Werken onder architectuur: efficiënter, effectiever en goedkoper

Samenwerken op het vlak van architectuur biedt instellingen talloze voordelen. Dat is de vaste overtuiging van Tom van Veen, adviseur Architectuur en Standaarden bij SURF, en Jan Willem Brock, hoofd Informatie Management bij de Universiteit Leiden.

studenten praten met elkaar

.

Van Veen

Tom van Veen

“Hoe beter je weet hoe je organisatie in elkaar zit, hoe beter je op elkaar kunt aansluiten.” Van Veen omschrijft het werken onder architectuur als het maken van een ‘foto’ van een instelling. Het creëert op een hoog abstractieniveau inzicht in de samenhang binnen de organisatie, hoe processen lopen, hoe de organisatiestructuur eruitziet, hoe de informatielaag in elkaar zit, waar informatie zich bevindt en welke technologieën worden gebruikt. “Stel je denkt dat je met drie IT-voorzieningen te maken hebt en in het project blijken dat er tien te zijn. Dan wordt het veel duurder. Architectuur is een strategische tool die je helpt om beter in te schatten wat de impact van een verandering is aan de voorkant.”

.

Jan Willem Brock

Jan Willem Brock

De Universiteit Leiden werkt sinds 2014 onder architectuur en past dit gaandeweg steeds dieper in de organisatie toe. “Omdat we er bij IT-voorzieningen rekening mee houden dat onderzoekers, studenten en medewerkers flexibel over de grenzen van organisaties heen moeten kunnen werken, zijn zij niet langer gebonden aan één instelling, faculteit of instituut”, aldus Brock. “Instellingen moeten het dan eens zijn over hoe je een vak noemt, anders kun je voor een switchende student zijn vakken niet inlezen.” Eenvoudige zaken bij datanotatie – begin je met de dag of met het jaartal – gelden ook voor de notatie van een student, cijfer of ID. Dergelijke standaarden zijn noodzakelijk om onderling gegevens uit te wisselen met of in te inloggen op portalen van andere instellingen.

Betere aansluiting

Samenwerking op het vlak van architectuur is logisch. “Instellingen lijken voor 60 tot 70 procent op elkaar en hebben tot een bepaald abstractieniveau te maken met dezelfde vraagstukken. Dan is het slimmer om dit samen op te lossen en een structuur te maken die op dat vraagstuk past”, stelt van Veen. “Hoe beter je weet hoe je organisatie in elkaar zit, hoe beter je op elkaar kunt aansluiten. Dan hoeft niet elke instelling opnieuw het wiel uit te vinden. Het duurt misschien iets langer, maar het is efficiënter, effectiever en goedkoper. Bovendien kun je je leveranciers dan beter briefen waar de gewenste IT-voorziening aan moet voldoen.” Bij de Universiteit Leiden is dit inzicht al geland. “Bij elk nieuw initiatief kijken of we de architectuur in SURF-verband kunnen maken of dat een andere instelling al een oplossing heeft, voordat we deze zelf gaan ontwikkelen. Bijvoorbeeld voor een functionaliteit als ‘beheer van stageplekken’ of het koppelen van roosters aan zaalreservering, issues waar elke instelling mee te maken heeft”, vertelt Brock. “Inmiddels beschikken we over een overzicht van de processen binnen universiteiten, hbo en mbo en weten we welke issues er spelen.”

Verbinding

Omdat SURF vijf sectoren bedient – umc’s, universiteiten, hbo, mbo en research – ligt de uitdaging erin voldoende verbinding te realiseren tussen architecturen, zodat bijvoorbeeld het mbo goed aansluit op het hbo. “Studenten en medewerkers kunnen dan hun ID en curriculum meenemen en makkelijker tussen sectoren bewegen. Onze rol is instellingen en sectoren te helpen bij het verder ontwikkelen van hun architectuur op basis van actuele, gemeenschappelijke vraagstukken”, zegt van Veen. Brock beaamt dit: “In gezamenlijke projecten werken instellingsarchitecten zij aan zij met SURF medewerkers. Daarbij helpt SURF van vele meningen één te maken. Zij weten ook of problemen bij andere instellingen spelen en brengen verbinding tot stand, onder meer via het Architectenberaad.” Van Veen onderhoudt tevens nauw contact met primair onderwijs en voortgezet onderwijs om op relevante vraagstukken verbinding en samenwerking met die sectoren te houden. Voor SURF is samenwerking op het gebied van architecturen eveneens een voordeel. “We hoeven dan niet met alle instellingen apart te praten en kunnen onze diensten eenvoudiger en nog beter laten aansluiten op de behoefte van de instelling.”

Hobbels

Doorgaans onderkennen instellingen nut en noodzaak van het werken onder architectuur. Toch zijn er nog wel enige hobbels te nemen. “In de praktijk is samenwerking soms lastig. Als je bijvoorbeeld naar één roostersysteem wilt, moeten instellingen specifieke wensen laten varen”, stelt Brock. “Daarnaast kunnen ook contracten of de looptijd ervan en financiering een struikelblok vormen.” Voor Van Veen ligt de uitdaging in het creëren van verbinding en samenwerking op het gebied van architectuur binnen en tussen sectoren. Daarnaast wil SURF meerwaarde blijven bieden bij de verdere ontwikkeling van architectuur en de toepasbaarheid van architectuur helpen vergroten. “Architectuur moet iedereen helpen veranderingen efficiënter, effectiever en uiteindelijk sneller te realiseren.”

Tekst: Wilma Schreiber
Foto: Sicco van Grieken

Enkele architecturen in het onderwijsveld
FORA (Funderend Onderwijs Referentie
Architectuur): architectuur voor po/vo, eerste basis
is ontwikkeld.
Route 21: architectuur voor mbo, opvolger van
Triple A. In 2021 moet dit resulteren in een nieuwe
referentie-architectuur voor het mbo. SaMBO-ICT
leidt dit traject en is met SURF in gesprek over
verdere samenwerking en verbinding.
HORA (Hoger Onderwijs Referentie Architectuur):
architectuur voor hoger onderwijs. Zes jaar geleden
gestart, inmiddels wordt in het zogeheten
Architectenberaad actief samengewerkt tussen
hbo en wo.
ROSA (Referentie Onderwijs Sector Architectuur):
ketenreferentiearchitectuur, Bureau Edustandaard
onderzoekt hiertoe welke vraagstukken er leven
binnen onderwijs en onderzoek.

'Werken onder architectuur: efficiënter, effectiever en goedkoper' is een artikel uit SURF Magazine Maart 2020

SURF Magazine maarteditie 2020