Voordelen voor studenten met eduXchange
Razendsnel inschrijven voor minoren
Drie universiteiten met tweehonderd minoren: dankzij een pilot met eduXchange is dat geheel nu meer dan de som der delen. Marja Verstelle en Iteke de Jong vertellen hoe deze pilot bij de alliantie LDE liep en wat het heeft opgeleverd. Ze hebben ook advies voor andere instellingen, want straks gaat iedereen aan de slag met eduXchange.
In het kort
Wie: Marja Verstelle en Iteke de Jong
Functie: kwartiermaker onderwijssamenwerking alliantie respectievelijk beleidsmedewerker en minorcoördinator
Organisatie: Leiden-Delft-Erasmus Universities (LDE) respectievelijk Erasmus Universiteit Rotterdam
Dienst: eduXchange (pilot)
Uitdaging: bevorderen dat studenten minoren volgen bij andere instellingen
Oplossing: eduXchange koppelt de SIS’en aan elkaar en toont studenten een gezamenlijke minorcatalogus waar ze zich meteen kunnen inschrijven.
Het is een match made in heaven: Universiteit Leiden, TU Delft en Erasmus Universiteit Rotterdam (LDE) zijn drie naburige instellingen die elkaar qua vakgebieden en temperament perfect aanvullen. Dat biedt grote kansen voor het onderwijs, zegt Marja Verstelle, die de onderwijsprojecten van deze LDE-alliantie coördineert.
Marja Verstelle
“Als je een ingenieur uit Delft, een bedrijfskundige uit Rotterdam en een filosoof uit Leiden samen aan een minorproject laat werken, dan kunnen ze veel van elkaar leren. Ook is het een uitstekende voorbereiding op het werkende leven, waar in gemengde teams wordt samengewerkt.”
Maar hoe organiseer je dat als alliantie? Studenten moeten weten wat voor minoren er buiten hun eigen instelling beschikbaar zijn, wat ze inhouden en hoe je je aanmeldt. De administraties stuurden Excelsheets rond met gevoelige persoonsgegevens. Dat is niet alleen tijdrovend en onwenselijk vanwege privacy, maar leidde ook tot fouten.
Systemen aan elkaar koppelen
Een oplossing diende zich aan. Een andere alliantie van kennisinstellingen, EWUU, gebruikt eduXchange voor het aanbieden van keuzevakken. Deze dienst van SURF koppelt systemen van meerdere instellingen aan elkaar. Zo krijgen studenten een compleet overzicht van onderwijsaanbod en kunnen ze zich meteen inschrijven.
Iteke de Jong
“Maar minoren zijn toch iets anders”, zegt Iteke de Jong, beleidsmedewerker en minorcoördinator bij Erasmus Universiteit Rotterdam. “Onze grootste uitdaging was om de uitwisseling van informatie goed te regelen in de studenteninformatiesystemen (SIS). Daar heb je niet alleen te maken met verschillende expertises binnen de drie instellingen, maar ook met de leveranciers van de verschillende SIS’en. Gelukkig kregen we in de pilot hulp van SURF.”
Marja licht toe: “We bespraken hoe onze processen liepen. SURF kwam met technische voorstellen die ook rekening hielden met zaken als Privacy by Design. Het was goed dat we op initiatief van SURF ook een technisch projectleider in de arm hebben genomen, want die kon rechtstreeks praten met de leveranciers.”
Fundamentele keuzes
Wat ook handig was: “Er waren bij LDE veel mensen in seniorposities op de pilot gezet, want zo’n project kun je niet opzetten met bekende projectmanagementmethodes. We werkten in designcycli, met mensen die veel overzien, continu met elkaar in overleg blijven en alles tijdig laten testen. Én op elkaar vertrouwen. Dat werkte heel goed.”
Er moesten ook fundamentele keuzes gemaakt worden. Zo kan een student zich binnen LDE slechts voor één minor tegelijk inschrijven. Anders was de automatisering niet mogelijk geweest. Bij zulke besluiten hielp het dat de rectoren van meet af aan achter het plan stonden.
“Ik merk in het buitenland: we hebben innovatieve oplossingen gerealiseerd waar anderen vaak nog naar zoeken.”
Razendsnel en innovatief
Dankzij eduXchange kan een student zich nu razendsnel inschrijven. Iteke: “De SIS’en controleren de gegevens. Ben jij toelaatbaar? Hebben we nog plek? En dan krijg je meteen te zien: je bent ingeschreven. Toestemming vragen bij de faculteit hoeft niet. Alles gebeurt op basis van de toelatingsmatrix die de drie instellingen vooraf hebben vastgesteld.” Bij de administraties scheelt dit ook veel handmatige aanpassingen. Geen wonder dus dat de vernieuwing op alle niveaus positief is ontvangen.
Marja: “Wat ons van meet af aan ook aansprak, was dat we hiermee een voorloper zouden zijn. Wat SURF bedacht was innovatief. Ik merk het ook in het buitenland: we hebben oplossingen gerealiseerd waar anderen vaak nog naar zoeken.”
“Zorg dat je mensen op het project zet die de wegen kennen binnen je organisatie. Want er moet snel geschakeld kunnen worden”
Advies voor instellingen
Het is de bedoeling dat eduXchange vanaf september 2026 wordt opgenomen in het dienstenportfolio van SURF en zo beschikbaar komt voor alle instellingen die op deze manier vak- en minorenaanbod willen openstellen voor studenten van andere instellingen. Het is daarmee ook een onderdeel binnen de realisatie van de nieuwe landelijke sectorvoorziening Aanmelden, Inschrijven, Intekenen (AII).
Wat voor advies hebben Marja en Iteke voor instellingen die nu nog geen eduXchange gebruiken? Iteke: “Zorg dat je mensen op het project zet die de wegen kennen binnen je organisatie. Want er moet snel geschakeld kunnen worden.” Marja voegt eraan toe: “Ik merk vaak dat bij flexibilisering vooral gedacht wordt binnen de eigen instelling. Met AII kun je straks veel verder gaan. Maar daar moet je wel strategisch beleid voor opzetten. Als je nu al samenwerking hebt met bepaalde andere instellingen, dan gaat eduXchange meerwaarde bieden.”
“Als je nu al samenwerking hebt met bepaalde andere instellingen, dan gaat eduXchange meerwaarde bieden”
Keuzeadvies als uitdaging
EduXchange werkt nu prima, maar de ontwikkeling blijft doorgaan. Er wordt met name druk gewerkt aan terugkoppeling van resultaten, vanuit de gastinstelling naar de thuisinstelling van de student.
Tot slot leidt elk succes ook tot nieuwe uitdagingen, zo legt Marja uit. “We hebben nu een geïntegreerde catalogus waarin studenten gericht kunnen zoeken, maar die telt met drie instellingen al 200 minoren. Waar baseren de studenten hun keuze op? Volgens eerder onderzoek zijn dat ouderejaars, ouders en filmpjes. Ik durf te wedden dat de helft nu ook al ChatGPT gebruikt. Met eigen AI kunnen we hun keuzeproces goed begeleiden.”