Governance op architectuur en standaarden: dat doen we samen!
Werken onder architectuur is dé aanpak voor digitale transformatie in samenhang. Dit vraagt wel om het maken van en houden aan afspraken. Daarvoor is governance nodig. We spreken hierover met drie experts. "Nog niet alles is duidelijk, maar je bent wel met elkaar in gesprek.”
Marcel Nollen, bestuurder Vrije Universiteit en Studielink, Hans Louwhoff, COO van SURF en Oege de Jong, bestuurder mboRijnland geven een inkijk in de governance op architectuur en standaarden. Allen zijn lid van de Informatiekamer Onderwijs.
De Informatiekamer Onderwijs heeft als doel het bevorderen van de publieke, intersectorale samenwerking in het onderwijs op het gebied van digitalisering en informatievraagstukken.
In februari 2023 verscheen in dit bestuurlijk overleg de nota ‘Governance op architectuur en standaarden, een spade dieper’, waarin nog weer eens het belang werd benadrukt van sectoroverstijgende afspraken in relatie tot de groeifondsprogramma's voor onderwijs.
Verbinding houden in een complexe structuur met veel gelaagdheid
Hoe kom je met elkaar tot afspraken over architectuur en standaarden? En hoe bewaak je die? Op welke manier stimuleer je het gebruik ervan? Is van handhaving sprake en is het nodig? Governance is een wetenschap op zich en binnen het onderwijs en onderzoek extra uitdagend.
Hans Louwhoff, COO SURF
“Het is complex,” zegt Hans. “Zo is er horizontale en verticale governance. Er zit gelaagdheid in. Je kan niet met honderd instellingbestuurders om tafel gaan zitten, daarom gaat het getrapt via afgevaardigden uit de sectoren. Je praat horizontaal over de instellingen heen, zelfs over de sectoren heen. Op dat moment heb je elkaar als stakeholders nodig. Vervolgens zijn er binnen instellingen allemaal lagen die met elkaar in gesprek moeten: de architecten, CIO’s, IT-directeuren. Dat is de verticale governance.”
"Zo is er horizontale en verticale governance. Er zit gelaagdheid in"
Afstemming over architectuur en standaarden gebeurt dus op vele verschillende niveaus en langs diverse lijnen die deze horizontale en verticale as afdekken. Het is belangrijk verbinding te houden tussen al deze gremia in de governancestructuur (zie onderstaand kader).
Diverse gremia binnen de governancestructuur
Informatiekamer - Bestuurlijk gremium dat sectoroverstijgend op strategisch niveau het gesprek voert over digitalisering en informatisering in het onderwijsdomein.
Edustandaard - Netwerkorganisatie waar publieke en private partijen vanuit onderwijs samenwerken aan architectuur en standaarden.
Sectoraal architectuurregie orgaan - Per sector is eigenaarschap van sectorarchitecturen naar eigen inzicht geregeld. Sectorale architectuurregie organen zijn verbonden aan landelijke besluitvorming rondom ROSA en Edustandaard.
Sectorale architectuurcommunities - Door de sector zelf georganiseerde communities met architecten van instellingen waar afstemming met het veld plaats kan vinden.
Architectureboards van programma’s - De Architectureboards van de individuele groeifondsprogramma’s zorgen voor eerstelijns kwaliteitsbewaking binnen het programma en integrale toetsing van door het programma opgestelde concrete architecturen en ontwerpen.
Enterprise Architectuurteams Sectorpartners - Zorgen voor doorontwikkeling van de sector en referentiearchitecturen. Daarnaast bieden ze een referentie die zorgt voor samenhang binnen de sector en stellen ze doelgerichte sectorarchitecturen voor de sector op.
Elkaar goed leren kennen en afstemmen 'hebben we het over hetzelfde'
“Bestuurders, en daar ben ik er een van,” gaat Hans verder, “hebben natuurlijk relatief weinig verstand van architectuur. Die kennis komt van de architecten, specialisten en van de mensen die de systemen bouwen. Zij komen langs in de overleggen en geven uitleg. Onlangs hebben we gezegd 'eigenlijk is architectuur een chefsache’. Bestuurders moeten bij dit soort digitaliseringsvraagstukken worden betrokken. Deze kun je niet meer alleen aan IT overlaten. Je moet hierover nagedacht hebben en een strategie hebben."
Maar hoe gaat dat dan in z’n werk? Waarover maak je afspraken? Wie zet je met elkaar aan tafel? Op welke punten heb je commitment nodig?
Oege de Jong, bestuurder mboRijnland
“Het begint met goed met elkaar kennismaken. Vertrouwen scheppen. Afstemmen of we het nu echt over hetzelfde hebben,” zegt Oege.
Hij is ambassadeur van architectuur en standaarden van het eerste uur. “mboRijnland is een fusie-organisatie. Toen ik hier kwam werken waren er allemaal applicaties aan elkaar geknoopt waarvan niemand meer goed de oorsprong wist en ook niet aan welke draden je nu wel en niet kon trekken. We noemden dat de ‘spaghetti’.”
“Vanaf dat begin heb ik gezegd ‘we gaan er nu geld en tijd in steken, om het in één keer goed te doen’. Met een architect hebben we een datalaag ontworpen waarop we vervolgens de applicaties konden inpluggen. Dat gaf heel veel structuur en was absoluut nodig. Zo’n oplossing wordt geopperd door een architect en vervolgens moet je dat uitleggen aan je collega’s en ze daarin meenemen.”
"Vanaf dat begin heb ik gezegd ‘we gaan er nu geld en tijd in steken, om het in één keer goed te doen’. Met een architect hebben we een datalaag ontworpen"
Oege maakte mee hoe kostbaar het kan zijn, wanneer je als instellingen onderling onvoldoende afspraken maakt in een samenwerkingsverband over architectuuruitgangspunten en standaarden. “We waren met vier universiteiten en een hogeschool. Iedere instelling in dit project wilde maatwerk bij de implementatie van een studentinformatiesysteem, en kreeg dat ook. Het project ging financieel zwaar over de kop. Tientallen miljoenen gingen erin op. Dat is een bizar bedrag voor een studentinformatiesysteem (SIS)”.
Na een lichte machtsstrijd elkaar vinden
“Belangrijk is het om steeds met elkaar na te gaan of alle belangen goed zijn aangepakt,” zegt Hans. “Zijn deze zorgvuldig afgewogen, is het proces op de juiste manier gevolgd en zijn we niets vergeten zonder te diep in de details verzeild te raken?”
Marcel Nollen, bestuurder VU
“Dan moet je tot elkaar komen. Dat begint vaak met iets van een lichte machtsstrijd, en op een gegeven moment begin je, door het praten, elkaar te vinden,” zegt Marcel. “Je begint samen afspraken te maken. Van daaruit ontstaat een onderlinge afbakening en taakverdeling die je gezamenlijk goed moet organiseren.”
Architectuur en standaarden zet je in om gezamenlijke ambities zoals flexibilisering en leven lang ontwikkelen waar te maken. “Het zijn innovaties die té belangrijk zijn om ieder voor zich aan te pakken,” gaat Marcel verder. “Ik durf te stellen dat we binnen dit thema op de goede weg zijn.”
”Binnen het onderwijsdomein wordt hard gewerkt aan innovatie. Hiervoor zijn strategische agenda’s opgesteld voor bijvoorbeeld Leven Lang Ontwikkelen, Flexibilisering en de Doorlopende Leerlijn. Dit vergt samenwerking op velerlei gebied die ook eisen stelt aan de informatievoorziening. Afspraken over architectuur en standaarden zijn essentieel om deze doelen te realiseren. De afgelopen jaren zijn gremia ingericht om bestuurlijke afspraken te maken en om samen te werken op gebied van architectuur en standaarden.”
Uit de nota Governance op architectuur en standaarden, een spade dieper (februari 2023).
Afspraken aan de voorkant
Architectuur helpt om aan de voorkant afspraken te maken, zodat reparatiewerk aan de achterkant wordt voorkomen. Dat is namelijk veel duurder. Slimmer is om te investeren voordat het probleem ontstaat. Aan de voorkant richting geven, levert namelijk een heel ander gesprek op, dan achteraf zeggen ‘het is niet goed gegaan, hoe komt dat?’.
“Je praat vanuit een heel ander perspectief met elkaar,” licht Hans toe. “Nog niet alles is duidelijk, maar je bent wel met elkaar in gesprek.”
Voor SURF ziet hij een speciale inbreng als IT-organisatie. "We geven bijvoorbeeld waarschuwingen. Zo zien we dat big tech weliswaar goede spullen leveren, die aangenaam zijn in gebruik, maar wat als de footprint van veelal grote Amerikaanse bedrijven in het onderwijs groter en groter wordt? Met eerst een operatingsystem, vervolgens een office suite, aangevuld met onderwijs-, security- en AI-oplossingen. Daarmee word je heel afhankelijk van een bepaalde leverancier en daar moet je met elkaar over nadenken.”
Dialoog over afwegingen
Als standaarden eenmaal zijn afgesproken dan worden die vastgelegd in Edustandaard. Edustandaard publiceert de sectoroverschrijdende kaders, infrastructuurbouwstenen, standaarden en begrippen. Ook monitort Edustandaard de ontwikkeling van nieuwe infrastructuurbouwstenen en standaarden. En bewaakt dat geen dubbel werk plaatsvindt.
Vervolgens moeten de instellingen wel zelf die standaarden implementeren.
"De manier waarop wij met elkaar besluiten nemen en ons organiseren, is in een universiteit echt anders dan in een bedrijf"
“Er heerst een grote autonomie in onze sector,” zegt Hans. “Dat is enerzijds een kracht, maar maakt het anderzijds ook wel eens lastig. Je moet op de as van overtuiging gaan zitten, niet de as van dwang. Dat werkt niet.”
“De manier waarop wij met elkaar besluiten nemen en ons organiseren, is in een universiteit echt anders dan in een bedrijf,” zegt Marcel. "Je moet veel meer doen met overtuiging en verleiding.”
Dan komt het aan op het bestuurlijk commitment. Dat speelt hier een grote rol. Vanuit dat commitment kan een olievlekwerking ontstaan, binnen de eigen organisatie en IT-afdelingen van de instellingen, dat de standaarden er zijn en dat het belang is deze na te leven.
Hierin spelen verschillende dynamieken. Marcel: “een IT-afdeling met eigen opvattingen; een centrale dienst student- en onderwijszaken; de faculteiten zelf, waarbij de een bezig is met kapitaalintensief onderwijs en onderzoek en de ander heeft dat niet of nauwelijks; in de medische hoek is het ook weer anders. Elke sector en faculteit leeft min of meer in zijn eigen bubbel, waarbij ze zich wel zien als onderdeel van het grotere geheel, maar toch vanuit een gevoel van uniek te zijn om maatwerk vragen.” Zo er ontstaat er een risico op een spaghetti.
“Wat dan belangrijk is, is uitleggen wat je afwegingen zijn. Daar moet je goede dialogen over hebben.”
En om die dialogen te kunnen voeren, daar hebben we elkaar voor nodig!
Tekst: Maureen van Althuis
'Governance op architectuur en standaarden: dat doen we samen!' is een artikel van SURF Magazine.
Vragen naar aanleiding van dit artikel? Mail naar magazine@surf.nl