Ict-inkoop: gezamenlijk inkopen tegen de beste voorwaarden

Ict-producten en diensten kun je natuurlijk zelf inkopen, maar dit kost veel tijd, kennis en geld. Je kunt ook gebruik maken van een van de inkoopmogelijkheden van SURF. We bundelen de vraag en behoefte bij instellingen en kopen op basis hiervan soft- en hardware in. Uiteraard tegen de best mogelijke voorwaarden.

Man met ipad met beeld van conferencecall op de achtergrond

Behalve het voeren van inkooptrajecten nemen we ook het contractmanagement en de uitvoering van DPIA’s, voor je uit handen. Ook maken wij direct afspraken over privacy en beveiliging, zodat al je contracten aan de actuele wet- en regelgeving voldoen. Aangezien wij alle stappen in het proces voor je uit handen nemen kun je met al je vragen bij ons terecht. Zo heb jij slechts één aanspreekpunt en kun jij je richten op beter en flexibeler onderwijs. We willen graag alle instellingen, ongeacht grootte, voorzien van passende inkoopoplossingen. Daarom bieden we drie verschillende inkoopmogelijkheden aan: aanbestedingstrajecten, modelcontracten en het DAS (Dynamisch Aankoopsysteem).  

 

Bekijk de verschillende inkoopmogelijkheden in dit filmpje.

Inzicht in al je ict-producten en diensten 

Licenties voor het gebruik van software op de campus, faculteit, vakgroepen of voor individueel gebruik bestel je op Mijn SURFmarket. Je vindt hier naast je eigen contracten en licenties zo’n zestig aanbieders, waaronder Adobe, Microsoft en IBM. Studenten en medewerkers schaffen software en hardware eenvoudig aan via SURFspot.  

Waarom inkopen via SURF? 

Door het bundelen van volume kopen we in tegen de de beste (prijs) voorwaarden. Je bespaart niet alleen op de licentiekosten, maar ook op de interne kosten omdat je zelf geen inkooptraject hoeft te starten. Door intensief samen te werken wisselen instellingen ook ervaring, kennis en capaciteit uit. Door samen steeds meer kennis op te doen worden we steeds beter in de uitvoering van gezamenlijke inkooptrajecten. 

Op dit moment beheren we de contracten met meer dan 60 leveranciers. Een overzicht vind je hier.  

Individuele eisen en wensen van instellingen 

We horen regelmatig dat instellingen specifieke wensen en eisen hebben bij een inkooptraject. Beiden kunnen we uiteraard opnemen in de aanbestedingsstukken. Door je aan te melden voor het kernteam dat samen met ons de stukken samenstelt kun je de wensen en eisen van je instelling inbrengen. Natuurlijk is deelname aan het kernteam niet verplicht.

Contractmanagement  

Er wordt met gevoelige data en persoonsgegevens gewerkt. Dit vraagt enerzijds om afgesloten systemen. Anderzijds vindt er vaak samenwerking tussen instellingen plaats, waarbij grote hoeveelheden data worden gedeeld. Systemen moeten dus niet alleen veilig zijn, maar ook goed op elkaar aansluiten. Er zijn dus nogal wat eisen en wensen op het gebied van privacy, security en data interoperabiliteit (op basis van open standaarden). Om deze eisen en wensen te borgen in onze overeenkomsten voeren we continu het gesprek met instellingen en leveranciers. 

Ons werk stopt niet als een inkooptraject is afgerond en er een contract is afgesloten. We blijven continu in contact met de leverancier. Denk hierbij aan het contractmanagement, maar we bewaken ook of leveranciers nog aan de eisen van het inkooptraject of de AVG voldoen. Zo hebben we alle contracten gecontroleerd tijdens de Brexit en eventuele acties ondernomen. Als het nodig is voeren we een DPIA uit. Dit neemt jou een hoop werk uit handen.  

We vinden het belangrijk dat instellingen informatie krijgen waar zij ook echt behoefte aan hebben. We inventariseren daarom of er vraag is naar praktische tips en kennisontwikkeling of juist aan strategische onderwerpen. We organiseren hiervoor (samen met leveranciers) webinars en/of bijeenkomsten.

Contact License Desk Software & Cloud

Het team SURF License Desk Software & Cloud is verantwoordelijk voor het correct en tijdig beschikbaar stellen van het complete portfolio aanbod tot stand gebracht door de dienst ict-inkoop. Zij zijn primair de vraagbaak voor medewerkers van de instellingen met de rol van software contactpersoon, maar ook projectleiders en ict-medewerkers van instellingen kunnen hier terecht. Meer informatie over de License Desk Software & Cloud en het type vragen waarbij zij je kunnen helpen vind je op deze pagina.

SURFmarket medewerker aan het werk