Samenwerken in praktijkgericht onderzoek: 10 tips voor een vliegende start

“Maak voor een rolstoelgebruiker een tablethouder op maat, die handig is voor zijn hobby: vliegtuigspotten.” Aan dit soort oplossingen werken studenten van het ROC van Twente binnen het practoraat Zorg en Technologie. Dat practoraat doet onderzoek naar de toepassing van technologie in gezondheidszorg, welzijnswerk en onderwijs, en werkt hiervoor samen met diverse zorginstellingen en Hogeschool Saxion.

Samenwerken met partners uit het werkveld, zoals bedrijven, overheden en maatschappelijke organisaties, is het devies in het praktijkgericht onderzoek bij mbo’s en hogescholen. Onderzoekers en onderzoeksondersteuners hebben dan ook behoefte aan digitale oplossingen voor het opslaan en delen van data, ook met partners buiten de instelling.

Als coöperatie biedt SURF hier een veilige en eenvoudige oplossing voor: Research Drive is een werkomgeving waarin data veilig worden opgeslagen tijdens onderzoek en waarin je ook met externe partners kunt samenwerken. Maar omdat onderzoek en datamanagement in het mbo en hbo nog in ontwikkeling zijn, loopt het gebruik niet overal vanzelfsprekend op rolletjes. Hoe maak je jouw organisatie klaar voor Research Drive?

1. Breng goed in kaart waar je onderzoekers, lectoren of practoren behoefte aan hebben

Databases, een ethische commissie, dataopslag, publicatiemogelijkheden en toegang tot wetenschappelijke publicaties? Of willen ze alleen een samenwerkingsomgeving? Vraag goed door naar de prioriteiten.

2. Kijk welke digitale vaardigheden je gebruikers hebben

Zo kun je beter inschatten hoeveel je moet uitleggen. Denk aan:

• Bestandsbeheer: weten hoe je een mappenstructuur en bestanden aanmaakt en een naam geeft, zodat informatie gemakkelijk te vinden en te beheren is.
• Versiebeheer: weten dat bestanden meerdere versies kunnen hebben en dat de service oudere kopieën kan bewaren die je kunt herstellen.
• Overal toegang tot de data: weten dat bestanden in de cloud zijn opgeslagen en vanaf verschillende apparaten toegankelijk zijn via een browser of app.
• Synchronisatie: bestanden die in een gesynchroniseerde map zijn opgeslagen, worden automatisch bijgewerkt op alle verbonden apparaten.
• Samenwerken en delen: begrijpen hoe je bestanden of mappen met anderen deelt en de juiste toegangsniveaus instelt.

3. Leg goed uit wat de voordelen van Research Drive zijn ten opzichte van de grote commerciële concurrent

4. Bied voldoende tijd en ondersteuning

Realiseer je dat mensen moeten wennen aan het werken met een nieuw systeem.

5. Organiseer trainingen

Bied regelmatig trainingen aan waarin deelnemers ook echt aan de slag gaan met het systeem. SURF biedt een Onboarding Training voor instellingen die Research Drive afnemen. Dit is een training van 3 uur waarna beheerders en gebruikers aan de slag kunnen met de dienst. 

6. Veranker veilige data in je beleid

Zorg dat ook het bestuur van je instelling het belang van verantwoorde omgang met data uitdraagt – én controleert of dit daadwerkelijk gebeurt op de werkvloer. 

7. Maak goede afspraken over databeheer

Een digitale samenwerkingsomgeving vraagt voor sommigen om een nieuwe manier van denken: het gaat niet meer om data van één persoon, maar om data van een onderzoeksgroep. Daarom moet je heldere afspraken maken: wie beheert wat, wie mag wat verwijderen of aanpassen? Je kunt één persoon verantwoordelijk maken voor het beheer van de projectomgeving van een onderzoeksproject, bijvoorbeeld de hoofdonderzoeker. Die kan gasten uitnodigen met een eenvoudig mailtje, onderzoeksgroepen beheren, en rollen en verantwoordelijkheden toewijzen. Hiermee bepaal je wie wat te zien krijgt en wie wat mag doen. 

8. Stuur strak op het goed bijhouden van metadata

Zo houd je overzicht. Bovendien zijn beschrijvende metadata onmisbaar om informatie vindbaar, toegankelijk en herbruikbaar te maken. Denk aan: datum, auteur, bestandsformaat, onderzoeksmethode en geografische gegevens.

9. Maak gebruik van de kennis en ervaring van anderen

“Organisaties als Fontys, Windesheim en Saxion hebben het prachtig voor elkaar en zijn altijd bereid te delen”, tipt Edith Wanschers, beleidsadviseur ROC van Twente. “Maar laat je niet afschrikken door alles wat daar al gedaan is. Klein beginnen en steeds een stukje verder is prima. Het hoeft niet allemaal tegelijk.”

10. Kijk welke andere diensten je kunt koppelen voor opslag en datamanagement, publiceren en rekenen

De meest gebruikte SURF-diensten in praktijkgericht onderzoek:

Bonustip: vertrouw op de techniek en geef veel aandacht aan het proces

“De techniek is redelijk voor elkaar en wordt goed beheerd door SURF”, vindt Gerald Wildenbeest van Saxion Research Services. “Ook aansluiten op nieuwe ontwikkelingen wordt door SURF gedaan, vaak zelfs vanuit het abonnementstarief van de dienst, zonder extra ontwikkelkosten. Veel lastiger is het goed inrichten van de processen rond die techniek. De processen verschillen per organisatie, ook al stoeien deze organisaties veelal met dezelfde uitdagingen. Overleg daarover wordt ook door SURF georganiseerd, in de vorm van gebruikersbijeenkomsten op diverse niveaus: bestuurlijk, technisch, ondersteuning, cursus. Vertrouw op de techniek, en geef vervolgens veel aandacht aan de procesvoering en procesinrichting.”  

Dit artikel is tot stand gekomen dankzij Gerald Wildenbeest van het team Saxion Research Services (SRS) en Edith Wanschers, beleidsadviseur bij het ROC van Twente.