Europees aanbesteden

Lees alles over Europees aanbesteden of bekijk de korte animaties.

Wat is Europees aanbesteden?

Bij deze procedure maakt SURF via een Europees portaal bekend dat we namens de instellingen een bepaalde dienst af willen nemen. Alle geïnteresseerde leveranciers kunnen een inschrijving indienen. We bepalen samen met het kernteam aan de hand van voor afgestelde beoordelingscriteria wie de winnaar wordt. Bij een Europese aanbesteding weet je dus nooit van tevoren wie de leverancier wordt.

Wanneer kun je gebruik maken van een Europese aanbesteding?

Wanneer de verwachte opdrachtwaarde voor je instelling voor de contractperiode €214.000 (exclusief btw) of meer is ben dan je verplicht Europees aan te besteden. Als de verwachte opdrachtsomvang voor deze periode tussen de meervoudige drempel en €214.000,- ligt is het ook interessant om deel te nemen aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van SURF.

Voordelen van aanbesteden via SURF

Het gezamenlijk aanbesteden van ICT-contracten levert je als instelling een aantal voordelen op:

  • Door het grote volume realiseren we goede (prijs)voorwaarden;
  • Door het delen van kennis, ervaring en capaciteit komt een optimaal contract tot stand;
  • Door gezamenlijk aan te besteden bespaar je de kosten van een eigen inkooptraject;
  • Het contractmanagement kun je grotendeels aan SURF overlaten.  

Aanbesteden via SURF

Het inkoopproces

Het inkoopproces voor ICT-contracten is in vier fases verdeeld, deze zijn verspreid over de periode tussen het opstarten en daadwerkelijk uitvoeren van een aanbesteding. Bekijk de animatie met uitleg​ of lees daaronder de toelichting op de fases.

Het inkoopproces bij SURF

Fase 1: Behoeftestelling

In deze fase wordt de behoefte van instellingen vastgesteld. Instellingen die gebruik maken van een aflopende overeenkomst ontvangen een commitmentpeiling om te peilen of zij behoefte hebben aan een nieuwe aanbesteding. Als er voldoende commitment wordt afgegeven ontvangen instellingen die geen gebruik maken van de aflopende overeenkomst een interessepeiling. We bepalen op hoofdlijnen de eisen en wensen en stellen de randvoorwaarden voor deze aanbesteding op. Hierna wordt de inkoopstrategie bepaald. Ook inventariseren we welke instellingen de intentie hebben om deel te nemen.

Fase 2: Specificeren

Met een aantal potentieel deelnemende instellingen stellen we een kernteam samen, met hen specificeren we de exacte eisen en wensen. De aanbestedingsdocumenten zijn de belangrijkste eindproducten van deze fase. Daarmee zijn alle stukken voor een daadwerkelijke aanbesteding gereed.

Fase 3: Selecteren

Na de specificatiefase begint de selectiefase voor een marktpartij en daarmee ook het formele traject van aanbesteden. De fase volgt een aantal vaste stappen waarbij we de aanbesteding publiceren op TenderNed en marktpartijen vragen kunnen stellen over de aanbesteding (nota van inlichtingen). In deze fase komen ook de inschrijvingen van marktpartijen binnen, deze worden door het kernteam beoordeeld.

Fase 4: Contracteren

Na de selectie van een marktpartij en gunning van de opdracht vindt het contracteren plaats. We starten met de voorbereidende werkzaamheden, zodat bestellingen geplaatst kunnen worden. De aanbesteding is afgerond en de rol van SURF wijzigt naar het bewaken van de overeenkomst, het zogenaamde contractmanagement. Voor een deel van deze aanbestedingstrajecten vindt de uiteindelijke gunning plaats via een procedure voor het sluiten van nadere opdrachten onder de raamovereenkomst (een mini-competitie). Deze mini-competities voeren instellingen meestal zelf – zonder verdere ondersteuning van SURF – uit. Welke aanbestedingsrechtelijke ruimte hebben onderwijsinstellingen bij de uitvoering van deze mini-competities?

Instellingen die in fase 1 aangeven deel te willen nemen aan de aanbesteding worden gedurende het gehele traject op de hoogte gehouden van de voortgang en ontwikkelingen. Aan het einde van fase 2, als alle stukken voor de aanbesteding gereed zijn, bepaal je of je daadwerkelijk aan de aanbesteding wilt deelnemen.

Aanbestedingskalender

In de aanbestedingskalender​ op Mijn SURFmarket (achter inlog) vind je een overzicht van alle lopende en toekomstige aanbestedingen. Zo kun je op voorhand bepalen welke aanbestedingen voor jouw instelling interessant zijn.