Privacy statement SURF

SURF values the privacy of both its member institutions and of visitors to its website. When we ask you for your personal details, we handle them with care. We always comply with the General Data Protection Regulation (GDPR). You can read all about this in our privacy statement.

How do we handle your data?

Privacy

If SURF requests and processes your personal data, then your privacy is our prime concern. This means, among other things, that:

  • we clearly state for what purposes we are processing your personal data; we do this by means of this privacy statement;
  • we ask for only the personal data that is needed for legitimate purposes;
  • we keep your personal data very safe and also demand the same from the parties, which process your personal data on our behalf; and
  • you may view, correct or delete your personal data at any time. 

Security measures

Among other things, we have applied the following security measures to protect your personal data:

  • Our system is accessible only over the SURF-network, using a secure VPN connection;
  • We use secure (HTTPS) connections to guarantee the security of data transfers; and
  • We apply organizational and physical access controls.

For what do we use your data?

We process your data to:

  • allow you to  register via the website for SURF events;
  • allow you to subscribe to SURF Magazine by mail (by subscribing on the website);
  • allow you to fill out forms via the website;
  • allow you to receive the SURF Nieuws newsletter by email (by registering on the website); and
  • pursue our customer relationship management.

Registration for events

If you register for an event via our website, we ask you for the following personal details:

  • first name and surname (mandatory);
  • email address (mandatory);
  • organization for which you work (mandatory);
  • sector of the organization where you work;
  • job-title;
  • payment details;
  • dietary preferences; and
  • other information that you can provide optionally.

Why do we ask for this information?

We need your details in order to process your registration (legal basis for processing: performance of an agreement). In addition, we can carry out statistical research using this information in order to improve our services (legal basis for processing: SURF's legitimate interest) 

How long do we retain your details?

SURF retains your data for up to 18 months after the event, in order to carry out statistical research. If you register for a paid event, SURF will retain your data for 10 years. This is the legal retention period. 

SURF Magazine

If you subscribe to the quarterly SURF Magazine via our website, we ask you for the following personal details:

  • first name and surname;
  • gender;
  • address;
  • email address;
  • telephone number;
  • organization for which you work;
  • sector of the organization where you work; and
  • job-title.

Why do we ask for this information?

We need your details in order to process your subscription to SURF Magazine (legal basis for processing: performance of an agreement). In every SURF Magazine there are instructions on how to unsubscribe. You unsubscribe by sending an email to communicatie@surf.nl

How long do we retain your details?

We retain your details for as long as you are a subscriber to SURF Magazine. Once you unsubscribe, we immediately delete your details. 

Web forms

On our website, you can fill out forms for a variety of reasons. For example, you may register as a speaker for an event or fill out a feedback form. When you fill out a web form, SURF may ask you for the following details:

  • first name and surname;
  • address;
  • email address;
  • telephone number;
  • area of interest;
  • organization for which you work;
  • sector of the organization where you work;
  • job-title; and
  • other information that you can provide optionally.

Why do we ask for this information?

We need your details in order to process your registration or request (legal basis for processing: performance of an agreement).

How long do we retain your details?

We retain your data up to 1 month after your request or registration has been fully processed, so that we can still answer any follow-up questions. 

Our SURF News newsletter

If you subscribe to our SURF News online newsletter, we ask you for the following personal details:

  • first name and surname;
  • email address;
  • organization for which you work; and
  • area of interest.
  • Every newsletter from SURF includes a link at the foot of the newsletter to allow you to unsubscribe.

Why do we ask for this information?

We need your details in order to process your registration (legal basis for processing: performance of an agreement).

How long do we retain your details?

Directly after you have signed out of SURF News, you will not receive the newsletter anymore.

Customer relationship management

We process personal data in the context of our customer relationship management, in order to fulfil our obligations under the agreements with our relations. For example, we can record data of contact persons of institutions, suppliers and other business relations in the SURF-wide CRM system. For the purpose of relationship management, we may process the following data:

  • first name and surname; 
  • gender;
  • address;
  • telephone number;
  • cell number;
  • role or job-title;
  • department;
  • institution or organization with which you are affiliated;
  • email address; and
  • short business visit report, if our relationship manager has visited you

Why do we process this information?

We need this information for the purposes of our customer relationship management (legal basis for processing: SURF's legitimate interest).

How long do we retain your details?

Data that are required to be retained by law will be retained for the period the law requires. We therefore retain the data included in the legal basic administration for up to 10 years after the end of the contract. In all other cases, we retain your data for up to 1 year from the end of the agreement. 

To whom do we transfer your data?

We only pass on the data you provided us to third parties when this is necessary to be able to provide you with the respective services.

We will only supply your data to other parties with your agreement, unless it is legally required of us or permitted to transfer your data. For example, the police may require us to provide data as part of a fraud investigation. SURF is then legally required to provide these data.

In addition to the cases referred to above, we may provide your details in the following situation: when processing them in the context of relationship management, we may provide your contact details to your institution's SURF Coordinating Contact Person if this is necessary for proper coordination of communication on SURF-related topics. For this purpose, we may provide your name, business e-mail address, and the SURF committee or group in which you are involved. Your details will be provided on the basis of the legitimate interests of SURF and the institution.

What rights do you have in relation to your data?

We process your personal data and you can therefore decide what is done with them. To do so, you can contact SURF; see the contact details at the foot of this page. What exactly can you do with the data provided to us?

  • You may request to see your data that we are processing.
  • You may ask us to amend your data, to complete them, or to remove them if they are incorrect or not (no longer) relevant.
  • You may ask us to restrict the processing of your data.
  • You may request a digital copy of your data that we process and you have the right to transfer these data to a different service provider.
  • You may withdraw your consent to the processing of your personal data, for example by unsubscribing from a newsletter. Note: the processing of your personal data before you withdrew your consent remains legal.

If you believe that SURF is not handling your personal data correctly, then you may file a complaint with SURF. If you and SURF are unable to resolve the issue, then you can submit a complaint about SURF to the Personal Data Authority

Right of objection

In addition to the rights referred to above, you may also object to processing that takes place on the grounds of the legitimate interest of SURF or a third party. This may be for reasons related to your specific situation. You can object via the contact details at the bottom of this privacy statement.

Third-party websites

This privacy statement does not apply to third-party websites to which we have links on our website. SURF is unable to guarantee that these third parties will handle your data in a trustworthy or secure manner. We recommend that you read the privacy statement(s) on those websites before you make use of such website(s).

Amendments to privacy statement

SURF may amend this privacy statement. We therefore recommend that you review this privacy statement regularly.

Cookie policy

Also read our cookie statement, where we explain what cookies we use on our website and why. 

SURF contact details

General

SURF
Moreelsepark 48
3511 EP  Utrecht
communicatie@surf.nl
+31-887873000

Inschrijving evenementen

Als je je via onze website aanmeldt voor een evenement, vragen we de volgende persoonsgegevens:

  • voor- en achternaam (verplicht veld)
  • e-mailadres (verplicht veld)
  • organisatie waar je werkt (verplicht veld)
  • organisatiesector waarin je werkt
  • functie
  • betalingsgegevens
  • dieetvoorkeuren
  • eventuele overige informatie die je vrijwillig invult 

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). Daarnaast kunnen we op basis van deze gegevens (statistisch) onderzoek doen, om zo onze diensten te verbeteren (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang SURF).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

SURF kan jouw gegevens tot uiterlijk 18 maanden na het evenement gebruiken voor het verrichten van onderzoek. Dit onderzoek is gericht op het verbeteren van de evenementen die we aan de doelgroep aanbieden. Voor dit onderzoek pseudonimiseert SURF de gegevens, waardoor ze niet meer direct herleidbaar zijn naar personen. Hiervoor verwijdert SURF je naam en e-mailadres. Na 18 maanden worden je gegevens volledig geanonimiseerd, waardoor ze, zowel direct als indirect, niet meer herleidbaar zijn. SURF kan de geanonimiseerde gegevens dan uitsluiten nog gebruiken voor statistisch onderzoek.

Indienen sessievoorstel

Via onze website is het mogelijk een sessievoorstel voor een SURF-evenement in te dienen. Als je je via onze website aanmeldt om een sessie te verzorgen op een evenement, kan SURF de onderstaande gegevens van je verwerken:

  • voor- en achternaam (verplicht veld)
  • mobiel telefoonnummer (verplicht veld)
  • e-mailadres (verplicht veld)
  • geslacht
  • functie
  • organisatie of instelling waar je werkzaam bent
  • adres
  • organisatiesector waarin je werkzaam bent
  • medesprekers

Waarom vragen we deze gegevens?

De verwerking van je gegevens door SURF is noodzakelijk voor het verwerken van je sessievoorstel. Door ons te mailen, geef je toestemming om je gegevens te verwerken (rechtsgrond verwerking: toestemming).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Wanneer je via onze website een sessievoorstel indient, bewaart SURF je gegevens tot het betreffende evenement plaatsvindt en daarna nog 2 maanden voor eventuele vervolgvragen en het versturen van de evaluatie van je sessie.

Video plenaire en/of parallelsessies

Tijdens SURF-evenementen kunnen beeld- en geluidsopnames van plenaire en/of parallelsessies gemaakt worden, met als doel kennisoverdracht. Sprekers zullen hier duidelijk in beeld zijn, bezoekers zullen over het algemeen niet herkenbaar en alleen van de achterkant in beeld zijn. Dit kunnen wij echter niet garanderen. Als je niet herkenbaar in beeld wilt komen, kun je achterin de zaal plaatsnemen. Doorgaans zijn alleen de voorste rijen van de bezoekers van de achterkant in beeld. Aangezien het ook om geluidsopnames gaat, zullen eventuele vragen en opmerkingen worden opgenomen. De video’s plaatsen wij op de Terugblikpagina op onze website, voor de termijn zoals hieronder beschreven.

Waarom vragen we deze gegevens?

De verwerking van gegevens van de sprekers vindt in samenspraak plaats op basis van toestemming of op grond van uitvoering van de overeenkomst. De verwerking van gegevens van de bezoekers die eventueel in beeld komen, vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van SURF en zijn doelgroep (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang). SURF en zijn doelgroep hebben belang bij de kennisoverdracht die plaatsvindt via het openbaar maken van de video’s. Voor elke sessie wordt duidelijk aangegeven dat er beeld- en geluidopnames worden gemaakt, en hoe je ervoor kan zorgen dat je niet in beeld komt.

De video’s vallen onder de ‘journalistieke/academische uiting’ uit de privacywetgeving (artikel 85 AVG) en worden alleen op internet geplaatst zolang ze een journalistieke of academische waarde hebben. Het gevolg hiervan is dat het in principe niet mogelijk is om een verwijderverzoek in te dienen zolang de beelden nog een journalistieke of academische waarde hebben. 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren de video’s zolang ze nog een journalistieke, academische of wetenschappelijke waarde hebben. Elk jaar checkt SURF dit. Deze waarde kan bijvoorbeeld blijken uit frequente views van de video’s.

Beeldmateriaal SURF-evenementen

Tijdens SURF-evenementen kunnen er foto’s, video’s en/of vlogs worden gemaakt door professionele fotografen, cameramensen en SURF. Deze sfeerbeelden kunnen wij gebruiken op Twitter, op onze website, in de nieuwsbrief of een mailing van SURF over het betreffende evenement. Daarnaast kunnen we een klein en zorgvuldig uitgekozen gedeelte van het beeldmateriaal in het kader van het historisch besef bewaren in een archief.  

Waarom vragen we deze gegevens?

Wij verwerken deze beelden op grond van het gerechtvaardigd belang van SURF. SURF heeft er belang bij om zijn evenementen via beeldmateriaal vast te leggen om zo kenbaarheid aan het evenement te geven.

Het is mogelijk om aan te geven dat je liever niet in beeld komt. Wij werken hiervoor met een kleurensysteem. Op basis van je voorkeur krijg je bij het evenement een keycord met een bepaalde kleur. Fotografen, cameramensen en SURF houden dan rekening met je voorkeur. SURF houdt altijd rekening met de privacy van zijn bezoekers, en maakt een zorgvuldige afweging van het beeldmateriaal dat wordt gebruikt in publicitaire uitingen van het evenement.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

SURF bewaart beeldmateriaal in principe niet langer dan 2 jaar na het evenement. Na uiterlijk 2 jaar worden de beelden definitief verwijderd.

In uitzonderingsgevallen kan SURF een klein en zorgvuldig uitgekozen gedeelte van het beeldmateriaal voor langere tijd bewaren, in het kader van het historisch besef. Dit beeldmateriaal kan dan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een jubileum. We kiezen zoveel mogelijk beeldmateriaal waar bezoekers niet duidelijk in beeld staan.

Interviews

SURF kan tijdens evenementen bezoekers interviewen. Van het interview wordt een video gemaakt, die bijvoorbeeld op de website kan worden geplaatst.  

Waarom vragen we deze gegevens?

SURF kan aan bezoekers vragen of ze willen deelnemen aan een interview (rechtsgrond verwerking: toestemming). Van het interview wordt een video gemaakt, die SURF kan gebruiken voor public-relationsdoeleinden (bijvoorbeeld door de video op de website te plaatsen of te verwerken in een terugblikvideo). 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Wanneer je akkoord gaat met de verwerking van het interview, bewaren wij de video van het interview niet langer dan 2 jaar na het betreffende evenement. In uitzonderingsgevallen kan SURF een afwijkende termijn hanteren. Als dit het geval is, geven we dit duidelijk aan in een schriftelijke toestemmingsverklaring die wij aan je voorleggen voordat het interview wordt afgenomen. 

De interviews kunnen onder de ‘journalistieke/academische uiting’ uit de privacywetgeving vallen (artikel 85 AVG). Het gevolg hiervan is dat het in die gevallen in principe niet mogelijk is om een verwijderverzoek in te dienen zolang de bewaartermijn nog niet is verstreken.

Contact via e-mail

Als je via e-mail contact met ons opneemt voor vragen of support, kan SURF de volgende gegevens van je verwerken:

  • naam
  • e-mailadres
  • eventuele overige persoonsgegevens die je ons toestuurt in de e-mail

Waarom vragen we deze gegevens?

De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het beantwoorden en afhandelen van je vraag (rechtsgrond verwerking: toestemming). Door ons te mailen, geef je toestemming om je gegevens te verwerken.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Wanneer je via e-mail contact met ons opneemt, bewaren wij je gegevens zolang als op basis van de inhoud van de e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan en voor eventuele vervolgvragen.

SURF Magazine

Als je je via de website aanmeldt om het kwartaalblad SURF Magazine te ontvangen, vragen we de volgende persoonsgegevens:

  • voor- en achternaam
  • geslacht
  • adres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • organisatie waar je werkt
  • organisatiesector waarin je werkt
  • functie

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding voor SURF Magazine te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). In ieder SURF Magazine lees je hoe je je kunt afmelden. Afmelden kan door een e-mail te sturen aan communicatie@surf.nl.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren je gegevens zolang je abonnee bent van SURF Magazine. Nadat je je hebt afgemeld, verwijderen we je gegevens direct. 

Webformulieren

Via onze website kun je formulieren invullen voor verschillende doeleinden. Zo kun je je bijvoorbeeld aanmelden als spreker voor een evenement of een feedbackformulier invullen. Als je een webformulier invult, kan SURF de volgende gegevens van je vragen:

  • voor- en achternaam
  • adres
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • interessegebied
  • organisatie waar je werkt
  • organisatiesector waarin je werkt
  • functie
  • eventuele overige informatie die je vrijwillig invult

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding of vraag te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren je gegevens tot 1 maand nadat je vraag of aanmelding volledig verwerkt is, zodat we eventuele vervolgvragen nog kunnen beantwoorden.

Online nieuwsbrief SURF Nieuws

Als je je aanmeldt voor onze online nieuwsbrief SURF Nieuws, vragen we de volgende persoonsgegevens::

  • voor- en achternaam
  • e-mailadres
  • organisatie waar je werkt
  • interessegebied
  • Iedere nieuwsbrief van SURF bevat onderaan de nieuwsbrief een link waarmee je je kunt afmelden.

Waarom vragen we deze gegevens?

We hebben je gegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Nadat je je hebt afgemeld voor SURF Nieuws, ontvang je deze per direct niet meer. 

Relatiemanagement

We verwerken persoonsgegevens in het kader van relatiemanagement, om te voldoen aan onze verplichtingen op basis van de overeenkomsten met onze relaties. Zo kunnen we gegevens van contactpersonen van instellingen, leveranciers en andere relaties vastleggen in het SURF-brede CRM-systeem. In het kader van relatiemanagement kunnen we de volgende gegevens verwerken:

  • voor- en achternaam 
  • geslacht
  • adres
  • telefoonnummer
  • mobiel nummer
  • rol of functie
  • afdeling
  • instelling of organisatie waarbij je bent betrokken
  • e-mailadres
  • kort zakelijk bezoekverslag, als onze relatiemanager bij jou op bezoek is geweest

Waarom verwerken we deze gegevens?

Deze gegevens hebben we nodig in het kader van ons relatiemanagement (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang SURF). 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren we zolang als wettelijk nodig is. Zo bewaren we de gegevens die behoren tot de wettelijke basisadministratie tot 10 jaar na het eindigen van de overeenkomst. In alle andere gevallen bewaren we je gegevens tot 1 jaar na het eindigen van de overeenkomst. 

Aan wie verstrekken we je gegevens?

We verstrekken de door jou verstrekte gegevens alleen aan derde partijen als dit noodzakelijk is om de betreffende dienst aan jou te kunnen leveren.

Verder verstrekken we je gegevens alléén aan andere partijen na jouw toestemming, tenzij het wettelijk verplicht of toegestaan is je gegevens te verstrekken. Zo kan bijvoorbeeld de politie in het kader van een fraudeonderzoek gegevens bij ons opvragen. SURF is dan wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Naast de hierboven genoemde gevallen, kunnen we je gegevens in de volgende situatie verstrekken: bij de verwerking in het kader van relatiemanagement, kunnen wij je contactgegevens verstrekken aan de Coördinerend SURF-contactpersoon van jouw instelling, als dit nodig is voor een goede afstemming en coördinatie van de communicatie over SURF-gerelateerde onderwerpen. Wij kunnen hiervoor je naam, zakelijk e-mailadres en de commissie of groep van SURF waarbij je betrokken bent, verstrekken. De verstrekking van je gegevens vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van SURF en de instelling.

Welke rechten heb je met betrekking tot je gegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens, dus jij kunt bepalen wat ermee gebeurt. Je kunt daarvoor contact opnemen met SURF, zie de contactgegevens onderaan deze pagina. Wat kun je precies met de aan ons verstrekte gegevens?

  • je kunt ons verzoeken om inzage in de gegevens die we van jou verwerken.
  • je kunt ons verzoeken om je gegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn.
  • je kunt ons verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken.
  • je kunt een digitaal overzicht opvragen van de gegevens die we van jou verwerken en je hebt het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere dienstverlener.
  • je kunt de toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekken, bijvoorbeeld door je af te melden voor een nieuwsbrief. Let op: de verwerking van je persoonsgegevens vóór het intrekken van je toestemming, blijft rechtmatig

Vind je dat SURF niet goed omgaat met je persoonsgegevens, dan kun je een klacht indienen bij SURF. Als jij en SURF er samen niet uitkomen, kun je een klacht over SURF indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Recht van bezwaar

Naast de hierboven genoemde rechten, kun je ook bezwaar maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op grond van het gerechtvaardigd belang van SURF of een derde partij. Dit kan wegens redenen die verband houden met jouw specifieke situatie. Bezwaar maken kan via de contactgegevens die je onderaan deze privacyverklaring vindt.

Let op: hiervoor gelden uitzonderingen. Wees je ervan bewust dat SURF geen controle meer kan uitoefenen op materialen (bijvoorbeeld video) nadat die online zijn gepubliceerd op andere kanalen dan zijn eigen website. Daarnaast kunnen we beeldmateriaal gebruiken in een terugblikvideo van het evenement of in een geprint nieuwsblad. Ook in deze gevallen kan SURF het beeldmateriaal na publicatie niet verwijderen. Uiteraard kiest SURF het beeldmateriaal dat hiervoor wordt gebruikt, met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uit.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden waarnaar we linken op onze website. SURF kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je aan de privacyverklaring(en) van deze website(s) te lezen alvorens van deze website(s) gebruik te maken.

Wijziging privacyverklaring

SURF kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Cookiebeleid

Lees ook onze cookieverklaring, waar we uitleggen welke cookies we gebruiken op onze website en met welk doel. 

Contactgegevens SURF

Algemeen

SURF
Moreelsepark 48
3511 EP  Utrecht
communicatie@surf.nl
+31 88 787 30 00

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 19 juni 2019.