Veelgestelde vragen over SURFfilesender

Op deze pagina vind je veelgestelde vragen over de dienst SURFfilesender. Kun je het antwoord op jouw vraag niet vinden? Vraag dan de IT-helpdesk van jouw instelling om hulp.

Kan ik SURFfilesender gebruiken?

Je kunt SURFfilesender gebruiken als je instelling hiervoor een licentie heeft afgesloten. Als je inlogt op SURFfilesender krijg je een pagina te zien waarop je je instelling moet selecteren. Als je instelling niet in de lijst staat, heeft deze geen SURFfilesender-licentie. Neem contact op met de helpdesk van je instelling om je opties te bespreken.

Wat is de maximale bestandsgrootte die ik met SURFfilesender kan versturen?

De maximale bestandsgrootte per upload via HTML5 is 500 GB. Alle moderne browsers ondersteunen HTML5. Als je kiest voor versleuteling, dan is de maximale bestandsgrootte 2 GB. Ondersteunt jouw browsergeen HTML5, maar wel Adobe Flash, dan is de maximale bestandsgrootte per upload in alle gevallen 2 GB. Kies voor een andere browser (of update je browser) om grotere bestanden aan te kunnen.

Kan ik met SURFfilesender ook bestanden uitwisselen met personen die geen licentie hebben voor SURFfilesender?

Ja, dat kan. Met SURFfilesender kun je bestanden sturen naar iedereen, dus ook naar personen/organisaties die geen licentie hebben. Als SURFfilesender-gebruiker kun je deze personen een 'voucher' sturen om bestanden te uploaden/naar je te versturen.

Hoe kan ik mijn bestanden extra beveiligen met encryptie?

Om bestanden extra te beveiligen met encryptie, vink je op de uploadpagina ‘encryptie’ aan. Bedenk een sleutel (wachtwoord) die je zelf gemakkelijk kunt onthouden, en neem na het uploaden en versturen van je bestanden contact op met de ontvanger om je sleutel door te geven. Wij adviseren om dit via een ander kanaal dan de e-mail te doen, bijvoorbeeld telefonisch of per sms. Zodra de ontvanger deze sleutel invoert, kan hij/zij je bestanden downloaden. Het ver- en ontsleutelen van bestanden wordt door de browser tijdens het up- en downloaden gedaan. Extra software is dus niet nodig. Let op: versleuteling is enkel mogelijk bij uploads onder de 2 GB.

Heb ik een speciale browser nodig om bestanden te downloaden?

Nee. Met iedere moderne, up-to-date browser kun je de geüploade bestanden via SURFfilesender downloaden. Er zijn geen extra vereisten voor het downloaden van de bestanden.

Wat moet ik doen wanneer ik een probleem heb met inloggen?

Wanneer je een probleem hebt met het inloggen bij SURFfilesender, kun je contact opnemen met de helpdesk van je instelling.

Ik heb het uploaden van een bestand (per ongeluk) onderbroken. Moet ik nu opnieuw beginnen?

Je kunt een onderbroken of geannuleerde upload hervatten. Hiervoor moet je hetzelfde bestand opnieuw verzenden met dezelfde naam. Door deze naam herkent SURFfilesender het bestand. Wanneer je upload begint, zie je dat de voortgangsbalk start waar de vorige upload werd stopgezet.

Hoe kan ik zien of het uploaden van mijn bestand gelukt is?

Als je een bestand uploadt, zie je een groen vinkje wanneer het uploaden van het bestand voltooid is. Dit vinkje zie je alleen wanneer je gebruik maakt van een up-do-date browser die HTML5 ondersteunt.

Ik heb op het laatste moment nog een paar kleine wijzigingen doorgevoerd in mijn document. Kan ik mijn document direct nog een keer verzenden?

Ja, dat kan. Wel raden we je aan het bestand te hernoemen voordat je dit een tweede keer stuurt. Hierdoor ben je er zeker van dat al je veranderingen goed overgebracht worden.

Ik heb per ongeluk een file gestuurd naar het verkeerde e-mailadres. Kan ik de link om te downloaden blokkeren?

Geen probleem. Log in op SURFfilesender en ga dan naar het tabblad ‘Mijn Bestanden'. Hier heb je de optie om een of meerdere bestanden te verwijderen. De ontvanger krijgt dan ook een bericht dat het bestand niet langer beschikbaar is.

Privacy

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens binnen SURFfilesender?

Jouw instelling is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.

SURFfilesender is een dienst die wordt geleverd door SURF en die kan worden afgenomen door onderwijs- en onderzoeksinstellingen binnen Nederland. Instellingen kunnen SURFfilesender vervolgens aanbieden aan hun gebruikers (veelal studenten, onderzoekers en medewerkers van die instelling). Bij gebruik van deze dienst worden persoonsgegevens verwerkt. De afnemende instelling is juridisch gezien verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens en SURF heeft de rol van verwerker namens de instelling. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens is je instelling het eerste aanspreekpunt.

Welke persoonsgegevens verwerkt SURFfilesender?

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • voornaam
  • achternaam
  • e-mailadres
  • organisatie (want die staat meestal in je e-mailadres)
  • loggegevens
  • IP-adres
  • onderwerp van verzonden bestand
  • onderwerp van verzonden voucher
  • onderwerp van gedownload bestand
  • bestandsnaam
  • eduPersonTargetedID (een willekeurige tekenreeks die SURFfilesender gebruikt om jou te onderscheiden van andere gebruikers)
  • e-mailadres van ontvangende gebruiker
Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het leveren van de SURFfilesender-functionaliteiten en dan nodig is om wettelijke verplichtingen na te komen.

Persoonsgegevens die we verwerken voor de juiste werking van de dienst (logging, back-upvoorzieningen enzovoort) bewaren we maximaal 4 maanden.

Wie hebben er toegang tot mijn persoonsgegevens?

Alleen de beheerders van de dienst hebben toegang tot je persoonsgegevens. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend als dat nodig is om jou dienstverlening rond SURFfilesender te kunnen bieden.