Doorbraak in collectief aanbesteden van hardware
Tot voor kort was het ondenkbaar: 36 SURF-leden uit mbo, hbo, wo, TNO en SURF zelf, kopen hun nieuwe pc-hardware gezamenlijk in via de SURF-coöperatie. “Wij zien heel duidelijk dat we nu minder voor een computer betalen dan toen we zelfstandig inkochten.”
Arno Hartman
Alles begon bij de SURF-werkgroep waar 4 ‘linking pins’ van het mbo zich bezighouden met het afstemmen van inkooptrajecten. Deze taak pakten ze grondig aan, zo vertelt Arno Hartman van Yuverta, kartrekker van de groep. “De afgelopen 3 jaar hebben we een inventarisatie gemaakt van alle kansen die we zagen voor collectief inkopen. Op ons verzoek vulden alle mbo-instellingen Excelsheets in: welke behoeften hadden ze bijvoorbeeld op het gebied van applicaties, security of hardware?”
Waar SURF-leden al jarenlang samen software inkopen, bleek de behoefte ook op het gebied van hardware opmerkelijk vaak overeen te stemmen. Er kwam een eerste gezamenlijk hardware inkooptraject via SURF voor printers.
Dat succes trok de aandacht van de rest van de SURF-coöperatie. “In dat traject heeft de SURF-sector echt geprofiteerd van zijn omvang”, zegt Arian Prins van de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten, en linking pin voor het hbo. “Ik dacht: dit is belangrijk voor ons allemaal. Dit moeten we doen.”
Kiezen voor functionaliteit
Arian Prins
Na het succes van de gezamenlijke inkoop van printers, zagen Arno en Arian ook kansen voor de inkoop van pc-hardware. Er werd een SURF-stuurgroep gevormd, die voor veel spannende discussies zorgde. Ook al zijn behoeften vaak generiek, de organisatie van inkoop is dat niet. Arian: “Zelf werk ik bij een kleine hogeschool, maar SURF kent ook organisaties die zo groot zijn dat ze rechtstreeks afspraken kunnen maken met fabrikanten.”
De stuurgroep profiteerde ook van de expertise van een ander samenwerkingsverband uit het mbo, de IGEA-groep. Die bestaat uit 9 instellingen die al jaren gezamenlijk computers inkopen op basis van Europese aanbestedingsregels. Dus niet op merk maar op prijs, binnen vooraf opgestelde criteria voor functionaliteit.
Deze aanpak maakte het mogelijk om overeenstemming te vinden voor alle partijen. “Onze technische mensen werden er wel een beetje onrustig van”, zegt Arno. “Die dachten: krijgen we wel een A-merk? We hebben ze gerustgesteld: natuurlijk gaan we niet bij de Lidl of de Action laptops halen. En de IT’ers kunnen straks rechtstreeks contact onderhouden met de leverancier.”
“Wij zien heel duidelijk dat we nu minder voor een computer betalen dan toen we zelfstandig inkochten"
Gezamenlijke uitvraag en bestellingen
Een gedegen aanbesteding via SURF zorgde voor uitkomsten waar alle 36 deelnemende instellingen achter staan. Die deelnemersgroep is heel gevarieerd. Het gaat om een stuk of 15 mbo-instellingen, maar bijvoorbeeld ook de Universiteit Utrecht, de Erasmus Universiteit, grote hogescholen zoals Inholland en Fontys, plus TNO en SURF zelf.
Er zijn 3 leveranciers geselecteerd: 1 voor Apple-hardware en 2 voor Windows-computers. Die laatste krijgen ieder een deel van de SURF-sectoren om te bedienen.
Elk half jaar wordt er via SURF een gezamenlijke uitvraag gedaan naar hardware: welke instellingen willen bestellen, en hoeveel? Die groep doet samen bij de geselecteerde leveranciers een minicompetitie, om te bepalen welke fabrikant de beste prijs biedt.
Het is ook mogelijk voor instellingen om tussendoor individueel kleinere bestellingen te doen. Arian: “Als iemand een laptop uit zijn handen laat vallen, dan zal er toch een nieuwe moeten komen. Je wil niet dat instellingen dat via een winkel doen.”
Kostenvoordelen
Inge van Spaendonk
In een tijd van bezuinigingen staan kosten uiteraard op de voorgrond. Het collectieve traject levert de deelnemers veel voordelen op. Arno: “Wij zien heel duidelijk dat we nu minder voor een computer betalen dan toen we zelfstandig inkochten.”
Dat prijsvoordeel was er al voor leden van de IGEA-roep zoals Yonder, waar Inge van Spaendonk verantwoordelijk is voor de ict-inkoop. Toch is ze nu via de aanbesteding in SURF goedkoper uit: "Met het SURF-traject kunnen we onze bestellingen elk half jaar aanpassen. Dit geeft meer ruimte voor een organisatie die steeds in beweging is."
De financiële voordelen laten zich snel berekenen. Maar ze zijn slechts een deel van het verhaal. Arian noemt de optie om computers voorgeïnstalleerd te laten uitleveren op locatie, desgewenst bij de medewerker thuis. “Dat hebben we altijd al gewild maar nooit goed voor elkaar gekregen,” zegt hij. “Het scheelt veel werk en dus geld.”
De bottomline is voor hem dat de inkoop nu beter wordt doordacht. “Voor 90% van de werkplekken kun je gewoon op basis van afschrijvingstermijnen voorspellen wanneer er besteld moet worden. Zo kun je efficiencyvoordelen boeken.”
“Of een aanbestedingspartij iets belooft is één ding, maar in hoeverre maken ze het waar? En hoe snel doen ze dat? Je hebt een partij nodig die daar achteraan zit en waar nodig escaleert”
Kwaliteit van aanbestedingstraject
De voordelen van de collectieve aanbesteding gaan nog verder, zo zegt Arian: “Voor een kleine instelling als de mijne vragen inkooptrajecten relatief veel tijd van dure medewerkers.” Gezamenlijk aanbesteden kost weliswaar tijd voor overleg, maar het bespaart ook werk.
De kwaliteit van het traject wordt bovendien beter door de samenwerking via SURF. De instelling van Arno heeft een grote, ervaren inkoopafdeling. Toch merkte hij dat het overleg met de andere deelnemers nieuwe inzichten opleverde, bijvoorbeeld op technisch gebied. “We zaten aan tafel met TNO en met grote hogescholen en universiteiten. Daar hebben we absoluut wat van opgestoken.”
Ten slotte noemen de geïnterviewden de rol van SURF. Niet alleen als deelnemer van de aanbesteding, maar ook als regiepartner voor de leveranciers. Arian legt uit: “Of een aanbestedingspartij iets belooft is één ding, maar in hoeverre maken ze het waar? En hoe snel doen ze dat? Je hebt een partij nodig die daar achteraan zit en waar nodig escaleert.” Van Spaendonk legt dit uit: “SURF is zo groot en deskundig dat er goed naar ze geluisterd wordt. En onze ervaring is dat SURF ook goed naar ons luistert. Het contact is altijd super.”
"Met het SURF-traject kunnen we onze bestellingen elk half jaar aanpassen. Dit geeft meer ruimte voor een organisatie die steeds in beweging is”
Advies voor wie niet deelneemt
Ondanks de voordelen zijn er toch veel instellingen buiten de aanbesteding gebleven. “Die hebben helaas de boot gemist”, zegt Arno. “En dat terwijl we alles toch goed en duidelijk hebben gepresenteerd. Nu hoor ik vaak dat ze spijt hebben, zowel bestuurders als CIO’s.”
Arian raadt instellingen aan om daar rekening mee te houden bij contracten die instellingen nu afsluiten: ze moeten de vrijheid hebben om aan te sluiten bij collectief aanbesteden wanneer die kans komt. Die vrijheid geeft geen verplichting, maar de voordelen zijn evident.
Gelukkig ziet Arno nog meer collectieve kansen. “Er zijn producten endiensten waar je je niet mee kunt profileren, maar die je gewoon nodig hebt. Die zijn vaak geschikt om collectief in te kopen. Hardware is nog maar het begin."
Inspirerend voorbeeld
Alle drie zijn blij met het succes van de aanbesteding. Arno was “best een beetje verrast” door het grote aantal universiteiten en hogescholen dat aanhaakte. Ook Inge vindt het leuk dat wo en hbo een voorbeeld nemen aan het mbo. Maar dat was geen wonder, zo zegt Arian: “Met hun succes hebben de mbo-instelllingen veel grote organisaties overtuigd.”
Tekst: Aad van de Wijngaart
Doorbraak in collectief aanbesteden van hardware is een artikel van SURF Magazine.
Terug naar SURF Magazine
Vragen naar aanleiding van dit artikel? Mail naar magazine@surf.nl.