Veelgestelde vragen over de coöperatie SURF

Heb je vragen over bijvoorbeeld het lidmaatschap van de Coöperatie SURF U.A., het kernpakket, inbesteding en aanbesteding of het afnemen van diensten? Bekijk dan het overzicht van veelgestelde vragen op deze pagina.

Vragen en antwoorden over

  1. Organisatie
  2. Ledenraad
  3. Lidmaatschap
  4. Contributie
  5. Kernpakket
  6. Inbesteding en aanbesteding
  7. Afnemen van diensten
  8. Winst

1 Organisatie

1.1 Wat is Coöperatie SURF U.A.?

SURF is een coöperatie van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen. Een coöperatie is een speciale vorm van een vereniging. In een vereniging bundelen de leden hun krachten. Dat geldt ook voor de leden van SURF. In SURF worden gezamenlijke diensten ontwikkeld, zodat leden kunnen profiteren van schaalvoordelen en niet ieder voor zich het wiel hoeven uitvinden. De diensten van SURF worden geleverd door de werkmaatschappijen SURFmarket, SURFnet en SURFsara. Via de Coöperatie SURF U.A. zijn de leden eigenaar van deze werkmaatschappijen.

1.2 Wat betekenen de letters U.A.?

De letters U.A. staan voor Uitgesloten Aansprakelijkheid. Dit betekent dat de leden (de instellingen) niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor eventuele verliezen van SURF.

1.3 SURF was eerst een stichting, waarom is het nu een coöperatie?

Een stichting is een rechtsvorm zonder leden, terwijl SURF functioneerde alsof het een vereniging met leden was. Zo was er naast het bestuur een raad van afgevaardigden die de strategie bepaalde. De stichtingsrechtsvorm paste minder goed bij de praktijk en de doelstelling van SURF, en vergde veel uitleg. Vanwege de werkwijze en doelstelling van SURF lag het voor de hand om de stichting om te vormen tot een coöperatie. Een coöperatie heeft leden die bovendien eigenaar zijn van de coöperatie. In de Coöperatie SURF U.A. is de ledenraad het hoogste orgaan.

1.4 Hoe zit de SURF-organisatie in elkaar?

SURF bestaat uit het SURF-bureau (de houdstermaatschappij) en drie werkmaatschappijen: SURFmarket, SURFnet en SURFsara. Daarnaast participeert SURF in het Netherlands eScience Center, samen met NWO. Bekijk het organogram van de SURF-organisatie.

1.5 Hoe wordt SURF bestuurd?

De ledenraad is het hoogste orgaan binnen SURF en bepaalt de strategie. Het bestuur wordt gevormd door de directieraad die gezamenlijk verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van SURF en de werkmaatschappijen. De directieraad bestaat uit een algemeen directeur en de drie directeuren van de werkmaatschappijen. Daarnaast heeft SURF een raad van commissarissen. Dit bij wet ingestelde orgaan houdt er toezicht op dat de activiteiten van de directieraad, de algemene gang van zaken in de coöperatie en de met haar verbonden ondernemingen in lijn zijn met het belang van de coöperatie en de wet- en regelgeving.

2 Ledenraad

2.1 Hoe verloopt de vertegenwoordiging in de ledenraad?

SURF heeft meer dan 80 lid-instellingen. Die instellingen zijn via afdelingen vertegenwoordigd in de ledenraad. De ledenraad bestaat uit 33 leden. De afdelingen benoemen hun vertegenwoordigers in de ledenraad. De vertegenwoordigers worden voor een termijn van 4 jaar benoemd en kunnen 2 keer worden herbenoemd. De afdelingen zijn:

  • wetenschappelijk onderwijs: maximaal 14 leden;
  • hoger beroepsonderwijs: maximaal 10 leden;
  • middelbaar beroepsonderwijs: maximaal 3 leden;
  • niet-commerciële, niet-universitaire research: maximaal 3 leden;
  • universitaire medische centra: maximaal 2 leden;
  • overige: maximaal 2 leden.

2.2 Hoe kan een individueel lid invloed uitoefenen via de ledenraad?

Alle individuele leden ontvangen de vergaderstukken van de ledenraad met de conceptbesluiten, zodat zij daarover in hun afdeling kunnen overleggen, voorafgaand aan de ledenvergadering. De leden van een afdeling bepalen hoe ze die afdeling organiseren. De ledenraad vergadert twee keer per jaar. Voor belangrijke besluiten is de goedkeuring van de ledenraad vereist. Alle leden worden betrokken bij het opstellen van het SURF Meerjarenplan. Het Meerjarenplan is een belangrijk strategisch instrument. Daarin wordt beschreven aan welke thema’s de leden in de meerjarenplanperiode van vier jaar samenwerken binnen SURF. SURF organiseert voor het opstellen van het Meerjarenplan een brede consultatie onder de leden en andere relevante belanghebbenden. De consultatieprocedure is onderdeel van de lidmaatschapsvoorwaarden.

2.3 Hoe neemt de ledenraad besluiten?

De ledenraad is een vertegenwoordiging van verschillende sectoren (wo, hbo, mbo, etc.), waarin de diverse belangen gezamenlijk zorgvuldig worden afgewogen en in harmonie besluiten worden genomen. Zo is bijvoorbeeld niet voor iedere instelling innovatie van de infrastructuur voor onderzoek relevant, maar de spin-off die daaruit voortvloeit wel, zoals veiligere opslag en snellere netwerken.

3 Lidmaatschap

3.1 Wat houdt de lidmaatschapsverklaring van SURF in?

Iedere instelling die toegelaten is als lid, tekent een lidmaatschapsverklaring (pdf, 141 kB). Hierin staan de afspraken over de samenwerking binnen de coöperatie en de vaststelling van het dienstenportfolio van SURF.

3.2 Wat zijn de voorwaarden om lid te kunnen worden van SURF?

Een organisatie die lid wil worden van SURF moet minimaal aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • de kernactiviteit is onderwijs en/of onderzoek, of het leveren van een substantiële bijdrage daaraan;
  • de organisatie kwalificeert zich als aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012 (of van de wet- en regelgeving die in de toekomst hiervoor in de plaats komt).

Dat betekent niet dat iedere organisatie die aan de voorwaarden voldoet automatisch geaccepteerd wordt. De ledenraad beslist uiteindelijk of een instelling kan toetreden en hoe de vertegenwoordiging voor die instelling geregeld wordt, in verband met de stemverhoudingen in de ledenraad. Bekijk de volledige lijst van aangesloten organisaties.

Mocht een lid niet langer aan de voorwaarden voor het lidmaatschap voldoen, dan verwacht SURF daarvan binnen een maand op de hoogte gesteld te worden.

3.3 Mijn instelling wil lid worden van SURF: hoe en bij wie meld ik mijn instelling aan?

Je kunt je instelling per e-mail aanmelden bij de bestuurssecretaris van SURF (zie zijn contactgegevens onder aan deze pagina).

3.4 Wie tekent namens de instelling voor het lidmaatschap van SURF?

Eén (indien zelfstandig bevoegd) of meer (indien gezamenlijk bevoegd) bestuurder(s) van de instelling.

3.5 Wie kan het lidmaatschap opzeggen?

Een lid kan het lidmaatschap met onmiddellijke ingang opzeggen, maar blijft wel de contributie verschuldigd van het jaar waarin wordt opgezegd. Bij beëindiging van het lidmaatschap blijven de afnameverplichtingen van kracht die op dat moment bestonden of onherroepelijk zouden ontstaan op basis van de dienstverleningsovereenkomst(en) met de werkmaatschappijen. Zie ook 3.6.

SURF kan het lidmaatschap alleen opzeggen als een lid niet meer aan de voorwaarden voldoet of als het voortduren van het lidmaatschap redelijkerwijs niet langer van SURF gevraagd kan worden. Voor opzegging is een bestuursbesluit nodig met goedkeuring van de ledenraad.

3.6 Wat is de opzegtermijn van de diensten?

De opzegtermijn voor de diensten wordt geregeld in de dienstverleningsovereenkomst.

4 Contributie

4.1 Hoeveel bedraagt de jaarlijkse contributie voor het lidmaatschap?

De lidmaatschapsbijdrage verschilt per afdeling en daarbinnen per lid. Voor onderwijsinstellingen speelt het aantal studenten mee. Voor andere instellingen spelen de omvang in fte’s en de rijksbijdrage mee. Er is niet één formule voor alle leden.

4.2 Waarvoor wordt de bijdrage die aan SURF wordt betaald gebruikt?

De lidmaatschapsbijdrage wordt gebruikt voor de bedrijfsvoering van de coöperatie en gedeeltelijk voor de innovatieprogramma’s uit het SURF Meerjarenplan.

5 Kernpakket

5.1 Wat houdt het kernpakket van diensten in?

SURF stelt (meer)jarenplannen op, die de leden vaststellen en goedkeuren. Op basis daarvan worden diensten ontwikkeld. Het dienstenportfolio is opgedeeld in een kernpakket en een optioneel pakket. Voor diensten in het kernpakket geldt een afnameverplichting. Als leden behoefte hebben aan een dienst die in het kernpakket van SURF is opgenomen, dan moeten zij die dienst afnemen bij SURF. Leden mogen deze dienst dus niet elders in de markt afnemen. Voor optionele diensten geldt de afnameverplichting niet. Het kernpakket van diensten ziet er in 2016 als volgt uit:

 Kernpakket SURFnet Optionele diensten SURFnet
Kernpakket SURFsara Optionele diensten SURFsara
Kernpakket SURFmarket Optionele diensten SURFmarket
  Optionele gezamenlijke SURF-diensten
 

 

 

5.2 Mag een lid een dienst uit het kernpakket elders afnemen?

Als een lid een dienst bij een derde wil afnemen, hoewel die dienst ook in het kernpakket is opgenomen, dan moet het lid vooraf aannemelijk maken dat daarvoor een noodzaak bestaat, bijvoorbeeld omdat de betreffende dienst van SURF zich niet leent voor toepassing binnen de organisatie.

5.3 Wie bepaalt welke diensten in of uit het kernpakket gaan?

De ledenraad van de coöperatie stelt jaarlijks het kernpakket vast.

6 Inbesteding en aanbesteding

6.1 Wat houdt de inbestedingsrelatie tussen SURF en zijn leden in?

Door het lidmaatschap van SURF gaan de leden een inbestedingsrelatie aan met SURF voor de diensten (dus het kernpakket en de optionele diensten) die SURF aanbiedt. Dat betekent dat de leden voor deze diensten niet zelf hoeven aan te besteden. (Quasi-)inbesteden mag onder bepaalde voorwaarden. Zo moeten de leden zeggenschap hebben over de strategie en activiteiten van de gelieerde organisatie, en moet minimaal 80 procent van de totale omzet van SURF afkomstig zijn van de leden. SURF voldoet aan die voorwaarden en ziet erop toe dat dit steeds het geval is. Om bijvoorbeeld te blijven voldoen aan die 80 procentseis, houdt SURF zijn dienstverlening aan niet-leden beperkt.

6.2 Welke dienstverlening van SURFmarket valt onder de inbestedingsrelatie?

De dienstverlening van SURFmarket die onder de inbestedingsrelatie valt, is de bemiddeling voor de leden, waardoor deze leden diensten en software tegen de beste condities kunnen afnemen. Deze diensten en software zelf vallen echter niet onder de inbestedingsrelatie. Het kan dus zijn dat een instelling verplicht is aan te besteden voor diensten en software waarvoor SURFmarket bemiddelt.

Voor software en clouddiensten uit het kernpakket van SURFmarket is met instellingen de afspraak gemaakt dat SURFmarket de zorg voor de rechtmatigheid overneemt van de instellingen. Op verzoek van instellingen faciliteert SURFmarket ook aanbestedingstrajecten voor overige diensten en software die instellingen via een aanbesteding moeten afnemen.

6.3 Mag SURF meedingen bij een openbare aanbesteding van een instelling?

Nee. SURF is geen marktpartij en zal niet inschrijven op een openbare aanbesteding, ongeacht of de aanbesteder lid is van SURF.

6.4 Is SURF zelf ook een aanbestedende organisatie?

Ja.

7 Afnemen van diensten

7.1 Hoe neemt een instelling de diensten af van SURFmarket, SURFnet en SURFsara?

Instellingen nemen een dienst af door het afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst met de werkmaatschappij die de dienst verzorgt. De leden van SURF hebben daarnaast ook de lidmaatschapsovereenkomst getekend.

7.2 Moet iedere instelling die diensten wil afnemen van SURF lid worden van SURF?

De werkmaatschappijen verlenen primair hun diensten aan de leden van SURF. Zij verlenen op beperkte schaal diensten aan niet-leden. 80 procent van de omzet van SURF moet namelijk afkomstig zijn van de leden van SURF.

8 Winst

8.1 Wat gebeurt er met eventuele winst van SURF of de werkmaatschappijen?

Coöperatie SURF U.A. mag winst van de werkmaatschappijen uitkeren aan haar leden. Het ligt echter voor de hand dat de coöperatie eventuele winst van de werkmaatschappijen gebruikt om nieuwe diensten te ontwikkelen, bestaande diensten te verbeteren of de tarieven te verlagen.