Veelgestelde vragen over SURFfilesender

Bekijk hier de veelgestelde vragen over SURFfilesender. Staat je vraag er niet bij? Stel hem dan aan de IT-helpdesk van je instelling.

Ik wil SURFfilesender gebruiken. Kan dat?

Je kunt SURFfilesender gebruiken als je instelling een licentie heeft afgesloten. Log in op SURFfilesender en selecteer dan je instelling. Staat je instelling niet in de lijst, dan heeft deze geen SURFfilesender-licentie. Neem contact op met de helpdesk van je instelling om je opties te bespreken.

Op uitnodiging van een SURFfilesender-gebruiker kun je ook bestanden uitwisselen. Diegene stuurt je dan een voucher en nodigt je zo uit om SURFfilesender (eenmalig) te gebruiken.

Hoeveel kan ik maximaal versturen met SURFfilesender?

De maximale bestandsgrootte per upload via HTML5 is 500 GB. Alle moderne browsers ondersteunen HTML5. Kies je voor versleuteling, dan is de maximale bestandsgrootte 2 GB. Ondersteunt jouw browser geen HTML5, maar wel Adobe Flash? De maximale bestandsgrootte per upload is dan in alle gevallen 2 GB. Wil je grotere bestanden versturen? Kies dan voor een andere browser, of voer een browserupdate uit.

Kan ik met SURFfilesender ook bestanden uitwisselen met iemand zonder SURFfilesender-licentie?

Ja, dat kan. Met SURFfilesender kun je bestanden uitwisselen met iedereen, dus ook personen of organisaties zonder licentie. Je stuurt ze dan een voucher. Zo nodig je ze uit om bestanden te uploaden of naar je te versturen.

Hoe versleutel ik mijn bestanden voor extra veiligheid?

Vink op de uploadpagina ‘encryptie’ aan, om bestanden extra te beveiligen met versleuteling. Bedenk een sleutel (wachtwoord) die je zelf makkelijk kunt onthouden. Ben je klaar met uploaden en versturen? Neem contact op met de ontvanger om je sleutel door te geven. Doe dit via een ander kanaal dan e-mail, bijvoorbeeld telefonisch of per sms. Met deze sleutel kan hij direct je bestanden downloaden. Je browser ver- en ontsleutelt bestanden tijdens het up- en downloaden. Extra software is dus niet nodig. Let op: versleuteling kan alleen bij uploads onder de 2 GB.

Heb ik een speciale browser nodig om bestanden te downloaden?

Nee. Met iedere moderne, up-to-date browser kun je uploads via SURFfilesender downloaden, zonder extra voorwaarden.

Ik kan niet inloggen. Wat moet ik doen?

Neem contact op met de helpdesk van je instelling, als je een probleem hebt met inloggen op SURFfilesender.

Ik heb een upload (per ongeluk) onderbroken. Moet ik nu opnieuw beginnen?

Je kunt gewoon met een onderbroken of geannuleerde upload verdergaan. SURFfilesender herkent het, als je hetzelfde bestand opnieuw verzendt met dezelfde naam. Je voortgangsbalk start waar de vorige upload werd stopgezet.

Hoe zie ik of een upload is gelukt?

Als een upload voltooid is, zie je een groen vinkje. Dit vinkje zie je alleen als je een browser gebruikt die  up-do-date is en HTML5 ondersteunt.

Ik heb nog iets aangepast in mijn document. Kan ik deze wijziging direct nog een keer verzenden?

Ja, dat kan. Hernoem wel nog even je bestand, voordat je het een tweede keer verstuurt. Zo weet je zeker dat SURFfilesender al je veranderingen goed doorvoert.

Ik heb per ongeluk iets verstuurd aan een verkeerd e-mailadres. Kan ik de downloadlink blokkeren?

Geen probleem. Log in op SURFfilesender en ga dan naar het tabblad ‘Mijn Bestanden'. Hier kun je bestanden verwijderen. De ontvanger krijgt dan een bericht waarin staat dat het bestand niet langer beschikbaar is.

Heeft SURFfilesender een API?

Ja, SURFfilesender heeft een API waarmee je kunt praten. Log eerst in op SURFfilesender, daarna kun je vragen stellen aan de API. Zorg er wel voor dat je een geldige browsersessie hebt. De REST API interface kun je alleen via diezelfde browsersessie gebruiken.

Privacy

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens binnen SURFfilesender?

Je instelling is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens.

SURF levert de dienst SURFfilesender. Onderwijs- en onderzoeksinstellingen binnen Nederland kunnen deze dienst afnemen. Instellingen bieden SURFfilesender vervolgens aan hun gebruikers aan (veelal studenten, onderzoekers en medewerkers van die instelling). Bij gebruik van deze dienst worden persoonsgegevens verwerkt. De afnemende instelling is juridisch gezien verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens. SURF heeft de rol van verwerker namens de instelling. Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens is je instelling dus het eerste aanspreekpunt.

Welke persoonsgegevens verwerkt SURFfilesender?

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • voornaam
  • achternaam
  • e-mailadres
  • organisatie (want die staat meestal in je e-mailadres)
  • loggegevens
  • IP-adres
  • onderwerp van verzonden bestand
  • onderwerp van verzonden voucher
  • onderwerp van gedownload bestand
  • bestandsnaam
  • eduPersonTargetedID (een willekeurige tekenreeks die SURFfilesender gebruikt om onderscheid te maken tussen gebruikers)
  • e-mailadres van ontvangende gebruiker
Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?

We hebben je persoonsgegevens nodig om SURFfilesender-functionaliteiten te leveren en om wettelijke verplichtingen na te komen. Je persoonsgegevens bewaren we niet langer dan nodig is om hieraan te kunnen voldoen.

Persoonsgegevens die we verwerken voor de juiste werking van de dienst (logging, back-upvoorzieningen enzovoort) bewaren we maximaal 4 maanden.

Wie kan mijn persoonsgegevens inzien?

Alleen de beheerders van de dienst hebben toegang tot je persoonsgegevens. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor SURFfilesender-dienstverlening.