Aansluiten op edubadges

Je kunt van start als je ICP (SURF InstellingsContactPersoon) of BVI (SURF Bevoegde Verantwoordelijke van de Instelling) in SURFdashboard:

• de dienst edubadges heeft aangevraagd
• een edubadges-instellingsadmin heeft aangewezen

De ICP of BVI krijgt via e-mail een verzoek van het edubadges-team om deze zaken te regelen. Uiteraard ontvang je hiervan een kopie en laten we je weten wanneer dit gebeurd is.

Dienst edubadges aanvragen

Het aanvragen van SURF-diensten in het SURFdashboard is de verantwoordelijkheid van de ICP (SURF InstellingsContactPersoon) of BVI (SURF Bevoegde Verantwoordelijk van de Instelling). De ICP of BVI kan in het SURFdashboard ook de kosten zien en de benodigde contracten ondertekenen.

Tarieven

• Voor elke hogeronderwijsinstelling (hogescholen en universiteiten) aangesloten bij SURF geldt dat de dienst onderdeel is van het basispakket en beschikbaar is. Als het tarief wordt aangepast, dan gebeurt dit bij de jaarlijkse tariefveranderingen in januari. De hogeronderwijsinstelling moet voor het gebruik van edubadges de bijlage op de gebruikersovereenkomst ondertekenen.
• Voor mbo en overige sectoren aangesloten bij SURF is edubadges een additioneel af te nemen dienst. Dit betekent dat je instelling een bijlage op de gebruikersovereenkomst moet ondertekenen en dat gebruik van de dienst additioneel gefactureerd wordt.

Edubadges-instellingsadmin aanstellen en registreren

Om het uitreiken van edubadges in goede banen te leiden is er vanuit elke instelling een edubadges-instellingsadmin nodig. De ICP of BVI wijst een edubadges-instellingsadmin aan en registreert deze in het SURFdashboard. De edubadges-instellingsadmin is eigenaar van de instellingsgegevens binnen het edubadges-platform en gerechtigd om rollen en rechten toe te kennen en te beheren. Zo heeft de instellingsadmin het overzicht van alle initiatieven en voorkomt wildgroei aan edubadges binnen een instelling.

Wat doet de edubadges-instellingsadmin?

Eenmalig

• Richt de initiële structuur in van de edubadges en de daaraan gekoppelde rollen en rechten.
• Levert benodigde informatie over je instelling aan (logo, beschrijving, enzovoort).

Structureel

• Behoudt overzicht over de instellingsinitiatieven op het gebied van edubadges, zorgt dat deze passen binnen de instellingsstructuur en in lijn zijn met elkaar.
• Beheert de instellingsgegevens.
• Stemt met de edubadges-casusverantwoordelijke af hoe deze het beste de gewenste badgestructuur kan inrichten zodat deze in lijn is met andere edubadge-initiatieven binnen je instelling (linkin-pinfunctie).
• Kent via de ‘invite’-functie rollen en rechten toe aan collega’s binnen je instelling en houdt overzicht over deze toekenningen.
• Adviseert en instrueert de admins op de lagere niveaus.
• Is aanspreekpunt voor SURF.

Wie kan deze rol het beste vervullen?

Deze persoon kan uit verschillende afdelingen van de organisatie komen, afhankelijk van hoe de organisatie is ingericht en werkt, en waar het uitgeven en het beheer van de structuur van de edubadges wordt belegd. Dit kan een functioneel beheerder van de onderwijssystemen zijn, maar ook een medewerker bij de studentenadministratie.

In deze stap stemt de instelling de grondslagen af voor het uitreiken van edubadges en de benodigde verklaringen die studenten moeten akkorderen in het edubadges-platform bij het aanvragen van hun eerste edubadge. Deze grondslagen kunnen per type edubadge (formeel/niet-formeel) verschillen. In deze verklaring kunnen de studenten lezen hoe hun onderwijsinstelling en SURF met hun persoonsgegevens omgaan en kunnen zij instemmen met de verwerking hiervan.

Wat moet er geregeld worden?

De privacy officer van SURF maakt een afspraak met de functionaris gegevensbescherming/security officer/privacy officer binnen je instelling om te helpen bij het maken van de keuze en het afstemmen van de verklaringen. Voorafgaand hieraan stuurt hij een e-mail met toelichting op de keuzemogelijkheden. SURF levert per variatie standaardteksten aan. Je instelling is vrij om deze aan te passen of andere teksten aan te leveren.

Zodra de instelling de grondslag heeft bepaald en de verklaringen zijn opgesteld, richt SURF dit op instellingsniveau in het edubadges-platform in.

Vanwege de bovengemiddelde impact op het primaire proces (vergeleken met andere SURF-diensten) worden relevante privacyfunctionarissen (bijvoorbeeld privacy officer en/of functionaris gegevensbescherming) van de instelling expliciet betrokken bij dit aansluitproces. Waar edubadges verschilt met andere SURF-diensten is dat de toepassing van edubadges veel meer afhankelijk is van onderwijsinhoudelijke doelen. Dat heeft tot gevolg dat AVG-gerelateerde keuzes (bijvoorbeeld grondslagen) gemaakt worden op basis van deze doelen en dat deze keuzes kunnen verschillen per doel en/of instelling.
 
Om goed aan te sluiten op de verschillende situaties bij instellingen, ondersteunt de dienst edubadges verschillende grondslagen.

Zodra voorgaande stappen afgerond zijn zorgt SURF ervoor dat je via je instellingsaccount kunt inloggen op het edubadges-platform www.edubadges.nl.

SURF maakt je instelling aan in het edubadges-platform en nodigt vervolgens de edubadges-instellingsadmin via e-mail uit om zijn of haar nieuwe rol en rechten van instellingsadmin te accepteren.

De instellingsadmin logt in, accepteert de gebruiksvoorwaarden en kan zelf aan de slag. De instellingsadmin vult de metadatavelden van je instelling in (onder andere het instellingslogo en een beschrijving) en daarna kan hij of zij rollen en rechten uitdelen aan collega’s.

Indien nodig maakt het edubadges-team van SURF een online afspraak met de instellingsadmin om de mogelijkheden toe te lichten en samen de gewenste structuur op te zetten.