Twee studentes kijken samen naar een laptop
Nieuws

Instellingen kopen innovatief in via SURF: aanbesteding speciaal voor start-ups

Onderwijsinstellingen en SURF die samenwerken met start-ups aan oplossingen en uitdagingen in het onderwijs? Jazeker!

Steeds vaker krijgen wij de vraag naar innovatieve oplossingen van of met start-ups. Deze groep heeft het lastig in aanbestedingstrajecten met gevestigde leveranciers. Om in de behoefte van de leden te voorzien werkt SURF samen met het Versnellingsplan in het Start-up in Residence (SiR) EdTech programma.

SiR EdTech-programma: alle challenges in één aanbesteding

In het SiR EdTech-programma dienen onderwijsinstellingen een vraagstuk (challenge) in waar nog geen hard- of software oplossing voor is. Per challenge wordt naar een passende start-up gezocht om tijdens een pilot een innovatieve oplossing tot stand te brengen. Omdat we hier een onbekende (deel)oplossing zoeken en geen kant-en-klaarproduct, publiceert SURF alle challenges aan het begin van het proces in één aanbesteding.

Waarom zijn reguliere aanbestedingstrajecten niet ideaal als je met start-ups wilt werken?

Start-ups hebben vaak innovatieve ideeën, maar beschikken nog niet altijd over een (volledig uitgewerkte) oplossing die zich specifiek richt op het onderwijs. Dit is lastig in een aanbestedingstraject waaraan ook gevestigde leveranciers deelnemen. Zij ontwikkelen hun producten immers al jaren en hebben hier veel in geïnvesteerd. Bovendien zijn de kosten voor instellingen bij grote leveranciers ook vaak hoger. De aanbesteding zo vormgeven dat er wordt voorgesorteerd op een bepaald type leverancier is juridisch niet toegestaan.

Het ontbreken van start-upleveranciers in het onderwijs zorgt volgens instellingen voor onvoldoende marktontwikkeling, marktwerking en innovatie binnen de sector.

Gewenste oplossing niet specifiek omschreven

Daarnaast is bij het SiR EdTech-programma de gewenste oplossing niet concreet omschreven. Een regulier aanbestedingstraject leent zich uitstekend voor de vraag naar specifieke hard- of software. De eisen en wensen voor deze oplossing worden gebundeld en in een aanbesteding gepubliceerd. Leveranciers die aan deze criteria voldoen schrijven zich in op de aanbesteding. In het geval van het SiR EdTech-programma is de wens anders. Als je als instelling een uitdaging (een challenge) hebt, dan kun je een start-up vragen om die op te lossen. Het is dan nog niet duidelijk hoe de oplossing eruit ziet.

Aanbesteding naar voren gehaald

Het probleem hierbij is dat er vanwege de Europese regelgeving alsnog aanbesteed moet worden als de oplossing uiteindelijk te groot wordt. De samenwerking met de start-up die je bent aangegaan kun je dan niet voortzetten. Om dit probleem te voorkomen hebben we het aanbestedingsproces in het SiR EdTech-programma naar voren gehaald. Op deze manier is er vóór de start van de samenwerking al rekening gehouden met de wet- en regelgeving.

Samen werken aan de beste oplossing

Na afronding van de aanbesteding werken de deelnemende instellingen, SURF en de start-ups maximaal een half jaar samen in verschillende pilots. In deze pilots komen, onder andere door workshops, prototypes van ict-oplossingen tot stand. Deze oplossingen worden continu aangescherpt en uiteindelijk gefinaliseerd. SURF begeleidt de start-ups bij de noodzakelijke onderdelen zoals het inrichten van privacy en security. De instellingen leveren input rondom het gebruik van de oplossing en testen deze vervolgens in de praktijk. Zo krijgt de start-up de kans om een oplossing te ontwikkelen die volledig aansluit bij de wensen vanuit het onderwijs. Na afloop van de pilot kan de instelling een vierjarige overeenkomst afsluiten met de desbetreffende leverancier.  

Deelname aan reguliere aanbesteding

Op dat moment is de oplossing van de start-up ook zo ver ontwikkeld dat deelname aan een reguliere aanbesteding mogelijk is. Op deze manier kunnen ook andere instellingen rechtmatig en langdurig gebruik maken van deze ict-oplossing.

Heb jij ook een uitdaging?

Ook in 2023 werken wij gezamenlijk weer een aantal challenges uit in pilots. Heb jij een uitdaging binnen jouw instelling waarbij het SiR EdTech-programma een oplossing kan zijn? Bekijk de mogelijkheden op de website van het Versnellingsplan. Meer informatie over de verschillende inkoopmogelijkheden van SURF vind je op onze expertisepagina.