Samenwerken over grenzen heen

Janina van Hees en Ecca Berhitu van de Universiteit Utrecht vertellen hoe zij de uitdaging van interoperabiliteit aanpakken. “De gezamenlijke master is het grootste onderwijsproduct binnen onze alliantie”, vertelt Janina van Hees, Project manager and Lead IT Strategy bij CHARM-EU. “In september start het vijfde cohort; dan doen voor het eerst alle negen partners mee. Studenten volgen het programma synchroon op meerdere locaties. Dat is een behoorlijke operatie.”

Pragmatische oplossingen

Om dit mogelijk te maken ontwikkelde CHARM-EU hybrid classrooms, waarmee studenten vanaf hun eigen campus tegelijkertijd onderwijs kunnen volgen. De Universiteit van Barcelona verzorgt het inschrijfproces, maar alle instellingen moeten beschikken over dezelfde studentgegevens en verwerken die in hun eigen systemen. “Dat kán handmatig, maar dat wil je natuurlijk niet”, zegt Janina. “We onderzoeken of we dat kunnen automatiseren met de Open Onderwijs API.”

Vervolgens zit je met het authenticatievraagstuk: studenten moeten kunnen inloggen op de leeromgeving. Hoe regel je dat over instellingen en landen heen? “En uiteindelijk wil je ook een diploma uitgeven”, vervolgt Janina. “Dat wordt nu nog fysiek ondertekend op vijf plekken, straks op negen. Dat proces duurt vier maanden! We kijken of digitale ondertekening mogelijk is, maar wet- en regelgeving zit in de weg. In de praktijk moeten we vaak op zoek naar pragmatische oplossingen. Dan werkt het, en van daaruit kun je processen verder verbeteren.”

Nationale contexten

“Dat betekent niet dat we heel reactief te werk gaan”, zegt Ecca Berhitu, enterprise architect bij de Universiteit Utrecht. “Sterker nog, de onderwerpen die spelen en waar we tegenaan lopen zijn de usual suspects: identiteiten, de cursuscatalogus, standaarden voor data. Maar wat we binnen de alliantie wél ontdekken, is de context waarin die problematiek zich voordoet. Je moet die uitvragen bij de verschillende instellingen en dan kom je terug met verrassende dingen, waar je als Nederlandse instelling niet bij stilstaat.”

“In Hongarije registreren ze bijvoorbeeld altijd de achternaam van de moeder”, zegt Janina. “Dat heeft met nationale wetgeving te maken. Terwijl dit elders een veelgebruikte beveiligingsvraag is voor als iemand zijn wachtwoord kwijt is. We werken dus met systemen die op papier misschien op elkaar lijken, maar in de praktijk sterk worden beïnvloed door nationale context. En dat is precies waarom dit werk zo belangrijk is: wij brengen Europa daadwerkelijk dichter bijeen. Door samen de boel aan de praat te krijgen en iets te bouwen dat voor iedereen werkt. We noemen dat een seamless experience. Daarvoor moeten we drempels over, maar we leren ook ontzettend veel van elkaar. Vanuit de pragmatische oplossingen werken we toe naar duurzame verbeteringen.

Werken aan een gezamenlijke taal

Samenwerken over landsgrenzen heen vraagt om méér dan technische oplossingen. Dat geldt ook voor de samenwerking tussen de partners van de alliantie op technologisch vlak. “Toen we twee jaar geleden voor het eerst met alle ict’ers samenkwamen, bleek dat we allemaal andere termen gebruikten voor dezelfde dingen”, vertelt Ecca. “Roostering, toelating en inschrijving… Iedereen noemde het net anders en had er ook een ander beeld bij.”

Om grip te krijgen op de samenwerking zetten ze het HERM (Higher Education Reference Model)-capabilitymodel in. “We zijn systematisch alle capabilities afgegaan,” vertelt Ecca. “Per onderdeel bespraken we wat het inhield in de context van onze alliantie en waar ict een rol kon spelen. Aan die gesprekken namen ook collega’s deel die zich met de inhoud bezighouden.” Zo ontstond een gedeeld beeld én een gezamenlijke focus.

Wat HERM zo geschikt maakt, is dat het is opgebouwd volgens de learner journey: van oriëntatie en aanmelding tot toetsing en diplomering. Die structuur hielp om ict’ers en niet-ict’ers op hetzelfde spoor te krijgen. Inmiddels is HERM binnen de alliantie echt gaan leven. Dat het model Engelstalig is en begrijpelijk voor verschillende disciplines, draagt daar zeker aan bij.

Vervolgens werd die hele studentreis in kaart gebracht. “We hebben per fase gekeken waar het goed gaat en waar het schuurt, vanuit studentperspectief én proceskant.” Die fit-gap-analyse liet zien waar knelpunten zaten en wat op korte termijn kon worden verbeterd. Het resultaat was een overzicht dat hielp om prioriteiten te stellen en de impact van keuzes goed te onderbouwen.

Eén supportorganisatie

Eén van de eerste actiepunten op de gezamenlijke ict-roadmap van CHARM-EU was het opzetten van een supportorganisatie. Die kreeg vorm in het Joint Virtual IT Office, waarbinnen het ict-werk over de partnerinstellingen wordt verdeeld. “We hebben eerst in kaart gebracht op welke gebieden ondersteuning nodig is”, vertelt Janina. “Daarna zijn we gaan ‘kwartetten’: wie heeft waarin expertise, waar is capaciteit, en wie wil zich met welke thema’s bezighouden?”

Elk ondersteuningsgebied wordt nu gedragen door een stuk of twee instellingen. “Zo benut je lokale expertise, zonder dat elke instelling alles hoeft te kunnen of te doen. Samen houd je een volledig supportpakket in stand, over instellingen én landsgrenzen heen. Er zijn weinig allianties die het zo hebben ingericht. Ik ben daar best trots op!”

Meerwaarde voor de UU

CHARM-EU is voor de Universiteit Utrecht meer dan een internationale samenwerking. Het fungeert als proeftuin voor digitale samenwerking over allerlei grenzen heen. “Het is een overzichtelijke alliantie met een beheersbare groep studenten”, zegt Janina. “Ondanks de complexiteit van de nationale contexten is het een ideale omgeving om dingen uit te proberen. Je leert veel over hoe internationale samenwerking werkt, en wat daarvan bruikbaar is voor bredere toepassingen.” Ecca vult aan: “Je hebt binnen zo’n alliantie eigenlijk veel bewegingsvrijheid. Er ligt nog weinig vast, dus je kunt echt iets opbouwen.”

Belang van interoperabiliteit

Tegelijkertijd maakt het werken binnen CHARM-EU haarscherp duidelijk hoe belangrijk interoperabiliteit is. “Hoe meer je samen wilt doen, hoe complexer het wordt”, zegt Ecca. “Als je nog niet interoperabel bent, dus als systemen niet goed op elkaar aansluiten, gaat dat ten koste van de studentervaring.”

“Het lijkt soms een klein detail”, vervolgt hij, “zoals het registreren van de achternaam van de moeder. Maar als je dat soort dingen niet oplost, kun je processen niet goed automatiseren. En zonder interoperabiliteit blijf je tegen grenzen aanlopen. In Europa zijn we gewoon nog niet zo ver dat alles geautomatiseerd en moeiteloos kan gebeuren. Tot die tijd moeten we samenwerking blijven opzoeken en proberen te werken aan oplossingen.”