Baas over eigen data met open-sourcesamenwerkingsplatform

De aanleiding om te starten met deze ‘proeftuin’ is d­­e behoefte van instellingen om meer zelf de controle te houden over eigen data en keuze te hebben in leveranciers.

Instelling-overschrijdend samenwerken meest geteste use case

SURF heeft tijdelijk een omgeving beschikbaar gesteld, waarin deelnemers aan de proeftuin gedurende drie maanden aan de slag konden met het Nextcloud-platform. Nextcloud is open source en biedt mogelijkheden voor tekstverwerken, documenten delen, e-mailintegratie en online vergaderen. Circa zeventig medewerkers van SURF-leden, de SURF-organisatie zelf en stakeholders hebben hands-on ervaring opgedaan.

De digitale omgevingen die instellingen gebruiken, zoals Microsoft Teams, staan vaak niet toe dat documenten worden gedeeld met derden buiten de eigen instelling. Gebruikers vinden dan oplossingen in het openen van een gastaccount of het toch weer naar elkaar e-mailen van bijlagen. Het is dan ook niet gek dat precies dit de meest populaire use case was in de Nextcloud-proeftuin.

Geen leeg café

“Nextcloud heeft veel van dezelfde opties als de software die wij aan de universiteit gebruiken,” zegt proeftuin-deelnemer Mathilde Sanders, postdoc-onderzoeker aan de Universiteit Utrecht (UU), “SURF-diensten, Microsoft Teams en Outlook. Technisch gezien zou Nextcloud prima als alternatief kunnen dienen, al is het in de proeftuinversie (nog) wel wat gebruiksonvriendelijker dan Microsoft uiteraard. Een grote uitdaging zal zijn: hoe zorgt Nextcloud ervoor dat iedereen tegelijk overstapt naar dit alternatief zodat het geen leeg café is?” 

Volgens Thomas van Himbergen, die vanuit SURF deze proeftuin heeft begeleid, was het best spannend, want hoe pakt zoiets uit? En, de verwachtingen over wat gebruikers ermee zouden kunnen waren hoog. Gedurende de proefperiode en uit de evaluaties is gebleken dat deelnemers goed met Nextcloud uit de voeten konden en dat het platform in de praktijk toepasbaar is.

Zelf de baas zijn over je data

De Universiteit van Amsterdam heeft binnen de faculteit geneeskunde getest met medewerkers die onderdeel zijn van de UvA in de faculteit Geneeskunde, maar aangesteld zijn bij het academisch ziekenhuis. Binnen de Microsoft 365 die de instelling aanbiedt, levert dat soms problemen op, geeft beleidsmedewerker informatiemanagement Frank van Tatenhove (UvA) als toelichting, omdat zij door de techniek als ‘gasten’ worden gezien. Met Nextcloud is getest met documenten aanmaken en samenwerken daarin, en dat werkte goed.

Daniel Ostkamp is onderzoeker aan de Radboud Universiteit en hij heeft zich tijdens de proeftuin vooral gericht op de integratie met exchange om zijn e-mails en agenda-evenementen te synchroniseren. “Het gaat nog niet perfect, maar er wordt aan gewerkt om tweerichting-synchronisatie voor evenementen te realiseren”. Ook de formulierenapplicatie van Nextcloud was voor hem relevant en een mooi alternatief voor Google-formulieren bij het data verzamelen. “Het is goed om te kijken naar alternatieven voor de Microsofts en Googles van deze wereld. Je wil zelf de baas zijn over je data en die niet onbezonnen uit handen geven. Het gaat dus ook om een stukje autonomie terugwinnen,” zegt Ostkamp.

Alternatieven die voortkomen uit bescherming van publieke waarden

“Door toenemende digitalisering hebben we veel meer middelen nodig en vaak komen die nu van grote internationale commerciële partijen,” zegt Van Tatenhove. “Wij staan positief tegenover het type ontwikkelingen, waarin we gezamenlijk kijken naar alternatieven die beter passen bij publieke waarden.”

Voorvechter van meer gebruik van open source in het hoger onderwijs José van Dijck (UU), hoogleraar media en digitale samenleving, deed ook mee aan de proeftuin. Ook zij vindt werken aan alternatieve softwaretools en platformen belangrijk. “In Nederland zijn we nu te afhankelijk van een handvol mondiale (niet-Europese) technologiebedrijven. Deze bedrijven beheren onze online publieke ruimte, maar streven eerder bedrijfsdoelen na dan publieke waarden zoals privacy, veiligheid en inclusie. Eigen alternatieven ontwikkelen – hoe moeilijk ook – is een mogelijke weg uit deze impasse.” 

Mogelijke vervolgstap: een opgeschaalde proeftuin

Dit initiatief was een proeftuin en daarin komen natuurlijk ook verbeterpunten naar boven. Die lagen bijvoorbeeld op het gebied van performance (snelheid) en gebruiksvriendelijkheid. Ondertussen is Nextcloud een volwassen omgeving voor samenwerking gebleken, die ook nog eens makkelijk configureerbaar is. “Een logische vervolgstap is een opgeschaalde proefperiode waarin we onderzoeken of Nextcloud in het dienstenportfolio kan worden opgenomen,” zegt Van Himbergen.

“Autonomie behouden is een belangrijke ambitie die wij als onderwijs- en onderzoeksector met elkaar hebben afgesproken en hierin zetten we continu stappen, zegt Van Himbergen. “Het is niet de makkelijkste weg, maar met initiatieven als de Nextcloud-proeftuin of Mastodon-pilot blijven we publieke waarden agenderen."