Nextcloud pilot van SURF Pilot

Waarom is deze pilot een waardevolle kans voor instellingen?

De SURF Nextcloud-pilot biedt instellingen een flexibele en veilige manier om federatieve samenwerkingsinstrumenten te verkennen, alternatieven voor grote techbedrijven uit te proberen en veilige cloudopslag voor onderwijs en onderzoek te testen. Om deze redenen is overwegen de moeite waard:

1. Een Europees alternatief voor samenwerking

Veel instellingen zijn op zoek naar manieren die aansluiten bij publieke waarden en Europese regelgeving. Met dit proefproject kunnen instellingen kennismaken met een open samenwerkingsomgeving op basis van Nextcloud, een transparant open-sourceplatform dat een aanvulling vormt op bestaande tools. Het geeft meer keuzevrijheid en tegelijkertijd de volledige controle over de digitale omgeving.

2. Meer controle, meer flexibiliteit

Nextcloud biedt een samenwerkingsomgeving die zelf beheerd wordt, waarin instellingen zelf de regie houden over belangrijke functies zoals communicatie, gegevensopslag en documentbeheer. Dit betekent:

• Meer autonomie bij het omgaan met (gevoelige) gegevens.
• Naadloze integratie met de huidige IT-infrastructuur.
• De vrijheid om het platform aan te passen aan de specifieke behoeften van de instelling.

3. Een betrouwbaar platform met een sterke staat van dienst

Nextcloud is gekozen omdat het voldoet aan belangrijke criteria: 

• Naleving van Europese regelgeving: als Duits bedrijf werkt Nextcloud volledig in overeenstemming met de Europese wet- en regelgeving.
• Open standaarden: het platform is gebaseerd op open-sourcetechnologie en garandeert daarmee transparantie en interoperabiliteit.
• Samenwerking zonder grenzen: Nextcloud ondersteunt veilige integratie en federatieve samenwerking, waardoor het gemakkelijker wordt om instellingsoverschrijdend te werken. .

4. Een centraal platform voor samenwerking

Nextcloud is ontworpen om naadloos samen te werken met je bestaande diensten, of het nu gaat om e-mail, agenda’s of authenticatie. Het is een veelzijdige aanvulling op IT-toolkits, die helpt een toekomstbestendige digitale werkplek te creëren.

Alle technische details zijn te vinden in de wiki 

Uitgebreide ervaring bij SURF

We hebben bij SURF al uitgebreide ervaring met de producten en software van Nextcloud. Sinds 2014 gebruiken we verschillende onderdelen van Nextcloud Hub voor bestandsopslag, delen, synchronisatie en realtime documentbewerking voor meerdere diensten. We hebben ook ervaring opgedaan met de volledige samenwerkingsomgeving tijdens de Nextcloud Proeftuin (2023) en de AlgoSoc-pilot (2025). Dit betekent dat instellingen er met vertrouwen mee aan de slag kunnen, wetend dat het platform betrouwbaar is en goed wordt ondersteund.

Wat houdt de pilot in?

De pilot is in januari 2026 van start gegaan voor een periode van 12 maanden, waarin we samen met onze leden een samenwerkingsomgeving testen om praktische ervaring op te doen op het gebied van bruikbaarheid, governance en technische instellingen. Aan de hand van deze inzichten onderzoeken we hoe deze omgeving veilig en autonoom samenwerken in de hele sector kan ondersteunen. Op basis van de ervaringen die tijdens de pilot worden opgedaan, zullen we de toekomstige roadmap voor samenwerkingstools bij SURF bepalen.

Doelstellingen van de pilot

Het belangrijkste doel van de pilot is het verkennen van mogelijke scenario’s voor een open samenwerkingsomgeving onder onze eigen controle. Op dit moment onderscheiden we deze 3 scenario’s:

• Naast elkaar
  Voor verschillende soorten doelgroepen of soorten data, bieden we diverse gespecialiseerde samenwerkingsomgevingen aan.
• Vervanging
  We gaan voor 1; één samenwerkingsomgeving vervangt de andere.
• Backup
  Eén samenwerkingsomgeving die dient als back-up voor andere, of die we gebruiken als noodvoorziening.

Tijdens de pilot kijken we naar de volgende aspecten door de samenwerkingsomgeving te verkennen en te valideren:

• Architectuur: Bepaal de meest geschikte opzet (één instantie, meerdere centraal beheerde instanties of een federatief model) en beoordeel de impact ervan op prestaties, samenwerking, beheer, kosten en schaalbaarheid.
• Gebruikerservaring: Evalueer de bruikbaarheid voor docenten, onderzoekers, medewerkers en studenten, en identificeer verbeteringen voor acceptatie en workflowintegratie.
• Samenwerking en interoperabiliteit: Test veilige instellingsoverschrijdende samenwerking, inclusief gastgebruikers, en beoordeel noodzakelijke systeemintegraties.
• Beheer en governance:Bepaal effectieve structuren voor administratie, besluitvorming, verantwoordelijkheden en ondersteuning tussen SURF en instellingen.
• Beveiliging en privacy:Zorg voor naleving van wet- en regelgeving, veerkracht bij incidenten en afstemming op publieke waarden.
• AI-assistent:Evalueer de verantwoorde integratie van een AI-assistent ter ondersteuning van dagelijkse taken, met inachtneming van de privacy.

Wat biedt de pilotomgeving?

Sommige functies worden geleidelijk ingeschakeld, naarmate overeenkomsten en technische configuraties in overleg met de instellingen worden afgerond. Het gaat onder meer om:

• Integratie met bestaande e-maildiensten: de configuratie is afhankelijk van zowel SURF als de instellingen, waardoor afspraken nodig zijn om onderlinge afhankelijkheden te beheren. Let op: het platform biedt geen e-maildienst.
• Agenda: Voor effectief gebruik kan het nodig zijn om ruimtes te reserveren en mogelijk te synchroniseren met bestaande agenda’s om te voorkomen dat er meerdere systemen moeten worden beheerd. Inzicht in de beschikbaarheid van collega’s, inclusief degenen die zich niet in de Nextcloud-omgeving bevinden, maar in de Microsoft-omgeving.
• AI-assistent: Hoewel verantwoorde AI-modellen kunnen worden aangesloten, zijn zorgvuldige evaluatie en afspraken nodig om verantwoord gebruik te waarborgen.

Het platform ondersteunt authenticatie via SURFconext, waardoor veilige single sign-on toegang wordt geboden aan alle deelnemende instellingen.

Wie doen mee?

Instellingen uit alle sectoren (van het beroepsonderwijs tot universiteiten en universitaire ziekenhuizen) nemen deel aan de Nextcloud-pilot.

Planning en stappenplan

De pilot is in januari 2026 van start gegaan en is opgedeeld in 5 fasen:

1. Voorbereiding (januari-februari): het opzetten van de projectorganisatie, het selecteren van deelnemers aan de pilot, het inrichten van de technische omgeving en het uitvoeren van communicatie- en onboardingactiviteiten. We verwachten dat de omgeving op 1 februari klaar is voor ondersteunend personeel en op 1 maart voor eindgebruikers, mogelijk via een gefaseerde uitrol.
2. Uitvoering (maart-oktober): Actief gebruik van Nextcloud, verzamelen van feedback en monitoren van gebruik en prestaties.
3. Tussentijdse evaluatie (juni): Tussentijds rapport met eerste bevindingen, knelpunten en suggesties voor verbetering.
4. Eindevaluatie (november): Evaluatiesessies met gebruikers en instellingen en analyse van de resultaten.
5. Rapportage en besluitvorming (december): Eindrapport en advies over voortzetting of opschaling van het platform.

Stappenplan

• 2026: Nextcloud-pilot van SURF, voor het verkennen van mogelijke scenario’s voor een open samenwerkingsomgeving onder eigen beheer.  
• 2027: Advies en besluit door de SURF-leden over de laatste fase van de dienstontwikkeling.  
• 2028: Bij succes en op voorwaarde van een positief advies van de SURF-leden, kan in 2028 een nieuwe samenwerkingsomgeving die als vervanging of aanvulling dient, beschikbaar worden gesteld als SURF-dienst. Als ervoor wordt gekozen om de oplossing als back-up te ontwikkelen, zijn een andere aanpak en een ander tijdschema van toepassing.