruikers bestanden met jou delen (en jij kunt dat met anderen). Om dit mogelijk te maken zijn jouw naam en e-mailadres (om gelijknamige gebruikers van elkaar te kunnen onderscheiden) opgenomen in het SURFdrive-adresboek. Anderen kunnen deze gegevens alleen zien als ze ook SURFdrive hebben en specifiek op jouw naam zoeken.

Andere gebruikers mogen mij niet zomaar kunnen vinden in SURFdrive, kan dat?

Ja, dat kan. Je hoeft dan alleen maar de optie autocomplete te deactiveren; andere gebruikers kunnen je dan niet zomaar vinden via autocomplete. Doorloop dan de volgende stappen:

•    Navigeer naar https://surfdrive.surf.nl
•    Klik op ‘Instellingen’ (rechtsboven).
•    Klik op ‘Delen’.
•    Vink de optie uit wanneer je niet gevonden wilt worden door autocomplete.

Let op: als een andere gebruiker iets met je wil delen, moet hij dus je volledige gebruikersnaam weten. Je eigen gebruikersnaam vind je in het 'Instellingen' menu.

Updates en tips over SURFdrive?

Volg SURFdrive op Twitter